GNUCASH – Contas a Receber (2 de 2)

Faturas

Uma fatura é um documento que você envia para um cliente a fim de requisitar o pagamento referente aos produtos ou serviços prestados. O GNUCASH pode gerar e rastrear faturas.

Nova

Para mandar uma fatura a um cliente você precisa primeiro criar uma. Para criar uma fatura acesse o menu Empresa → Cliente → Nova Fatura. O formulário de nova fatura deve ser preenchido apropriadamente:

  • Informação da fatura – número da fatura: é o número de identificação desta fatura. Este é o número interno para esta fatura. Se você deixar o campo em branco um número de fatura será gerado automaticamente.
  • Informação da fatura – data de abertura: a data que esta fatura foi criada.
  • Informação de cobrança – cliente: o cliente o qual recebe esta fatura. Se você lembrar o nome da empresa, escreva-o no campo, no entanto se você não lembra pode procurar com a ferramenta de busca (conforme vimos no artigo anterior).
  • Informação de cobrança – Projeto (opcional): associa a nova fatura com um serviço do cliente. Se você lembrar o nome do serviço lançado no formulário de novo serviço, inicie digitando o campo que o GNUCASH irá auto completar para você. Senão, pressione o botão Selecionar para acessar a janela de busca. Destaque o serviço que você está procurando com um clique no resultado da busca e pressione o botão Selecionar.
  • Informação de cobrança – Id da cobrança: pode ser o número do CPF/CNPJ do cliente ou outra informação de referencia que identifique o cliente. Você deve usar para identificar as faturas para este cliente (e serviço, se você tem algum).
  • Informação de cobrança – Formas de Pagamento: são as formas de pagamentos para esta cobrança. Uma lista de formas cadastradas estará disponível dentro deste campo. Se você especificar um valor padrão para o cliente selecionado, este campo será iniciado com o padrão.

Imagem do formulário de criação de uma nova fatura.

Quando você clica em OK, com todos os campos propriamente preenchidos, a janela de Editar Fatura se abre.

Editar

A partir da janela de edição de faturas você pode lançar uma lista de itens das coisas vendidas nesta fatura, de maneira similar de como os registros de contas funcionam.

Janela de edição de faturas.

Existem 15 colunas na área de lançamentos da Fatura:

  • Data: a data que o item foi vendido.
  • Faturado? – o X significa que o item está anexado e contido nesta fatura. O campo vazio que não está anexado nesta fatura. O item é anexado por você quando você procede para a próxima linha.
  • Descrição (opcional): é como o item ou serviço é chamado.
  • Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. Você pode adicionar informação de Centro de Custo aqui ou usar uma das três Ações predefinidas: Hora, Material ou Projeto.
  • Conta Receita– selecione qual conta de receita é creditada com esta receita.
  • Quantidade– registre quantos itens você vendeu.
  • Preço Unitário– é o preço unitário do item vendido.
  • Tipo de Desconto– é o tipo do desconto:
    • $ – significa que será aplicado um valor monetário para o desconto.
    • % – significa que será aplicado um valor percentual para o desconto, em relação ao preço do item.

    Você pode clicar no campo para alternar entre os tipos de descontos.

  • Como descontar – o desconto pode ser computado da seguinte forma:
    • > – significa que o desconto é aplicado depois do tributo.
    • < – significa que o desconto é aplicado antes do tributo.
    • = – significa que tanto o desconto quanto o tributo incidem no valor antes do imposto.

    Você pode clicar no campo para alterar o valor.

  • Desconto (opcional) – é o total do desconto, em unidades monetárias ou percentual, dependendo do Tipo do Desconto. Você pode deixar em brando se não houver desconto. Qualquer desconto padrão especificado para o cliente será automaticamente lançado para cada novo item.
  • Tributável? – o tem é tributável? O ‘X’ significa que sim, o campo vazio significa que não. Você pode clicar no campo para alternar este valor.
  • Impostos Incluídos? – a taxa de imposto já foi incluída no preço unitário? Um ‘X’ significa que sim. Um campo vazio significa não. Por exemplo, se existe um item de $100 com um imposto de 5% então:
    • Se o campo Imposto Incluído está vazio, então o subtotal = $100 e o tributo é $5.
    • Se o campo Impostos Incluído está com um ‘X’ então o subtotal = $95,23 e o tributo é $4,77. Os cálculos são: Subtotal = Total / (1+tributo) e Tributo=Total – Subtotal.
  • Tabela de Impostos (opcional) – existe um menu pop-up de todas as tabelas de impostos disponíveis. Se você define o item tributável, então esta tabela será usada para o cálculo o montante da taxa. A tabela de impostos determina os percentuais de tributos que as contas para as quais serão incididos.
  • Subtotal (não editável) – é o valor calculado para este item (menos impostos)
  • Impostos (não editável) – é o imposto calculado para este item.

Quando você terminar o lançamento dos itens, você pode publicar e imprimir a fatura.

Enviar Fatura

Quando você conclui a edição de uma fatura e está pronta para ser impressa, você deve publicá-la. A fatura não tem que ser publicada imediatamente. De fato, você deveria apenas publicar uma fatura quando estiver pronta para ser impressa. O envio de uma fatura coloca as transações de contas a receber na respectiva conta.

A janela para envio de fatura aparece e solicita o lançamento de informações.

Janela de envio de fatura.

  • Data de submissão – especifica a data para as transações lançadas na conta de contas a receber. Por padrão é a data de criação da fatura.
  • Data de pagamento – é a data esperada para o pagamento da fatura.
    • Se você especificar a forma de pagamento quando criar uma fatura, a data é calculada de acordo com a forma de pagamento selecionada e o campo de lançamento fica indiferente.
    • Se você não especificou a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
  • Descrição – é uma descrição arbitrária. Quando transações de faturamento são lançadas nas contas referentes a contas a receber, esta descrição é lançada no campo memo das transações.
  • Submeter para a Conta – selecione a conta de contas a receber na qual as transações da fatura serão lançadas. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas do tipo Contas a Receber existente.
  • Acumular divisões – determina se os itens da fatura transferem para a mesma conta são lançados individualmente ou são lançados individualmente.

Pesquisa

Para localizar uma fatura existente, use a aplicação encontrada no menu Empresa → Cliente → Localizar Fatura. A partir do resultado da pesquisa você pode selecionar uma fatura e editar ou visualizar.

Nota: antes de poder editar uma fatura submetida você precisara retirar a submissão dela.

Um dos objetivos do sistema de Contas a Receber do GNUCASH é permitir diferentes maneiras de obter a mesma situação.

  • Você pode pesquisar primeiro por um cliente e então suas faturas
  • Você pode pesquisar por faturas pelo número ou pelo nome da empresa
  • Você pode listar faturas relacionadas com um serviço ao cliente.

Impressão

Depois de submeter uma fatura você deveria imprimir e enviá-la para seu cliente. Para imprimir uma fatura use o menu Arquivo → Imprimir Fatura, com a aba da fatura aberta.

Um exempli de fatura padrão do GNUCASH é mostrado a seguir.

Saída da impressão da fatura.

Nota: você pode modificar a aparência da fatura, isto é, adicionar o logo da companhia, etc. As faturas por padrão possuem layout um tanto pobre que pode ser melhorado. Mais detalhes sobre esta funcionalidade serão discutidos em artigos futuros.

As faturas podem também ser impressas a partir da janela principal, selecionando o menu Relatórios → Empresa → Fatura para Impressão.

Atribuindo um número inicial de fatura

Não existe uma forma fácil de alterar o número inicial das faturas. O GNUCASH inicia com o número 1 e incrementa a partir daqui. Você pode digitar manualmente o número da fatura na caixa de texto a cada vez que criar uma fatura, mas cedo ou tarde você pode duplicar estes números.

É possível alterar o número inicial das faturas se isso for importante para você. Não existe uma interface de usuário para a alteração. Você deve editar um XML em um editor. A entrada relevante é na seção “counters“, próxima do início do arquivo. O arquivo deve ser reaberto depois de editar.

Cadastro de Serviços

O cadastro de serviços é usado para agrupar múltiplas faturas para o mesmo cliente. O uso do cadastro de serviços é opcional. A funcionalidade é útil quanto se tem muitos serviços para o mesmo cliente e se gostaria de visualizar todas as faturas relacionadas com um serviço específico.

Para usar o cadastro de serviços você deve criar usando a aplicação Empresas → Cliente → Novo Serviço. Você verá o formulário para Novo Serviço. Os campos editáveis são:

  • Informação do Projeto – Número do Serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se deixado em branco, um número será escolhido por você.
  • Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que se deseja atribuir para o novo serviço.
  • Informação do Dono – Cliente: o cliente para o qual o serviço será criado. Se você se lembra do nome do cliente, inicie digitando neste campo e o GNUCASH tentará auto completar para você. Senão, pressione Selecionar… para acessar a janela de pesquisa de cliente.
  • Informação do Dono – ID de Cobrança: a referência do cliente para este serviço (por exemplo, o número do pedido de compra). Este número de identificação da cobrança é requerido para relacionar as suas faturas com os pedidos dele. O ID da Cobrança lançado é usado para determinar a identificação de cobrança para novas faturas associadas com este serviço.
  • Projeto Ativo: alterna se este serviço está ativo ou não. É útil quando você tem muitos serviços inativos. Facilita a pesquisa apenas entre serviços que estão marcados como ativo.

Novo Serviço.

Para editar um Serviço existente, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado no resultado da pesquisa e clique no botão Visualizar/Editar Serviço.

Para selecionar a partir de faturas associadas com um dado trabalho, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado nos resultados das pesquisas e clique no botão Visualizar Faturas. Uma janela listando faturas associadas com o este serviços irá aparecer. Selecione uma fatura e clique no botão Visualizar Fatura para abrir um editor de fatura na janela principal da aplicação.

Processar Pagamento

Eventualmente você receberá pagamentos a partir de seus clientes pelas faturas pendentes. Para registrar estes pagamentos use a aplicação de ‘Processar de Pagamentos’ encontrada em Empresa → Cliente → Processar Pagamento.

A aplicação de Processar Pagamento consiste de:

  • Informação de Pagamento – Cliente: o cliente que paga você. Se você lembrar o nome do cliente comece digitando que o GNUCASH tentará auto completar por você. Senão pressione o botão Selecionar… para acessar a janela de Localizar Cliente.
  • Informação de Pagamento – Fatura: a fatura pela qual o pagamento foi recebido. Este campo tem a função de auto completar. Senão pressione o botão Selecionar… para abrir a janela de Localizar Fatura.
  • Informação de Pagamento – Data: a data que foi recebido o pagamento.
  • Informação de Pagamento – Quantia: o montante de dinheiro recebido.
  • Informação de Pagamento – Nº: o número de controle da transação (ou número do cheque).
  • Informação de Pagamento – Comentário: qualquer comentário sobre este pagamento.
  • Enviar Para: é a conta de Contas a Receber para a qual será enviada esta transação.
  • Conta de Transferência: a conta na qual o dinheiro será depositado (uma conta corrente, por exemplo).

Janela de Processar Pagamento.

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Sobre Andre Mateus
Sou profissional da área de tecnologia e engenharia. Gosto de assuntos que contribuam para a compreensão dos ambientes que vivemos.

2 Responses to GNUCASH – Contas a Receber (2 de 2)

  1. Muito bem explicado… Estava com várias dúvidas… agora estou usando ele no meu consultório aqui….. Obrigado!

  2. Paulo Rogério says:

    Olá,
    obrigado por compartilhar. Não entendi uma coisa. Imagine que cadastrei varias vendas, digamos 10 vendas de clientes diferentes. Onde vejo a lista das faturas. Pelo que vi até agora tenho que saber quem são os clientes que foram enviadas, mas vou anotar isso em uma folha? sendo que o sistema não teria que me dar essa lista?
    Obrigado.

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