GNUCASH 2.4.9 disponibilizado para download

Está disponível para download a última versão do GNUCASH. A release traz alguns erros corrigidos. No entanto não existem novas funcionalidades ou mudanças nas funcionalidades existentes descritas nos artigos anteriores.

Abraços a todos.

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Planilha Excel para Marcação de Ponto

Gostaria de compartilhar para quem for necessário um arquivo útil para marcação de ponto. É uma planilha que já realiza os cálculos de horas trabalhadas.

2011 – Planilha de Horários

Abraços.

GNUCASH – Contas a Pagar (1 de 2)

As Contas a Pagar se referem a contabilização de produtos ou serviços os quais uma empresa comprou e precisa ainda pagar.

Conceitos Básicos

Os artigos que tratam de contas a pagar focam nestes termos que contabilizam produtos e serviços comprados que devem ter os respectivos pagamentos agendados.

Configuração Inicial

Da mesma forma que abordamos as contas a receber, duas coisas preliminares devem ser feitas para configurar o GNUCASH de modo que o permita manipular as contas a pagar para uma empresa. São elas:

Configuração das Contas

Há várias maneiras diferentes de criar uma hierarquia de contas para empresas. A seguir uma hierarquia básica para controle de Contas a Pagar:

  • Ativo
    • Banco
  • Passivo
    • Contas a Pagar
  • Despesas
    • Despesas de Contas a Pagar

Você precisa incluir contas adicionais de ativos e contas que representam despesas reais para fazer esta hierarquia útil. Os aspectos importantes desta hierarquia são que você precisa uma conta de despesa e uma conta de Contas a Pagar com o tipo Contas a Pagar.

Registro da Empresa

O registro da conta está descrito no artigo Contas a Receber (1 de 2) na seção de mesmo nome.

Componentes do Sistema

Existe um conjunto de funcionalidades no GNUCASH a qual permite a manipulação das Contas a Pagar. Analogamente ao conjunto das Contas a Receber temos componentes que formam o sistema de contas a pagar e vamos descrever um pouco destas características. Estes componentes estão disponíveis através do menu Empresa → Fornecedor. São eles:

  • Fornecedores: são pessoas ou empresas para as quais você compra produtos ou serviços com crédito.
  • Conta: representam as cobranças físicas dos fornecedores enviadas para requisitar o pagamento a partir de você. Uma cobrança com uma lista de itens das coisas que você comprou.
  • Serviços: é onde são cadastrados os serviços recebidos pelo fornecedor. Os serviços são mecanismos pelos quais você pode agrupar várias cobranças de um fornecedor específico.
  • Processar Pagamento: é onde você registra os pagamentos para um fornecedor para quem você deve dinheiro.

Fornecedor

São pessoas ou empresas que prestam serviços ou vendem algum bem para você. Os fornecedores devem ser cadastrados dentro do sistema de Contas a Pagar.

Novo Fornecedor

Para cadastrar um novo fornecedor acesso o menu Empresa → Fornecedor → Novo Fornecedor. Preencha as informações gerais. Vejamos uma lista das opções existentes:

  • Identificação – Nº do Fornecedor: pode ser qualquer número pelo qual você gostaria de se referir a ele. Você pode deixar vazio e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: nome da empresa do fornecedor.
  • Identificação – Ativo: informa se o fornecedor é ativo. Útil para quando se tem fornecedores passados que não são mais trabalhados.
  • Endereço de Pagamento – Nome: é o nome do contato da pessoa que recebe os pagamentos que você realiza.
  • Comentários: registros de quaisquer comentários adicionais sobre o fornecedor. Use-o para rastrear nomes de pessoas de contato dentro do fornecedor, por exemplo.
  • Informações de Pagamento – Moeda: especifica a moeda padrão para o pagamento.
  • Informações de Pagamento – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este fornecedor. Informações de pagamento devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se impostos estão incluídos na cobrança deste fornecedor. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes da cobrança.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Pagamento – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada às contas vindas dos fornecedores. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.

Janela de cadastro de Novo Fornecedor.

Localizar e Editar

A funcionalidade de localizar e editar Fornecedores é semelhante àquela descrita no artigo Contas a Receber (1 de 2). Para maiores informações por favor consulte a seção de mesmo nome.

GNUCASH – Contas a Receber (2 de 2)

Faturas

Uma fatura é um documento que você envia para um cliente a fim de requisitar o pagamento referente aos produtos ou serviços prestados. O GNUCASH pode gerar e rastrear faturas.

Nova

Para mandar uma fatura a um cliente você precisa primeiro criar uma. Para criar uma fatura acesse o menu Empresa → Cliente → Nova Fatura. O formulário de nova fatura deve ser preenchido apropriadamente:

  • Informação da fatura – número da fatura: é o número de identificação desta fatura. Este é o número interno para esta fatura. Se você deixar o campo em branco um número de fatura será gerado automaticamente.
  • Informação da fatura – data de abertura: a data que esta fatura foi criada.
  • Informação de cobrança – cliente: o cliente o qual recebe esta fatura. Se você lembrar o nome da empresa, escreva-o no campo, no entanto se você não lembra pode procurar com a ferramenta de busca (conforme vimos no artigo anterior).
  • Informação de cobrança – Projeto (opcional): associa a nova fatura com um serviço do cliente. Se você lembrar o nome do serviço lançado no formulário de novo serviço, inicie digitando o campo que o GNUCASH irá auto completar para você. Senão, pressione o botão Selecionar para acessar a janela de busca. Destaque o serviço que você está procurando com um clique no resultado da busca e pressione o botão Selecionar.
  • Informação de cobrança – Id da cobrança: pode ser o número do CPF/CNPJ do cliente ou outra informação de referencia que identifique o cliente. Você deve usar para identificar as faturas para este cliente (e serviço, se você tem algum).
  • Informação de cobrança – Formas de Pagamento: são as formas de pagamentos para esta cobrança. Uma lista de formas cadastradas estará disponível dentro deste campo. Se você especificar um valor padrão para o cliente selecionado, este campo será iniciado com o padrão.

Imagem do formulário de criação de uma nova fatura.

Quando você clica em OK, com todos os campos propriamente preenchidos, a janela de Editar Fatura se abre.

Editar

A partir da janela de edição de faturas você pode lançar uma lista de itens das coisas vendidas nesta fatura, de maneira similar de como os registros de contas funcionam.

Janela de edição de faturas.

Existem 15 colunas na área de lançamentos da Fatura:

  • Data: a data que o item foi vendido.
  • Faturado? – o X significa que o item está anexado e contido nesta fatura. O campo vazio que não está anexado nesta fatura. O item é anexado por você quando você procede para a próxima linha.
  • Descrição (opcional): é como o item ou serviço é chamado.
  • Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. Você pode adicionar informação de Centro de Custo aqui ou usar uma das três Ações predefinidas: Hora, Material ou Projeto.
  • Conta Receita– selecione qual conta de receita é creditada com esta receita.
  • Quantidade– registre quantos itens você vendeu.
  • Preço Unitário– é o preço unitário do item vendido.
  • Tipo de Desconto– é o tipo do desconto:
    • $ – significa que será aplicado um valor monetário para o desconto.
    • % – significa que será aplicado um valor percentual para o desconto, em relação ao preço do item.

    Você pode clicar no campo para alternar entre os tipos de descontos.

  • Como descontar – o desconto pode ser computado da seguinte forma:
    • > – significa que o desconto é aplicado depois do tributo.
    • < – significa que o desconto é aplicado antes do tributo.
    • = – significa que tanto o desconto quanto o tributo incidem no valor antes do imposto.

    Você pode clicar no campo para alterar o valor.

  • Desconto (opcional) – é o total do desconto, em unidades monetárias ou percentual, dependendo do Tipo do Desconto. Você pode deixar em brando se não houver desconto. Qualquer desconto padrão especificado para o cliente será automaticamente lançado para cada novo item.
  • Tributável? – o tem é tributável? O ‘X’ significa que sim, o campo vazio significa que não. Você pode clicar no campo para alternar este valor.
  • Impostos Incluídos? – a taxa de imposto já foi incluída no preço unitário? Um ‘X’ significa que sim. Um campo vazio significa não. Por exemplo, se existe um item de $100 com um imposto de 5% então:
    • Se o campo Imposto Incluído está vazio, então o subtotal = $100 e o tributo é $5.
    • Se o campo Impostos Incluído está com um ‘X’ então o subtotal = $95,23 e o tributo é $4,77. Os cálculos são: Subtotal = Total / (1+tributo) e Tributo=Total – Subtotal.
  • Tabela de Impostos (opcional) – existe um menu pop-up de todas as tabelas de impostos disponíveis. Se você define o item tributável, então esta tabela será usada para o cálculo o montante da taxa. A tabela de impostos determina os percentuais de tributos que as contas para as quais serão incididos.
  • Subtotal (não editável) – é o valor calculado para este item (menos impostos)
  • Impostos (não editável) – é o imposto calculado para este item.

Quando você terminar o lançamento dos itens, você pode publicar e imprimir a fatura.

Enviar Fatura

Quando você conclui a edição de uma fatura e está pronta para ser impressa, você deve publicá-la. A fatura não tem que ser publicada imediatamente. De fato, você deveria apenas publicar uma fatura quando estiver pronta para ser impressa. O envio de uma fatura coloca as transações de contas a receber na respectiva conta.

A janela para envio de fatura aparece e solicita o lançamento de informações.

Janela de envio de fatura.

  • Data de submissão – especifica a data para as transações lançadas na conta de contas a receber. Por padrão é a data de criação da fatura.
  • Data de pagamento – é a data esperada para o pagamento da fatura.
    • Se você especificar a forma de pagamento quando criar uma fatura, a data é calculada de acordo com a forma de pagamento selecionada e o campo de lançamento fica indiferente.
    • Se você não especificou a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
  • Descrição – é uma descrição arbitrária. Quando transações de faturamento são lançadas nas contas referentes a contas a receber, esta descrição é lançada no campo memo das transações.
  • Submeter para a Conta – selecione a conta de contas a receber na qual as transações da fatura serão lançadas. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas do tipo Contas a Receber existente.
  • Acumular divisões – determina se os itens da fatura transferem para a mesma conta são lançados individualmente ou são lançados individualmente.

Pesquisa

Para localizar uma fatura existente, use a aplicação encontrada no menu Empresa → Cliente → Localizar Fatura. A partir do resultado da pesquisa você pode selecionar uma fatura e editar ou visualizar.

Nota: antes de poder editar uma fatura submetida você precisara retirar a submissão dela.

Um dos objetivos do sistema de Contas a Receber do GNUCASH é permitir diferentes maneiras de obter a mesma situação.

  • Você pode pesquisar primeiro por um cliente e então suas faturas
  • Você pode pesquisar por faturas pelo número ou pelo nome da empresa
  • Você pode listar faturas relacionadas com um serviço ao cliente.

Impressão

Depois de submeter uma fatura você deveria imprimir e enviá-la para seu cliente. Para imprimir uma fatura use o menu Arquivo → Imprimir Fatura, com a aba da fatura aberta.

Um exempli de fatura padrão do GNUCASH é mostrado a seguir.

Saída da impressão da fatura.

Nota: você pode modificar a aparência da fatura, isto é, adicionar o logo da companhia, etc. As faturas por padrão possuem layout um tanto pobre que pode ser melhorado. Mais detalhes sobre esta funcionalidade serão discutidos em artigos futuros.

As faturas podem também ser impressas a partir da janela principal, selecionando o menu Relatórios → Empresa → Fatura para Impressão.

Atribuindo um número inicial de fatura

Não existe uma forma fácil de alterar o número inicial das faturas. O GNUCASH inicia com o número 1 e incrementa a partir daqui. Você pode digitar manualmente o número da fatura na caixa de texto a cada vez que criar uma fatura, mas cedo ou tarde você pode duplicar estes números.

É possível alterar o número inicial das faturas se isso for importante para você. Não existe uma interface de usuário para a alteração. Você deve editar um XML em um editor. A entrada relevante é na seção “counters“, próxima do início do arquivo. O arquivo deve ser reaberto depois de editar.

Cadastro de Serviços

O cadastro de serviços é usado para agrupar múltiplas faturas para o mesmo cliente. O uso do cadastro de serviços é opcional. A funcionalidade é útil quanto se tem muitos serviços para o mesmo cliente e se gostaria de visualizar todas as faturas relacionadas com um serviço específico.

Para usar o cadastro de serviços você deve criar usando a aplicação Empresas → Cliente → Novo Serviço. Você verá o formulário para Novo Serviço. Os campos editáveis são:

  • Informação do Projeto – Número do Serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se deixado em branco, um número será escolhido por você.
  • Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que se deseja atribuir para o novo serviço.
  • Informação do Dono – Cliente: o cliente para o qual o serviço será criado. Se você se lembra do nome do cliente, inicie digitando neste campo e o GNUCASH tentará auto completar para você. Senão, pressione Selecionar… para acessar a janela de pesquisa de cliente.
  • Informação do Dono – ID de Cobrança: a referência do cliente para este serviço (por exemplo, o número do pedido de compra). Este número de identificação da cobrança é requerido para relacionar as suas faturas com os pedidos dele. O ID da Cobrança lançado é usado para determinar a identificação de cobrança para novas faturas associadas com este serviço.
  • Projeto Ativo: alterna se este serviço está ativo ou não. É útil quando você tem muitos serviços inativos. Facilita a pesquisa apenas entre serviços que estão marcados como ativo.

Novo Serviço.

Para editar um Serviço existente, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado no resultado da pesquisa e clique no botão Visualizar/Editar Serviço.

Para selecionar a partir de faturas associadas com um dado trabalho, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado nos resultados das pesquisas e clique no botão Visualizar Faturas. Uma janela listando faturas associadas com o este serviços irá aparecer. Selecione uma fatura e clique no botão Visualizar Fatura para abrir um editor de fatura na janela principal da aplicação.

Processar Pagamento

Eventualmente você receberá pagamentos a partir de seus clientes pelas faturas pendentes. Para registrar estes pagamentos use a aplicação de ‘Processar de Pagamentos’ encontrada em Empresa → Cliente → Processar Pagamento.

A aplicação de Processar Pagamento consiste de:

  • Informação de Pagamento – Cliente: o cliente que paga você. Se você lembrar o nome do cliente comece digitando que o GNUCASH tentará auto completar por você. Senão pressione o botão Selecionar… para acessar a janela de Localizar Cliente.
  • Informação de Pagamento – Fatura: a fatura pela qual o pagamento foi recebido. Este campo tem a função de auto completar. Senão pressione o botão Selecionar… para abrir a janela de Localizar Fatura.
  • Informação de Pagamento – Data: a data que foi recebido o pagamento.
  • Informação de Pagamento – Quantia: o montante de dinheiro recebido.
  • Informação de Pagamento – Nº: o número de controle da transação (ou número do cheque).
  • Informação de Pagamento – Comentário: qualquer comentário sobre este pagamento.
  • Enviar Para: é a conta de Contas a Receber para a qual será enviada esta transação.
  • Conta de Transferência: a conta na qual o dinheiro será depositado (uma conta corrente, por exemplo).

Janela de Processar Pagamento.

GNUCASH – Contas a Receber (1 de 2)

Contas a receber são referentes aos produtos ou serviços fornecidos por sua empresa e aos quais não houve o recebimento. Neste artigo serão apresentados alguns conceitos básicos, as configurações necessárias das contas para o controle de Contas a Receber e também o cadastro de clientes e outras funcionalidades necessárias para este controle.

Visão geral sobre características de negócios

As necessidades contábeis de um negócio são um tanto diferentes das necessidades da contabilidade pessoal. Empresas possuem clientes que devem dinheiro, fornecedores aos quais é devido dinheiro, folha de pagamento para empregados, tributos mais complexos, etc. O GNUCASH oferece funcionalidades orientadas a empresas para ajudar nestas necessidades.

As contas a receber registram as vendas para as quais não houve pagamento imediato. As contas a pagar registram cobranças recebidas, mas que podem ser pagas depois. Estes tipos de contas são usados principalmente quando você tem muitas cobranças e recebimentos fluindo para dentro e para for a do caixa e não quer (e não pode) perder o controle sobre elas. Para a maioria dos usuários domésticos, contas a pagar e a receber são muito complicados para valer a pena o esforço.

Conceitos básicos

Contas a receber se referem aos produtos ou serviços fornecidos e para os quais não houve o recebimento do dinheiro. Isto é representado no plano de contas como um ativo, porque a expectativa é que você receberá o pagamento em breve.

Configuração Inicial

Para configurar o GNUCASH a fim de manipular as contas a receber para uma empresa duas coisas preliminares devem ser feitas. A primeira é construir uma hierarquia de contas apropriada e a segunda é registrar a empresa no GNUCASH.

Configuração das Contas

Existem diferentes maneiras de configurar a hierarquia de contas para empresas.

Para usar o sistema de contas a receber integrado no GNUCASH você deve primeiro configurar uma conta (geralmente uma subconta do Ativo) definida com a conta tipo Contas a Receber.

Hierarquia básica de contas a receber:

  • Ativos
    • Conta corrente
    • Contas a receber
  • Receitas
    • Vendas

Você precisa incluir uma conta adicional de despesa e uma conta de receita nesta hierarquia para que ela se torne útil. Aspectos importantes desta hierarquia são usos de contas de Receita e uma conta de Ativo do tipo Contas a Receber.

Nota: você não precisa criar uma conta do tipo Contas a Receber para cada cliente. O GNUCASH mantém internamente o rastreamento dos clientes e fornece relatórios de ‘pré-clientes’ baseado nesta funcionalidade.

Registros da Empresa

Depois de construir a estrutura de contas, registre o arquivo do GNUCASH como pertencente à sua empresa.

Para registrar sua companhia, selecione Arquivos → Propriedades:

  • Lance o nome da sua empresa seguido de informações de contatos, tais como, número telefônico, número do fax, endereço de e-mail e URL do website.
  • Entre com o CNPJ no campo ‘Identificador da Empresa’

Componentes do Sistema

O GNUCASH tem um sistema integrado para controle de recebíveis. As transações geradas pelo sistema de contas a receber são gravadas dentro de uma conta do tipo Contas a Receber. Você geralmente não trabalha diretamente com estas contas. Trabalha-se com quatro componentes de aplicação integrados disponíveis através do submenu Empresa → Clientes. Estes quatro componentes são:

  • Clientes: são pessoas ou companhias para as quais você vende produtos ou serviços sob forma de crédito.
  • Faturas: representam as faturas físicas enviadas para clientes a fim de requisitar pagamentos. Estas faturas contem uma lista de itens das coisas que foram vendidas.
  • Serviço (opcional): é onde são cadastrados os serviços prestados. Serviços são mecanismos com os quais você pode agrupar múltiplas faturas para um cliente em particular.
  • Processar pagamentos: é usado para registrar os pagamentos recebidos a partir de um cliente.

Veremos cada uma destas funcionalidades a seguir.

Clientes

Clientes são pessoas ou empresas para os quais se vendem bens ou serviços. Eles devem ser registrados com o sistema de contas a receber.

Novo

Para registar um novo cliente, selecione o menu Empresa → Cliente →Novo Cliente. Preencha as informações tais como Nome da Empresa, Endereço, Fone, Fax, etc. A seguir uma lista de outras opções.

  • Identificação – Número do Cliente: pode ser qualquer número ou código alfa numérico que identifique este cliente. Pode ser deixado em branco e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: campo alfa numérico para entrar com o nome (Razão Social ou Nome Fantasia) do cliente.
  • Identificação – Ativo: diferencia clientes ativos dos inativos. Isto é útil quando você tem muitos clientes no passado e você quer ver apenas os que estão demandando atualmente.
  • Endereço de Cobrança – Nome: é o nome do contato do cliente, aquele que recebe as faturas.
  • Informação de Cobrança – Moeda: especifica a moeda padrão para as cobranças.
  • Informação de Cobrança – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este cliente. Informações de cobrança devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança – Desconto: fornece o percentual padrão base para o cliente na criação de uma fatura. Lance os valores de 0 a 100. Você pode sobrepor o valor do desconto quando cria uma fatura.
  • Informação de Cobrança – Limite de Crédito: armazena um credito máximo que você deseja ceder ao cliente. Este campo é para propósitos de referencia apenas. O GNUCASH não usa este valor.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se por padrão existe ou não tributos incluídos nos montantes da fatura. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes das faturas.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Cobrança – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada aos itens listados na fatura. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.
  • Endereço Postal: grava as informações do endereço postas se este for diferente do endereço de cobrança. O endereço postal é para referencia. O GNUCASH não usa estes valores.

Esta é janela de Novo Cliente:

Janela para cadastro de Novo Cliente.

Localizar e Editar

Para procurar por um cliente existente, use a janela acessada pelo menu Empresa → Clientes → Localizar Cliente. Você seleciona um cliente para visualizar ou editar a partir dos resultados da busca. Esta janela é também usada para encontrar clientes na criação de faturas e processamento de pagamentos.

Janela usada para localizar clientes.

Se muitos clientes coincidir com o critério de busca fornecido, a busca pode ser refinada pela execução de busca adicional dentro do resultado atual. O conjunto de resultado atual é pesquisado quando o rabio button Refinar pesquisa atual está selecionado. O GNUCASH seleciona esta opção para você depois de rodar a primeira pesquisa.

Se os clientes procurados não correspondem com a os critérios de busca, altere os critérios, cliquem no radio Nova pesquisa e então no botão localizar.

GNUCASH – Depreciação (2 de 2)

Esta segunda parte do tema Depreciação traz algumas informações práticas para a manipulação destes dados.

Configuração das contas

Devido às muitas praticas contábeis para depreciação, existem também muitas maneiras de configurar as contas para este fim. Vamos apresentar aqui um método geral que deve ser suficientemente flexível para lidar com a maioria das situações. A primeira conta que você precisa é uma conta de Custo de Ativo (tipo de conta Ativo, no GNUCASH), que é simplesmente onde você grava a compra original do ativo. Normalmente, esta compra é realizada por uma transação de sua conta bancária.

Para manter o rastreamento da depreciação do ativo você necessitará de duas contas de depreciação. A primeira é uma conta de Depreciação Acumulada na qual será coletada a soma de todos os montantes de depreciação e conterá valores negativos. No GNUCASH essa conta é do tipo Ativo. A conta de Depreciação Acumulada é equilibrada pela conta Despesa de Depreciação, na qual toda despesa de depreciação periódica será gravada. No GNUCASH esta é uma conta do tipo Despesa.

A seguir está uma hierarquia genérica para o rastreamento de depreciação de dois ativos, ITEM1 e ITEM2. A conta de Custo do Ativo é equilibrada pela conta de Banco e a conta Depreciação Acumulada é equilibrada pela conta Despesas:Depreciação.

  • Ativos
    • Ativos Fixos (ou Imobilizados)
      • ITEM1
        • Custo (conta de Custo do Ativo)
        • Depreciação (conta de Depreciação Acumulada)
      • ITEM2
        • Custo (conta de Custo do Ativo)
        • Depreciação (conta de Depreciação Acumulada)
    • Ativos Atuais
      • Banco
  • Despesas
    • Depreciação (conta de Despesa de Depreciação)

Uma das características da hierarquia de contas é que prontamente se podem prontamente observar os valores sumarizados dos ativos depreciados. O total da conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1 mostra o valor estimado atual para o item 1, a conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1:Custo mostra o valor total pago pelo item 1, a conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1:Depreciação mostra a depreciação acumulada para o item 1 e, finalmente, a conta Despesas:Depreciação demonstra o total acumulado para todos os itens de seus Ativos.

É certamente possível usar outra hierarquia de contas. Uma configuração popular das contas é combinar as contas do Custo do Ativo e da Depreciação Acumulada. Esta configuração tem uma vantagem de ter menos contas, mas com a desvantagem de determinar alguns detalhes sumarizados mencionados no parágrafo anterior, para isso, deverá abrir a janela de registros da conta.

Atualmente o lançamento dos montantes de depreciação é realizado de forma manual em todo o período contábil. Não existe (pelo menos ainda) uma forma de realizar automaticamente os cálculos de esquemas de depreciação. No entanto, uma vez que o período contábil é anual, não é realmente um grande trabalho fazer isso pelas próprias mãos.

Exemplo

Imagine-se um fotógrafo que usa um carro e uma câmera valiosa para realizar o seu trabalho. Você irá querer rastrear a depreciação destes itens por que você pode provavelmente deduzir a depreciação dos impostos do seu negócio.

O primeiro passo é criar a hierarquia de contas (como mostrado anteriormente, substitua o ITEM1 e o ITEM2 por carro e câmera). Agora, grave a compra de seus ativos pela transferência de dinheiro a partir da conta do banco para a conta apropriada Ativos:Custos de cada item. (ilustrando: a conta Ativos:Custos Fixos:Carro:Custos para os valores relativos ao carro). Neste exemplo, você inicia com $30k no banco o custo do carro é de $20k e a câmera custa $10k e ambos foram comprados em 1/jan/2009.

Janela principal para o exemplo da depreciação do ativo, antes da depreciação.

Utilizando um código de tributação, percebemos que devemos relatar a depreciação destes itens usando o esquema de soma de dígitos, sobre um período de cinco anos. Então, a depreciação anual para o carro será de $6.667, $5.333, $4.000, $2.667, $1.333 arredondados para os anos 1 a 5 respectivamente. Os montantes de depreciação da câmera serão $3.333, $2.667, $2.000, $1.333, $667. Consulte o artigo anterior (GNUCASH – Depreciação 1 de 2) para saber as maneiras de cálculo destes valores.

Para cada período contábil (isto é, ano fiscal) você deve gravar a depreciação como uma despesa na respectiva conta de Depreciação Acumulada (por exemplo: a conta Ativos:Ativos Fixos:Carro:Depreciação). Estas duas janelas abaixo mostram a depreciação acumulada do carro e a janela principal de contas depois do terceiro ano (isto é, três períodos) usando o esquema de depreciação por soma de dígitos.

A janela de registros da depreciação do ativo

A janela principal da depreciação do ativo.

Nota: cautela – depreciação e impostos são intimamente ligados, pode não ser sempre uma escolha arbitraria o método escolhido. A utilização de cálculos errados pode acarretar maiores custos de recurso de tempo que se for adotada maneira correta na primeira vez, então se você planeja depreciar ativos, é prudente ter certeza dos esquemas que serão permitidos e necessários.