GNUCASH – O Básico

Conceitos da Contabilidade

O GNUCASH é tão fácil de usar que você não precisa ter um conhecimento completo dos princípios de contabilidade para encontrar utilidade no software. Entretanto, você verá que alguns conhecimentos básicos de contabilidade se mostrarão imprescindíveis, pois o GNUCASH foi concebido usando como modelo estes princípios. É altamente recomendado que você os entenda.

As 5 contas básicas

O grupo de regras das contas básicas relaciona todas as coisas em finanças dentro de cinco tipos fundamentais de ‘contas’. Isto é, tudo que é contabilizado pode ser colocado dentro de uma das cinco contas:

  • Ativos (A) – coisas que você tem.
  • Passivos (P) – coisas que você deve.
  • Patrimônio Líquido [Equidade] (E) – valor líquido global.
  • Receitas (R) – aumenta o valor em suas contas.
  • Despesas (D) – diminui os valores em suas contas.

É possível categorizar seu universo financeiro dentro destes cinco grupos. Por exemplo, o dinheiro em sua conta do banco é um ativo, o cartão de crédito ou financiamento são exemplos de passivo, seu contracheque é uma receita e o custo do jantar da noite passada é uma despesa.

A equação da contabilidade

Com os cinco tipos de contas definidos, qual a relação entre elas? Como um tipo de conta afeta as outras? Primeiramente, o líquido (equidade) é definido pelos ativos e passivos. Isto é, seu patrimônio liquido é calculado pela subtração dos ativos menos o passivo.

Além disso, você pode aumentar o resultado líquido através das receitas e reduzir através das despesas. Isto se torna claro quando você recebe um contracheque que o torna ‘mais rico’ e quando você paga pelo jantar você se torna ‘mais pobre’. Isto é, expressado matematicamente naquilo que é conhecido como a Equação da Contabilidade:

Esta equação deve sempre ser balanceada, uma condição que pode apenas ser satisfeita se você entrar valores em contas múltiplas. Por exemplo: se você recebe dinheiro na forma de receita você deve ver um aumento real de seus ativos. Outro exemplo, você deveria ter um aumento em ativos se você tem um aumento paralelo em passivos.


Figura 2: o relacionamento básico da contabilidade

Uma visualização gráfica do relacionamento entre as cinco contas básicas. O patrimônio líquido (equidade) aumenta através das receitas e diminui através das despesas. As setas representam o movimento do valor.

Partida dobrada

A equação da contabilidade é o núcleo do método das partidas dobradas. Para toda mudança no valor de uma conta da equação da contabilidade deve existir uma contrapartida em outra. O conceito é conhecido como Princípio do Equilíbrio e é de fundamental importância para o entendimento do GNUCASH e outros sistemas que trabalham com partidas dobradas. No seu trabalho com o GNUCASH, você sempre estará preocupado com no mínimo duas contas para manter o equilíbrio entre contas.

Alterações no balanço (ou transferências de dinheiro) entre contas são feitas pelo débito de uma conta e simultaneamente o crédito em outra. Débitos e créditos contábeis não significam ‘redução’ ou ‘aumento’. Débitos e créditos aumentam certos tipos de contas e reduzem outras. Em contas de ativos e despesas, débitos aumentam o balanço e créditos reduzem no balanço. Em passivo, patrimônio líquido e receitas, os créditos aumentam o balanço e débitos reduzem o balanço.

Esta terminologia de contabilidade pode se confundir para os novos usuários, por isso o GNUCASH permite você usar os termos comuns de depósito e saque. Se você preferir os termos formais da contabilidade, você pode trocar os cabeçalhos das colunas dos registros na aba General sob Preferences.

Conceitos da entrada de dados

Na entrada de dados no GNUCASH você deve estar ciente dos três níveis de organização nos quais o GNUCASH divide seus dados: arquivos, contas e transações. Estes níveis estão presentes em suas ordens de complexidade, um arquivo contem muitas contas e uma conta contem muitas transações. Esta divisão é fundamental para o entendimento de como usar o GNUCASH.

Arquivos

O GNUCASH armazena as informações em arquivos de alto nível. Um arquivo pode ser armazenado em seu computador em um simples arquivo XML (em todas as versões do GNUCASH) ou em uma base de dados SQL (na versão 2.4 ou superior)

Nota: SQL é pronunciado com ‘siquel’, então em linguagem falada e escrita diríamos ‘ uma base de dados SQL’.

Com o arquivo formato XML, o GNUCAH armazena seus dados em arquivos, usualmente no formato comprimido (embora isto possa ser alterado na aba General nas Preferencias da aplicação)

Com armazenamento SQL o GNUCASH armazena seus dados em uma base de dados sob a aplicação que foi escolhida (SQLite3, MySQL ou PostgreSQL).

Você precisará de um arquivo ou base de dados principal para cada conjunto de contas a serem mantidas. Para aprender como criar e gerenciar os arquivos .gnucash, veja a seção chamada ‘Armazenando seus dados financeiros’ no próximo artigo.

Nota: se você acha que precisa de mais de um conjunto de contas, você deve consultar um contador especialista (ou escriturário) antes de continuar. Muitos usuários provavelmente terão apenas um arquivo de dados.

Arquivos de backup e log são gerados automaticamente pelo GNUCASH quando necessário. Arquivos de backup e log estão descritos na seção chamada ‘salvando e armazenando dados’ no próximo artigo.

Contas

Uma conta mantém o rastreamento do que você possui, deve, gasta ou recebe. Cada arquivo .gnucash pode conter qualquer número de contas e cada conta pode conter muitas sub contas em um número arbitrário de níveis. Esta característica simples fornece ao GNUCASH muita força no gerenciamento de suas finanças, como você verá nos artigos futuros.

Exemplos de contas incluem: contas de cheque, contas de investimento, contas de cartão de credito, hipotecas e empréstimos. Cada conta do GNUCASH rastreia a atividade da conta real, a qual pode informar a você os status.

Além disso, contas são também usadas para categorizar o dinheiro que você recebe ou gasta. Por exemplo, você pode criar contas de despesas para rastrear o dinheiro que você gasta em coisas específicas ou em mantimentos. Apesar de estas não serem as contas que você recebe de fato, estas permite a você determinar quanto de dinheiro esta sendo gasto em quais áreas.

Contas serão discutidas em maiores detalhes no artigo dedicado às Contas.

Transações

Uma transação representa o movimento de dinheiro entre as contas. Sempre que você gasta,recebe ou transfere dinheiro entre contas, estamos falando de transações.

Exemplos de transações são: pagamento da conta do telefone, transferência da conta de investimento para a conta corrente, compra de uma pizza, o saque em terminal de autoatendimento e o deposito do salário. O artigo futuro das Transações trará em mais profundidade como lançar as transações.

Em partidas dobradas, as transações sempre envolvem no mínimo duas contas – uma conta fonte e uma conta de destino. O GNUCASH gerencia isto pela inserção de uma linha dentro da transação para cada conta que é afetada, e grava estas quantias envolvidas em cada linha. Uma linha dentro de uma transação que grava uma conta e quantidade de dinheiro envolvida é chamada de Split (divisão). Uma transação pode conter um número arbitrário de divisões.

Divisões das transações serão abordadas na seção chamada ‘Transações divididas‘.

Interface

Na primeira vez que você abre o GNUCASH você verá tela de boas vindas. A partir dela a aplicação fornece outras ferramentas para ajudar facilmente encontrar o que você está procurando. Vamos dar uma olhada em algumas das telas comuns e janelas que você verá.

Dica do dia

O GNUCASH fornece a tela de Dicas do Dia para dar dicas uteis na utilização do programa.


Figura 3: tela de dicas do dia

Estas dicas fornecem informações úteis para usuários iniciantes. Para ver mais das dicas, clique em avançar para continuar. Se você não quer mais ver esta caixa ao iniciar, desmarque a caixa de seleção ‘Mostrar ao iniciar’. Quando você tiver terminado de visualizar as dicas úteis, clique em Fechar para fechar a tela de Dicas do Dia.

Janela de árvore de contas

Você deve agora ver a janela de contas, a qual aparece como mostrado abaixo. O layout exato da árvore de contas dependerá de quais contas foram selecionadas por padrão durante a configuração da Hierarquia de Novas Contas. Neste exemplo, as contas comuns são mostradas.


Figura 4: janela de contas

A janela de árvore de contas fornece uma visão geral dos dados contidos no arquivo atual. Nele esta contida uma lista de nomes de contas e seus valores atuais. A partir desta janela, é possível abrir qualquer uma das contas. As janelas das contas individuais são chamadas registros das contas. O GNUCASH permite a você abrir tantas janelas de contas quanto você desejar.

No topo desta janela está a Barra de Título, a qual mostra o nome do arquivo (uma vez que você tenha salvado o arquivo). Abaixo desta esta a Barra de Menu. Você pode acessar as opções de menu tanto pelo clique nos cabeçalhos dos menus quanto usando atalhos pelas teclas de acesso (veja esta seção chamada ‘Atalhos de Menu’). Próximo se encontra a Barra de Ferramentas, na qual estão contidos os botões para funções mais comuns.

A árvore de contas aparece abaixo da Barra de Ferramentas. Uma vez criadas às contas, os nomes das contas aparecerão na arvore de contas. É possível personalizar cada cabeçalho mostrado usando a seta para baixo no canto direito da barra de cabeçalho.

Na parte inferior esta a Barra de Status, na qual mostra a informações das coisas que você possui (Ativo Líquido) e quanto de dinheiro você tem feito (Lucros).

Janela de registro de conta

As janelas de registro das contas são usadas para lançar e editar dados das contas. Como o nome sugere, elas se parecem com cadastro de cheques. Quando você dá um duplo clique em um nome de uma conta na janela de contas, a janela de registro para esta conta se abre.


Figura 5: conta Checking – registro com algumas transações.

No artigo Transações é explicado mais sobre as janelas de registro de conta e como realizar a entrada de dados nela. Por hora, note que as partes de uma janela de registro de conta são similares a uma janela de arvores de contas descrita anteriormente. A barra de Título no topo contém o nome da conta. Abaixo dela, a barra de menu contém as opções de menu relacionadas ao registro de contas. A barra de ferramentas mostra botões para as funções comuns de entrada de dados. A barra de status na parte inferior da janela mostra alguns balanços da conta cobertos no artigo futuro Transações. Na parte de baixo da janela de registro da conta aparecem informações sobre a posição atual do cursor.

Nota: na janela de registro, é possível redimensionar as varias colunas mostradas, mas não se esqueça de que a coluna descrição expandirá automaticamente para completar todo o espaço não usado. Entretanto você pode aumentar o tamanho de todas as outras colunas primeiro e então diminuir o tamanho da coluna descrição.

Botões da Barra de Ferramentas

Tanto a janela de árvore de contas quanto a janela de registro de conta contêm botões da barra de ferramentas. Estes botões fornecem acesso rápido como funções comuns tais como Salvar e Abrir na janela de arvore de contas e Gravar e Excluir na janela de registro de conta. Se você não está seguro o que o botão faz, mova o ponteiro do mouse sobre o botão e você poderá ver a descrição da função que aparece.

A seguir está um sumário dos botões da janela de arvore de contas:

  • Salvar – grava o arquivo atual no disco
  • Fechar – fecha a aba atual
  • Abrir, Editar, Novo e Excluir – estas são funções relacionadas às contas. Elas serão discutidas no artigo Contas.

Botões de registro são discutidos no artigo Transações.

Itens de Menu

Tanto a janela de arvore de contas quanto a janela de registro de conta contêm cabeçalhos de menu na barra de Menu. Clicando em um cabeçalho de menu são trazidos os itens de menu relacionados ao cabeçalho.

Você pode clicar na conta da arvore de contas e então apontar o mouse sobre o item de menu para ver o que ele faz. Como o ponteiro se move sobre um item de menu, uma descrição do item aparece no canto inferior esquerdo da janela (dentro da barra de status). Para selecionar um item de menu, clique sobre ele.

Você pode também acessar os itens de menu mais comuns em uma janela pelo clique com o botão direito em qualquer lugar naquela janela. Na janela de arvore de contas, isto trará uma lista de itens da conta. Na janela de registro de conta, esta trará uma lista de itens de transações.

Outra maneira de acessar itens de menu é através de teclas de atalho e teclas de acesso, descritos a seguir.

Atalhos de Menu

Todos os itens de menu têm teclas de acesso as quais são marcadas por caracteres sublinhados nos nomes do menu. Pressionando a tecla ALT combinado com a tecla do caractere sublinhado no menu trará os itens do menu para o cabeçalho. Uma vez que os itens de menu são mostrados, digite o caractere sublinhado no item de menu para ativa-lo. Por exemplo, pressionando ALT+F na janela principal trará o menu File, então pressionando S salvará o arquivo. Teclas de atalho são fixas e não podem ser alteradas pelo usuário.

Alguns dos itens mais comumente usados do menu também tem teclas de atalho que diretamente ativa o comando sem precisar passar pela estrutura do menu. Estes atalhos geralmente usam a tecla CTRL, embora possam usar qualquer combinação. Atalhos de menu são mostrados no fim de cada item de menu.

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Sobre Andre Mateus
Sou profissional da área de tecnologia e engenharia. Gosto de assuntos que contribuam para a compreensão dos ambientes que vivemos.

8 Responses to GNUCASH – O Básico

  1. Eduardo Sousa says:

    Ótima iniciativa Andre! Estou lendo seus artigos para começar a controlar minhas finanças usando o GnuCash.

  2. Adriano Brand says:

    Muito Obrigado!

  3. JCarlos says:

    Rapaz!
    Muito bom o seu…
    Humm… artigo?, manual?, passo-a-passo?, how-to?, etc (rsrsrs), nem sei como descriminá-lo.
    Parabéns! Muito útil.
    Impossível não deixar um comentário.
    Abraços,

  4. André L. Ribeiro says:

    Cara, você é fod%@# ! SHOW DE BOLA ESSE SEU… HUMM.,vou chamar de ARTIGO. O melhor que já encontrei sobre esse tema. Parabéns.

  5. andrei martins says:

    andre, gostaria de utilizar a plataforma, mas ja começo no vermelho, (cheque especial) como acuso essa informação//?

    • Andre Mateus says:

      Boa tarde Andrei,
      Estar no vermelho significa alguma conta de ativo (relacionada à conta do banco) está com saldo negativo. Entao vc faz um lançamento inicial em uma conta de Patrimônio Liquido, com contrapartida nesta conta de ativo, de modo que o saldo fique negativo.
      Espero ter ajudado.
      Abraços.

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