GNUCASH – Contas a Receber (1 de 2)

Contas a receber são referentes aos produtos ou serviços fornecidos por sua empresa e aos quais não houve o recebimento. Neste artigo serão apresentados alguns conceitos básicos, as configurações necessárias das contas para o controle de Contas a Receber e também o cadastro de clientes e outras funcionalidades necessárias para este controle.

Visão geral sobre características de negócios

As necessidades contábeis de um negócio são um tanto diferentes das necessidades da contabilidade pessoal. Empresas possuem clientes que devem dinheiro, fornecedores aos quais é devido dinheiro, folha de pagamento para empregados, tributos mais complexos, etc. O GNUCASH oferece funcionalidades orientadas a empresas para ajudar nestas necessidades.

As contas a receber registram as vendas para as quais não houve pagamento imediato. As contas a pagar registram cobranças recebidas, mas que podem ser pagas depois. Estes tipos de contas são usados principalmente quando você tem muitas cobranças e recebimentos fluindo para dentro e para for a do caixa e não quer (e não pode) perder o controle sobre elas. Para a maioria dos usuários domésticos, contas a pagar e a receber são muito complicados para valer a pena o esforço.

Conceitos básicos

Contas a receber se referem aos produtos ou serviços fornecidos e para os quais não houve o recebimento do dinheiro. Isto é representado no plano de contas como um ativo, porque a expectativa é que você receberá o pagamento em breve.

Configuração Inicial

Para configurar o GNUCASH a fim de manipular as contas a receber para uma empresa duas coisas preliminares devem ser feitas. A primeira é construir uma hierarquia de contas apropriada e a segunda é registrar a empresa no GNUCASH.

Configuração das Contas

Existem diferentes maneiras de configurar a hierarquia de contas para empresas.

Para usar o sistema de contas a receber integrado no GNUCASH você deve primeiro configurar uma conta (geralmente uma subconta do Ativo) definida com a conta tipo Contas a Receber.

Hierarquia básica de contas a receber:

  • Ativos
    • Conta corrente
    • Contas a receber
  • Receitas
    • Vendas

Você precisa incluir uma conta adicional de despesa e uma conta de receita nesta hierarquia para que ela se torne útil. Aspectos importantes desta hierarquia são usos de contas de Receita e uma conta de Ativo do tipo Contas a Receber.

Nota: você não precisa criar uma conta do tipo Contas a Receber para cada cliente. O GNUCASH mantém internamente o rastreamento dos clientes e fornece relatórios de ‘pré-clientes’ baseado nesta funcionalidade.

Registros da Empresa

Depois de construir a estrutura de contas, registre o arquivo do GNUCASH como pertencente à sua empresa.

Para registrar sua companhia, selecione Arquivos → Propriedades:

  • Lance o nome da sua empresa seguido de informações de contatos, tais como, número telefônico, número do fax, endereço de e-mail e URL do website.
  • Entre com o CNPJ no campo ‘Identificador da Empresa’

Componentes do Sistema

O GNUCASH tem um sistema integrado para controle de recebíveis. As transações geradas pelo sistema de contas a receber são gravadas dentro de uma conta do tipo Contas a Receber. Você geralmente não trabalha diretamente com estas contas. Trabalha-se com quatro componentes de aplicação integrados disponíveis através do submenu Empresa → Clientes. Estes quatro componentes são:

  • Clientes: são pessoas ou companhias para as quais você vende produtos ou serviços sob forma de crédito.
  • Faturas: representam as faturas físicas enviadas para clientes a fim de requisitar pagamentos. Estas faturas contem uma lista de itens das coisas que foram vendidas.
  • Serviço (opcional): é onde são cadastrados os serviços prestados. Serviços são mecanismos com os quais você pode agrupar múltiplas faturas para um cliente em particular.
  • Processar pagamentos: é usado para registrar os pagamentos recebidos a partir de um cliente.

Veremos cada uma destas funcionalidades a seguir.

Clientes

Clientes são pessoas ou empresas para os quais se vendem bens ou serviços. Eles devem ser registrados com o sistema de contas a receber.

Novo

Para registar um novo cliente, selecione o menu Empresa → Cliente →Novo Cliente. Preencha as informações tais como Nome da Empresa, Endereço, Fone, Fax, etc. A seguir uma lista de outras opções.

  • Identificação – Número do Cliente: pode ser qualquer número ou código alfa numérico que identifique este cliente. Pode ser deixado em branco e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: campo alfa numérico para entrar com o nome (Razão Social ou Nome Fantasia) do cliente.
  • Identificação – Ativo: diferencia clientes ativos dos inativos. Isto é útil quando você tem muitos clientes no passado e você quer ver apenas os que estão demandando atualmente.
  • Endereço de Cobrança – Nome: é o nome do contato do cliente, aquele que recebe as faturas.
  • Informação de Cobrança – Moeda: especifica a moeda padrão para as cobranças.
  • Informação de Cobrança – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este cliente. Informações de cobrança devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança – Desconto: fornece o percentual padrão base para o cliente na criação de uma fatura. Lance os valores de 0 a 100. Você pode sobrepor o valor do desconto quando cria uma fatura.
  • Informação de Cobrança – Limite de Crédito: armazena um credito máximo que você deseja ceder ao cliente. Este campo é para propósitos de referencia apenas. O GNUCASH não usa este valor.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se por padrão existe ou não tributos incluídos nos montantes da fatura. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes das faturas.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Cobrança – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada aos itens listados na fatura. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.
  • Endereço Postal: grava as informações do endereço postas se este for diferente do endereço de cobrança. O endereço postal é para referencia. O GNUCASH não usa estes valores.

Esta é janela de Novo Cliente:

Janela para cadastro de Novo Cliente.

Localizar e Editar

Para procurar por um cliente existente, use a janela acessada pelo menu Empresa → Clientes → Localizar Cliente. Você seleciona um cliente para visualizar ou editar a partir dos resultados da busca. Esta janela é também usada para encontrar clientes na criação de faturas e processamento de pagamentos.

Janela usada para localizar clientes.

Se muitos clientes coincidir com o critério de busca fornecido, a busca pode ser refinada pela execução de busca adicional dentro do resultado atual. O conjunto de resultado atual é pesquisado quando o rabio button Refinar pesquisa atual está selecionado. O GNUCASH seleciona esta opção para você depois de rodar a primeira pesquisa.

Se os clientes procurados não correspondem com a os critérios de busca, altere os critérios, cliquem no radio Nova pesquisa e então no botão localizar.

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Sobre Andre Mateus
Sou profissional da área de tecnologia e engenharia. Gosto de assuntos que contribuam para a compreensão dos ambientes que vivemos.

4 Responses to GNUCASH – Contas a Receber (1 de 2)

  1. Bruno Nunes says:

    Como faço para receber parcelado de meus clientes, coloco tudo em Contas a receber mas ele me dá o valor total da dívida. Queria que mostrasse o que tenho a receber no próximo mês, de acordo com as parcelas correspondentes ao mês. Obrigado, parabéns pelo Blog,.

  2. Marcelo Helmers says:

    Andre, você mencionou nesse texto que: “Para a maioria dos usuários domésticos, contas a pagar e a receber são muito complicados para valer a pena o esforço.”
    Existe alguma maneira simples de controlar nas finanças pessoais, com o gnucash, essa parte de contas a pagar e a receber, por exemplo:
    – Tenho as prestações do carro, do apartamento, escola das crianças e gostaria de deixar isso agendado.
    Existe como?
    Obrigado e parabéns, sigo sempre seus posts.

    • Andre Mateus says:

      Bom dia Marcelo.
      Obrigado pela pergunta. Espero poder ajudar. Existem duas maneiras simples: uma é criar transações futuras considerando as despesas conta passivo (cartão de crédito) ou contra ativo (conta corrente, carteira, etc) ou criar transações automáticas no Editor de transações programadas. O artigo GNUCASH – Transações (2 de 2) traz as informações de como usar as transações programadas.
      Abraços.

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