GNUCASH – Contas – Apresentação em vídeo

Neste vídeo é mostrado como criar um novo plano de contas.

Até o próximo.

Conceitos Básicos da Contabilidade – Outro ponto de vista

O conteúdo deste artigo irá tratar dos seguintes assuntos:

  • Contabilidade com Partidas dobradas
  • Contas de balanço e contas de lucros e perdas
  • Exemplo em vendas e distribuição

Contabilidade com partidas dobradas

O principio básico das partidas dobradas na contabilidade significa que toda transação de negócio é lançada em pelo menos duas contas diferentes (e portanto lançada duas vezes). No caso mais simples apenas duas contas são afetadas.

  • Cada transação é lançada em, pelo menos, duas contas distintas.
  • Lançamentos no débito aparecem sempre à esquerda em um balanço.
  • Lançamentos em credito aparecem sempre à direita em um balanço.
  • Total de lançamentos em débito = total de lançamentos em crédito.

Partidas dobradas na contabilidade

É importante a lembrar neste contexto é ‘Débito à Crédito’.

Isto significa que você deve lançar uma transação no lado de débito de uma conta e necessariamente no lado de crédito de outra.

Princípio básico: o total de débitos lançados é sempre o mesmo que total de créditos lançados, desconsiderando o número de contas afetadas.

Contas de balanço e contas de lucros e perdas

Transações de negócio são lançadas em contas contábeis.

Conforme pudemos observar no artigo das ‘Naturezas de cada um dos tipos de conta‘, no sistema contábil de partidas dobradas é possível separar as contas em diferentes tipos básicos de contas, os quais são divididos em dois tipos de contas:

  • Contas da planilha de balanço (contas de propriedade e contas de capitais e clientes) para as quais estoques e cobranças sobre estes estoques são lançadas.
  • Contas de lucros e perdas (contas de despesas e custos e contas de receitas e vendas), para as quais transações que afetam o patrimônio líquido são lançadas.

A seguinte equação básica é aplicada na estrutura de todas as contas:

Saldo inicial + entradas – saídas = fechamento do balanço

No entanto, nas contas básicas acima são diferentes os lados de lançamento de saldo inicial, entradas, saídas e fechamento de balanço.

Contas de balanço

Contas de Lucros e Perdas

Contas de propriedade (Ativo) Contas de capital e cliente (Passivo) Contas de rendimentos (Receitas) Contas de despesas (Despesas)
  • Créditos são lançados no lado débito
  • Débitos são lançados no lado crédito
  • Créditos são lançados no lado crédito
  • Débitos são lançados no lado débito
  • Créditos são lançados no lado crédito
  • Débitos são lançados no lado débito
  • Créditos são lançados no lado débito
  • Débitos são lançados no lado crédito
Exemplos: Ações, fundos líquidos, instituto bancário, contas a receber. Exemplos: contas a pagar. Exemplo: receita de vendas. Exemplo: custo de materiais, diferença de preço.

Exemplo em vendas e distribuição

Ordem do cliente – condições negociadas na venda: 20 unidades a $15 por unidade

Saída de mercadoria: 20 unidades entregues, preço de custo $10 por unidade

Fatura: 20 unidades a $15 por unidade

Entrada em caixa: $300

Saída de mercadoria
Conta Débito Crédito
Despesa:Estoque Produto Acabado:Utilização do material

200

Ativo:Estoque

200

Fatura
Conta Débito Crédito
Ativo:Contas a receber:Cliente comprador

300

Receita:Venda de item a consumidor

300

Entrada em caixa
Conta Débito Crédito
Ativo:Contas a receber:Cliente comprador

300

Ativo:Ativos Atuais:Conta bancária

300

No exemplo de transações em negócio de vendas e distribuição, um documento contábil é criado no momento na criação da fatura da saída de mercadoria.

No ponto de saída de mercadoria, os materiais deixam fisicamente o armazém. Estes resultados são lançados em contas relacionadas a estoque e a valores. Isto significa que o estoque é reduzido e o uso de materiais é aumentado. O lançamento é, portanto, chamado de “Uso de materiais à estoque”.

No ponto de cobrança, recebíveis são acumulados pelo cliente (na sua respectiva conta contábil) e os aumentos são lançados na conta de receita de vendas. O lançamento é chamado “recebíveis à receita de vendas”.

Se o pagamento é efetuado, o valor da conta de contas a receber é reduzido novamente e o montante entrando é lançado em uma conta de banco. O lançamento é chamado de “banco à recebíveis”.

Lançamento de taxas e tributos foram ignorados com o propósito de simplificar o exemplo.

GNUCASH – Múltiplas Moedas (1 de 5)

Este artigo mostrará como configurar suas contas no GNUCASH para usar múltiplas moedas.

Conceitos básicos

O GNUCASH suporta trabalhar com mais de uma centena de moedas, desde o Franco de Andorra até o Dólar do Zimbábue. Por exemplo, você pode ter uma configuração de contas em Euros e outra usando o Dólar de Hong Kong.

Algumas das questões as quais aparecem quando se usa múltiplas moedas são como são feitas as transferências de valores entre contas com moedas diferentes? Como se calcula o valor global quando se misturam contas de moedas? Como relatar negócios com moedas misturadas?

Nota: uma maneira alternativa de gerenciar contas com múltiplas moedas apresentada nas próximas sessões é usar a capacidade presente no GNUCASH de contas comerciais. Esta funcionalidade, a qual foi introduzida no GNUCASH a partir da versão 2.3.14, pode ser habilitada pela aba Contas sob o comando Arquivo > Propriedades.

Existe um tutorial completo que ensina como se trabalhar com múltiplas moedas e pode ser encontrado em http://www.mathstat.dal.ca/~selinger/accounting/tutorial.html (será futuro de futuros artigos aqui do blog).

Configuração das contas

A moeda padrão é determinada na aba Conta sob o menu Editar > Preferências. Você deve configurar este parâmetro corretamente para que seja economizado muito tempo na construção da estrutura de contas.

De forma similar o GNUCASH oferece uma opção de configurar a moeda preferida para apresentar os relatórios (tais como balanços e declarações de recebimentos). Esta opção é denominada Moeda Padrão para Relatórios e está na aba Relatórios na tela de Preferências. Você deverá definir as duas opções se, por exemplo, suas contas são todas em reais brasileiros, mas os relatórios gerados são todos em dólares americanos. Caso contrário o relatório apresentará que não existem dados nas transações ou apenas zeros para o período selecionado.

Quando você cria uma nova conta você tem a opção de definir a commodity. Por exemplo, você pode especificar qualquer uma das centenas de moedas suportadas pelo GNUCASH simplesmente selecionando a partir da lista de moedas commodity.

Como exemplo, vamos configurar um cenário típico de contas bancárias onde se trabalha principalmente em reais brasileiros, mas que também tem uma conta de banco europeu usando a moeda Euro, bem como uma conta bancária em Nova Iorque usando dólares norte-americanos. Assim, Uma estrutura possível para a configuração das três contas bancárias, uma usando a moeda Euro, uma em dólares americanos, e outra em reais do Brasil seria:

  • Ativos (BRL)
    • Ativos atuais (BRL)
      • Banco Brasileiro (BRL)
      • Banco Europeu (EUR)
      • Banco Norte-americano (USD)
  • Patrimônio Líquido
    • Saldos iniciais
      • Real (BRL)
      • Euro (EUR)
      • Dólar (USD)

Nota: a moeda de cada conta é mostrada entre parêntesis.

Neste exemplo trabalharemos mais em real (BRL), todas as contas pais estarão definidas para BRL. Para os totais mostrados na árvore de contas os valores serão sempre convertidos para a moeda de cada conta pai. Note que configuramos três contas de saldos iniciais usadas para contrapartidas das contas bancárias.

Nota: poderia ser usada apenas uma conta de Saldos Iniciais com conversões de moedas para compor os montantes das contas de diferentes moedas. No entanto esta é uma opção mais avançada a qual é explicada no futuro (artigo Compra de um ativo usando moeda estrangeira).

Abaixo vemos o resultado do exemplo o qual iniciamos com os valores de BRL $10.000, USD $10.000 e EUR $10.000 nas três contas do tipo banco. Note que o total das contas pai mostram apenas o valor da moeda das sub contas que contém a mesma moeda definida como padrão. Mais adiante iremos definir taxas de cambio entre as moedas e as contas pai irão calcular o valor convertido para todas as sub contas.

Note a coluna Total(Relatório) sendo mostrada. Isto pode ser configurada a partir da linha de cabeçalho selecionando a seta abaixo e então “Total (BRL)”.

Moedas definidas manualmente

Geralmente quando falamos de moedas entendemos como moedas correntes de governos (mais exatamente moedas definidas por padrões internacionais chamados ISO 4217). O GNUCASH não permite você criar sua própria moeda. Se o desejo é rastrear moedas fora do padrão ISO, é possível usar duas alternativas, dependendo da qual se adapta melhor às necessidades.

Vamos dizer, por exemplo, que você queira controlar e rastrear Milhas de Recompensa, as quais contabilizam quantos pontos de lealdade você recebeu por comprar a partir de um certo negócio. A conta na qual permite rastrear duas Milhas de Recompensa será Ativos:Outro:GrupoLealdadeMilhas.

O primeiro método é definir um novo Título do tipo Fundo Mútuo, chamado Milhas de Recompensa. Isto é bastante simples, ao criar a nova conta GrupoLealdadeMilhas, basta definir o tipo de conta para Ações ou Fundo Mútuo. Clique no botão Selcionar… ao lado do campo Título/moeda e na caixa clique em Nova para definir um novo título do tipo FUND.

Isto não é exatamente uma conta de Ações ou Fundos Mútuos, mas o GNUCASH geralmente deixa você decidir como quer usar. A desvantagem é que você terá que digitar um “preço” para cada operação que envolve as Milhas de Recompensa, porque o GNUCASH precisa descobrir os preços e o valor monetário da Milhas de Recompensa e tratá-las como um de seus ativos.

A segunda maneira é usar uma das moedas “dummy” (falsa) para acompanhar as Milhas de Recompensa. As moedas falsas são “XTS (Código para fins de teste)” e “XXX (Sem moeda)”. Se você usar uma dessas para sua conta GrupoLealdadeMilhas, você pode inserir as transações na conta sem ter de introduzir os preços das ações para cada transação. E, você pode continuar usando as mesmas duas moedas fictícias para acompanhar todos os tipos de quantidades: créditos de telefone pré pago utilizados, e assim por diante. Você pode muito bem imaginar que GnuCash pode ser usado como um hub para todos os tipos de parâmetros pessoais, além de finanças (estoque de produtos acabados, por exemplo).

A desvantagem é que você não pode definir as taxas de câmbio das moedas fictícias para convertê-los em moeda ISO. Se você quiser fazer isso, você realmente deve usar o primeiro método.

No próximo artigo será apresentado em exemplo prático como lançar e atualizar taxas de câmbio entre as moedas. Até lá.