GNUCASH – Transações (1 de 2)

Neste artigo, você terá as informações básicas necessárias para entender e usar as Transações no GNUCASH. Enquanto as contas são a estrutura e plataforma de um plano de contas, as transações são os dados quais preenchem cada conta. Estas informações darão o suporte para os artigos futuros.

OBS: os artigos que tratam das Transações foram criados tomando como base a versão 2.4.7.

Conceitos básicos

Uma transação em uma partida dobrada em um sistema de contabilidade do qual se realiza uma troca entre pelo menos duas contas. Então, uma simples transação deve sempre incidir em no mínimo duas partes (contas contábeis), uma conta de origem e outra de destino. A conta de origem está passando o valor para a conta de destino. Os Contadores chamam estas partes (ou divisões) das transações de Entradas de Livro-Razão. No GNUCASH, elas são chamadas simplesmente de Divisões.

Por exemplo, você recebe seu pagamento em cheque e o deposita em sua conta no banco. A transação que ocorre é que sua conta do banco (Ativo) recebe dinheiro a partir da conta de Recebimento. Duas contas são afetadas e neste caso existe um aumento no Patrimônio Líquido (Equidade).

Trabalhar com transações no GNUCASH tem bom desempenho quando se usa o que é conhecido como registro de conta. Toda a conta criada tem um registro de conta. Isso parecerá familiar para você, pois se parece muito com um histórico usado em rastreamento de cheques.

O registro de conta

O registro de conta é a janela no GNUCASH que permite visualizar ou editar transações existentes ou adicionar novas para uma conta em particular. Para entrar com um registro na conta, simplesmente selecione a conta e de um duplo clique sobre ela para abrir. Você pode também clicar no botão Abrir da barra de ferramentas ou usar um clique com o direito para abrir o menu e selecionar Abrir a Conta. O GNUCASH mostrará a janela de registros da conta.

Transação simples

Como exemplo, abra o plano de contas gcashdata_3 que criamos no artigo GNUCASH – Contas e dê um duplo clique na conta de Ativos:Conta Corrente. Vamos adicionar uma transação simples nesta conta. Quando você cria uma nova conta no GNUCASH é comum começar sem um valor inicial.

Na primeira linha de transação, entre com um valor de data (1/mar/2011), uma descrição (Abertura de Balaço), clique na seta para baixo para abrir a dropdown que aparece no campo Transferência, ao selecionar o campo e selecione Líquido:Abertura de Balanço, adicione o valor de 1000 no campo depósito e pressione a tecla Enter. O registro da conta deveria aparecer conforme a figura a seguir.

Figura 1: Esta imagem mostra os registros da conta “Ativos:Conta Corrente” depois de inserir uma transação de valor inicial

A definição de saldos iniciais de uma conta é um exemplo de uma transação simples entre duas contas. Neste caso afetando as contas Ativos:Conta Corrente e Líquido:Abertura de Balanço.

Como outro exemplo de uma transação simples entre duas contas, adicione outra transação para descrever a compra de R$45,21 em mantimentos. A partir de dentro da conta Ativos:Conta Corrente, você deve definir Transferência para Despesas:Mercearia. Os registros da conta deve se parecer similar a:

Figura 2: Esta imagem mostra os registros da conta “Ativos:Conta Corrente” depois de se adicionar uma transação para mantimentos

Transações divididas

A necessidade para três ou mais divisões em uma transação ocorre quando você precisa dividir cada conta de “origem” ou “destino” em uma transação entre múltiplas contas. O exemplo clássico disto é quando você recebe o pagamento. O que você recebe é menos que o valor pago pelo empregador no contracheque, haja vista as taxas de tributação, contribuições previdenciárias e outros itens que geram esta diferença. Então uma transação simples de seu recebimento envolve outras contas além de simplesmente Ativos:Conta Corrente e Receitas:Salário.

Para incluir uma transação dividida referente ao contracheque a partir da conta Ativos:Conta Corrente na janela de registros da conta, clique em uma nova linha de transação e clique no botão Divisão. Entre com a descrição da transação na primeira linha (por exemplo, Salário do Empregador). Na linha que aparece abaixo desta, entre com os vários lançamentos divididos desta transação, uma por uma. Para lançar as divisões, primeiro escolha a conta, então lance o montante. Então clique na próxima linha da divisão e repita o processo.

Neste exemplo, escolha a conta de depósito (Ativos:Conta Corrente) e então lance o montante que está sendo depositado (isto é $670). Siga estes passos lançando os montantes para as várias taxas: conta Despesas:Taxas:IRPF $180; conta Despesas:Taxas:Plano de Saúde $90; e conta Despesas:Taxas:INSS $60. Finalmente, entre o bruto total do contracheque ($1000) como uma transferência de saque da conta Receitas:Salário.

A divisão final deve se parecer como a figura seguinte. Lembre-se de pressionar Enter depois de concluir qualquer lançamento. Mas você pode também saber que quando você pressiona Enter, a visualização dividida será “aninhada” novamente para dentro da visualização simplificada da transação. As divisões ainda estão lá; você apenas tem que clicar no botão Divisão para visualizá-las. A seguir serão discutidas as Características dos Registros das Contas em maiores detalhes.

Figura 3: Entrada de transação dividida

Características do registro de conta

A barra de título de um registro de contas mostra o nome da conta, a qual neste caso é Ativo:Conta Corrente. Abaixo da barra de título, a barra de menu mostra os itens de menu disponíveis dentro do registro da conta e a barra de ferramentas contém botões de manipulação de dados que ajuda no trabalhos dos registros da conta.

Embora cada transação tenha no mínimo duas divisões, tudo que se vê é o registro básico como um sumário das divisões afetando a conta atual. Na coluna Transferência você pode ver a outra conta a partir da qual o dinheiro é transferido, de ou para ela. Se a transação afeta mais que duas contas, o GNUCASH mostra — Transação Dividia — para evidenciar que se trata de uma transação dividida. Você pode ver as divisões individuais de cada transação pelo clique no botão Divisão na barra de ferramentas quando selecionada a respectiva transação.

Para transações divididas, a primeira linha de uma transação é a linha de transação. Nela está contida a Data, Número opcional (tal como o número de um cheque), a descrição da transação, o montante total que afeta a conta atual (Total Depósito) e o Saldo atualizado depois da transação atual. Note que na visão expandida o cabeçalho da coluna Transferência desaparece e não existe nome da conta listado no campo. Esta linha mostra apenas um sumário do efeito da transação na conta atual. Para maiores informações detalhadas é necessário olhar as divisões individuais que compõem a transação.

As linhas parciais abaixo da linha da transação são as linhas de divisão e elas são separadas por linhas cinza. Ao destacar uma das linhas os cabeçalhos das colunas mudam para mostrar os campos relacionados à divisão.

Figura 4: Esta imagem como os cabeçalhos mudam

Cada divisão contém uma Ação opcional, ou tipo de divisão, a qual pode tanto digitada quanto escolhida a partir da lista suspensa. A divisão também contém um campo opcional de Comentário o qual descreve a divisão. Cada divisão afeta uma conta do plano de contas, a qual pode ser selecionada a partir de uma lista suspensa. O campo O indica se a divisão foi reconciliada. As últimas duas colunas mostram o montante da divisão e se o dinheiro está entrando ou saindo da conta.

Como discutimos nos Conceitos de Contabilidade, os débitos totais (coluna de lançamento de dados da esquerda) deve ser igual ao total de créditos (coluna de lançamentos da direita) para cada transação. Neste exemplo mostrado acima, o total de débitos é igual ao total de créditos, então esta transação é equilibrada. Se você notar, a linha da transação contém o mesmo montante de débitos da linha dividida. Por que são mostradas duas vezes? Porque a linha de transação é meramente um sumário dos efeitos da transação da conta atual. A mesma transação em uma conta diferente terá uma linha de transação diferente, uma que mostra os efeitos naquela conta particular. Você pode ver isto destacando outra linha dividida e clicando no botão Ir Para na barra de ferramentas.

Neste exemplo, se você for para a conta Receitas:Salário, o GNUCASH traz a mesma transação no registro da conta Receitas:Salário.

Figura 5: Esta imagem a conta salário

Note que o total da linha de transação agora sumariza o efeito na conta Receitas:Salário em vez da conta Ativos:Conta Corrente, porque você está olhando para os registros da conta Receitas:Salário. As divisões são exatamente as mesmas, mas a linha de transação agora reflete o crédito na conta Receitas:Salário.

No rodapé à esquerda da janela de registros o GNUCASH mostra mensagens úteis quando se move sobre o registro. Na direita é possível ver o saldo da conta atual.

Escolhendo um estilo dos registros

O GNUCASH oferece muitas opções para visualização dos registros. O estilo padrão é o modo Livro-Razão Básico, o qual mostra apenas o sumário de divisões que afetam a conta atualmente mostrada. Este é o estilo que mais se assemelha a outros pacotes populares de finanças pessoais.

Você pode escolher diferentes estilos de registros selecionando o estilo Ver → Livro Razão com Divisões Automáticas. Esta opção permite expandir automaticamente a transação selecionada. Quando destacada um novo registro de transação, a transação automaticamente expande para mostrar todas as divisões. O estilo Ver → Diário de Transações é como um livro diário de contabilidade, no qual todas as divisões são mostradas para todas as transações.

Figura 6: Livro Razão com Divisões Automáticas

Figura 7: Diário de Transações

Todos os estilos permitem visualizar seus dados em tanto em formato de linhas simples quanto em linhas duplas. Selecione Ver → Linhas Duplas e você verá suas linhas de transação expandir em linhas duplas.

Vamos olhar mais de perto como se diferem as visualizações do Livro Razão Básico e o Diário de Transações.

Para este exemplo, vamos assumir que você tem uma conta com $10.000 e você decidiu realmente esbanjar comprando três pares de Jeans por $1000. Agora, você pode tanto gravar isto como uma simples transação e mover os $1000 para a conta Despesas:Vestuário ou você pode gravar a transação dividida e gravar cada calça individualmente.

Tecnicamente, eles são os mesmos, mas a partir de um ponto de vista de contabilidade, quando você registra separadamente cada compra, a conta Despesas:Vestuário gravará três diferentes transações.

As ilustrações a seguir ilustram um pouco melhor.

Primeiro vamos comprar as calças a partir a conta Conta Corrente.

Figura 8: Esta imagem mostra uma transação dividida com a compra de três calças jeans.

Abrimos a conta Despesas:Vestuário e olhamos para ela com a visualização Livro Razão Básico. Como se pode ver temos três entradas aqui, mas existia apenas um lançamento na conta Conta Corrente. Se você olhar cuidadosamente, você verá que cada linha tem um valor diferente, $200, $300 e $500. Cada linha de transação reflete uma linha dividida.

Figura 9: Esta imagem mostra a conta Despesas:Vestuário no modo Livro Razão Básico

Se visualizarmos a conta no modo Diário de Transações, veremos as transações divididas originais.

Figura 10: Esta imagem mostra a conta Despesas:Vestuário no modo Diário de Transações

Usando os atalhos para lançamentos

O GNUCASH fornece muitos atalhos para economia de tempo nos lançamentos dos dados. Quando você digita o primeiro caractere da descrição que você já usou anteriormente, o QuickFill automaticamente preenche o resto da transação como foi lançado anteriormente. Quando você digita o primeiro caractere de um nome de Conta ou no campo Transferência da linha de transação ou no campo Conta da linha dividida, a funcionalidade QuickFill automaticamente completará o nome a partir da lista de contas. Isto também ajuda com a entrada de subcontas: simplesmente digite os primeiros caracteres da conta pai, seguido por dois pontos e os primeiros caracteres no nome da subconta. Por exemplo, para entrar com Ativos:Conta Corrente, você pode digitar a:c e deixe o GNUCASH preencher o restante. Digite Menu ou Ctrl+Down para abrir o menu flutuante

Atalhos de teclado para registros de contas também economizam tampo e o GNUCASH fornece muitos deles. No campo de data, pode-se digitar:

Tabela 1: atalhos de data

+

=

Para aumentar a data

_

Para diminuir a data
]

}

Para aumentar o valor do mês
[

{

Para diminuir o valor do mês
M

m

Para entrar com a primeira data do mês
H

h

Para entrar com a última data do mês
Y

y

Para entrar com a primeira data do ano
R

r

Para entrar com a última data do ano
T

t

Para entrar com a data atual

No campo Num da linha de transação, você pode digitar + para incrementar o numero da transação a partir do ultimo digitado. Digitando – decrementará o número. Isto irá também funcionar no campo Ação das linhas divididas, se você escolher entrar um úmero lá. O campo Ação também suporta QuickFill – se você digitar o primeiro caractere de uma ação comum (tal como Depósito), o GNUCASH preencherá o restante.

Em qualquer dos campos de montantes, é possível usar a calculadora integrada. Simplesmente digite o primeiro valor, seguido por +, , * ou / e então digite o segundo valor. Digite Tab e o resultado da operação será calculado.

Todos os itens de menu possuem teclas definidas pelas letras marcadas com caracteres sublinhados. Pressione Alt+(caractere sublinhado) para ativar o menu e então selecione um item digitando o caractere sublinhado. Por exemplo, digite Alt+A para acionar o menu Arquivo, então digite E para acessar o menu Exportar. Quando duas ou mais opções de menu contiverem a mesma letra sublinhada, pressione várias vezes a mesma tecla para alternar entre as opções.

Para navegar nos registros use estas teclas:

Tab Para mover o cursor para o próximo campo
Shift+Tab Para mover o cursor para o campo anterior
Home Para mover o cursor para o início do campo
End Para mover para o fim do campo
Enter Para mover para a próxima transação
Para mover o cursor para a transação anterior
Page Up Para mover acima uma página
Page Down Para mover o cursor uma tela abaixo
Shift+Page Up Para ir até a primeira transação
Shift+Page Down Para ir até a última transação

Na janela de reconciliação é possível usar os seguintes atalhos de teclado:

Tab Para mover o cursor para o próximo caixa
Shift+Tab Para mover o cursor para a caixa anterior
Barra de espaço Alterna o status entre conciliado e não conciliado
Navegar através das entradas na caixa atual

No próximo artigo trataremos sobre as informações específicas para o gerenciamento de contas corrente utilizando o GNUCASH.

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Sobre Andre Mateus
Sou profissional da área de tecnologia e engenharia. Gosto de assuntos que contribuam para a compreensão dos ambientes que vivemos.

3 Responses to GNUCASH – Transações (1 de 2)

  1. Aloisio Caio Bello says:

    Olá, André, Gostaria de obter uma ajuda sua. Estava usando o KmyMoney que é muito bom para um uso “personal”, porém, não fazia o que o GNUCash faz que é poder fazer um link com um documento digitalizado. Mas, sempre tem um mas, o Gnucash parece ser mais complicado de se fazer o agendamento de pagamentos e recebimentos. Se você já tem essa parte explicada aqui na sua página, é só me indicar onde está que eu vou lá estudar. Se não, me ensine o caminho das pedras. Grato Caio.

  2. Olá Andrè

    Uso o Gnucash a uns três anos, e agora importei muita coisa do meu antigo gerenciador financeiro para Gnucash. Começei testanto e fechei balanço de um determinado ano. No entanto, havia esquecido de fazer alguns lançamento daquele ano em questão. Pergunta: Há como reverter um balanço, ou seja, abrir um balanço, fazer o lançamento e fechar de novo? Ou é irreversível?

    Obrigado

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