GNUCASH – Contas a Pagar (2 de 2)

Contas (Cobranças)

Uma conta ou cobrança é uma requisição de pagamento recebida de um fornecedor. O GNUCASH tem a facilidade para rastrear cobranças.

Nova Conta

Quando você recebe uma conta de um fornecedor e deseja lança-la no GNUCASH você deve criar uma Nova Conta. Para criar uma nova conta use o menu Empresa → Fornecedor → Nova Conta e preencha o formulário apropriadamente.

  • Informação da Fatura – Número da Fatura: o número de identificação da fatura como emitida pelo fornecedor (isto é, o número interno do fornecedor para esta fatura).
  • Informação de Fatura – Data de Abertura: data a qual a fatura foi emitida pelo fornecedor.
  • Informação da Cobrança – Fornecedor: O fornecedor em questão. Se você lembrar o nome cadastrado do fornecedor, comece a escrever que o GNUCASH tenta concluir com a funcionalidade de autocomplete, senão pressione Selecionar… para abrir a janela de pesquisa.
  • Informações de Cobrança – Projeto (opcional): relaciona um serviço do fornecedor com a cobrança.
  • Informações de Cobrança – ID da Cobrança: o ID do fornecedor para a cobrança (por exemplo, o número da nota fiscal).
  • Informações de Cobrança – Formas de Pagamento: são os acordos firmados para a forma de pagamento desta cobrança. As Formas de Pagamento podem ser cadastradas na funcionalidade específica.
  • Projeto de Reembolso Padrão – Cliente (opcional): o cliente para associar com esta cobrança. Isto é usado para cobrar o cliente depois.
  • Projeto de Reembolso Padrao – Serviço (opcional): o serviço do cliente para relacionar com esta cobrança.

Janela para cadastro de nova conta (cobrança).

Quando você clica em OK a Edição da Conta se abre.

Editar

A partir da janela de edição da conta você pode lançar os itens da lista de itens comprados, de forma similar a como uma janela de registros funciona.

Janela de edição da Cobrança

Existem 12 colunas na área de lançamentos da nota:

  • Data – a data que o item foi vendido.
  • Faturado – está relacionado com o item desta fatura. Se estiver marcado com um X significa que o item está anexado a fatura (?)
  • Descrição (opcional) – é como o item ou serviço é chamado.
  • Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. É possível colocar a informação de centro de custo aqui, ou usar uma das três ações predefinidas, horas, material ou projeto.
  • Conta de Despesa – selecione a conta na qual ira incidir a despesa referente a este item.
  • Quantidade – representa quantos itens foram comprados.
  • Preço unitário – é o preço unitário do item.
  • Tributável? – o X marca se o item é tributável. Clique o campo para alternar o valor da marcação.
  • Impostos incluídos? – o imposto já está incluído no preço unitário? Um X significa que sim.
  • Tabela de impostos (opcional) – menu pop-up que permite a escolha da tabela de impostos disponível, a qual foi previamente cadastrada. Se o tributo não está incluído no valor unitário do item, o sistema utiliza esta tabela para calcular o montante da taxa.
  • Subtotal (não editável) – valor calculado para este item (menos o imposto)
  • Cobrável? – este item será repassado para o cliente ou projeto/serviço?

Quando você terminar o lançamento dos itens, publique (envie) a fatura.

Enviar

Quando você termina de editar uma fatura você deve ‘Enviá-la’. Não é obrigado enviar uma fatura, é possível fechar e retornar mais tarde. O envio de uma fatura coloca as respectivas transações para dentro das contas de Contas a Pagar (passivo). A janela de Enviar Fatura aparece e questiona o usuário para lançar algumas informações:

Janela para envio de fatura.

  • Data de Submissão – especifica a data para as transações lançadas para dentro da conta de Contas a Pagar.
  • Data de Pagamento – é a data na qual o pagamento para a Fatura é esperada.
    • Se você especificar uma forma de pagamento quando a fatura foi criada, a data é calculada de acordo com o os termos selecionados e o campo de lançamento não é sensível.
    • Se você não foi especificada a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
  • Descrição – é uma descrição arbitrária. É a descrição que aparece na transação da Conta a Pagar.
  • Submeter para a Conta – selecione a conta do tipo Conta a Pagar para a qual a transação será enviada. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas a pagar existente.
  • Acumular divisões? – mostra se todos os lançamentos da fatura serão lançados em uma única transação. Para o exemplo temos Papel A4 e Papel Carta como itens da fatura:
    • Se a caixa estiver marcada – uma transferência simples na conta de Contas a Pagar no valor de $310 será gravada
    • Se a caixa não estiver marcada – a transação criada na conta de Contas a Pagar mostra duas transferências a partir da conta de despesa. Uma divisão de $150 e outra divisão de $160 para Papel A4 e Papel Carta respectivamente.

Procurar

Para procurar uma cobrança existente, use o menu Empresa → Fornecedor → Localizar Conta.

Nota: antes de poder editar uma fatura é necessário ‘Retirar o Envio’ através do comando Cancelar Fatura.

Serviço de Fornecedor

Serviços de fornecedores são usados para agrupar múltiplas cobranças de um único fornecedor. O uso dos serviços do fornecedor é opcional. Esta funcionalidade é útil quando você tem múltiplos serviços para o mesmo fornecedor e gostaria de visualizar todas as cobranças para um único serviço.

Para usar os serviços de fornecedor, você deve cria-los usando a aplicação Empresa → Fornecedor → Novo Serviço. Você verá a janela para Novo serviço. Os campos editáveis são:

  • Informação do Projeto – Número do serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se você deixar em branco um número será escolhido para você.
  • Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que você deseja atribuir ao novo trabalho.
  • Informação do Dono – Fornecedor: é o fornecedor para quem o serviço é criado.
  • Informação do Dono – ID da Cobrança: é a referencia do fornecedor para este serviço (p. ex. seu número de ordem de compra).
  • Projeto Ativo – alterna se este serviço está ativo ou não.

Janela de Novo Serviço de Fornecedor.

Processar Pagamento

Eventualmente você precisará pagar as suas contas. Para isso, use a aplicação encontrada em Empresa → Fornecedor → Processar Pagamento.

A aplicação Pagamento processo consiste em:

  • Informação de pagamento – Fornecedor: é o fornecedor que você deseja pagar. Este campo possui a funcionalidade de autocompletar para ajudar no preenchimento. Pode ser localizado um fornecedor cadastrado clicando em Selecionar…
  • Informações de Pagamento – Cobrança: é a fatura que se deseja pagar.
  • Informações de Pagamento – Data: a data na qual se deseja efetuar o pagamento, normalmente a data atual.
  • Informações de pagamento – Quantia: o montante de dinheiro transferido para este pagamento.
  • Informações de pagamento – Num: o número do cheque ou do documento usado como instrumento de pagamento.
  • Informações de pagamento – Comentário: quaisquer comentários sobre este pagamento.
  • Enviar Para: a conta do tipo ‘Contas a Pagar’ para enviar esta transação.
  • Conta de transferência: a conta a partir da qual o dinheiro sai para efetuar o pagamento.

Janela para processar pagamentos.

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GNUCASH – Contas a Pagar (1 de 2)

As Contas a Pagar se referem a contabilização de produtos ou serviços os quais uma empresa comprou e precisa ainda pagar.

Conceitos Básicos

Os artigos que tratam de contas a pagar focam nestes termos que contabilizam produtos e serviços comprados que devem ter os respectivos pagamentos agendados.

Configuração Inicial

Da mesma forma que abordamos as contas a receber, duas coisas preliminares devem ser feitas para configurar o GNUCASH de modo que o permita manipular as contas a pagar para uma empresa. São elas:

Configuração das Contas

Há várias maneiras diferentes de criar uma hierarquia de contas para empresas. A seguir uma hierarquia básica para controle de Contas a Pagar:

  • Ativo
    • Banco
  • Passivo
    • Contas a Pagar
  • Despesas
    • Despesas de Contas a Pagar

Você precisa incluir contas adicionais de ativos e contas que representam despesas reais para fazer esta hierarquia útil. Os aspectos importantes desta hierarquia são que você precisa uma conta de despesa e uma conta de Contas a Pagar com o tipo Contas a Pagar.

Registro da Empresa

O registro da conta está descrito no artigo Contas a Receber (1 de 2) na seção de mesmo nome.

Componentes do Sistema

Existe um conjunto de funcionalidades no GNUCASH a qual permite a manipulação das Contas a Pagar. Analogamente ao conjunto das Contas a Receber temos componentes que formam o sistema de contas a pagar e vamos descrever um pouco destas características. Estes componentes estão disponíveis através do menu Empresa → Fornecedor. São eles:

  • Fornecedores: são pessoas ou empresas para as quais você compra produtos ou serviços com crédito.
  • Conta: representam as cobranças físicas dos fornecedores enviadas para requisitar o pagamento a partir de você. Uma cobrança com uma lista de itens das coisas que você comprou.
  • Serviços: é onde são cadastrados os serviços recebidos pelo fornecedor. Os serviços são mecanismos pelos quais você pode agrupar várias cobranças de um fornecedor específico.
  • Processar Pagamento: é onde você registra os pagamentos para um fornecedor para quem você deve dinheiro.

Fornecedor

São pessoas ou empresas que prestam serviços ou vendem algum bem para você. Os fornecedores devem ser cadastrados dentro do sistema de Contas a Pagar.

Novo Fornecedor

Para cadastrar um novo fornecedor acesso o menu Empresa → Fornecedor → Novo Fornecedor. Preencha as informações gerais. Vejamos uma lista das opções existentes:

  • Identificação – Nº do Fornecedor: pode ser qualquer número pelo qual você gostaria de se referir a ele. Você pode deixar vazio e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: nome da empresa do fornecedor.
  • Identificação – Ativo: informa se o fornecedor é ativo. Útil para quando se tem fornecedores passados que não são mais trabalhados.
  • Endereço de Pagamento – Nome: é o nome do contato da pessoa que recebe os pagamentos que você realiza.
  • Comentários: registros de quaisquer comentários adicionais sobre o fornecedor. Use-o para rastrear nomes de pessoas de contato dentro do fornecedor, por exemplo.
  • Informações de Pagamento – Moeda: especifica a moeda padrão para o pagamento.
  • Informações de Pagamento – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este fornecedor. Informações de pagamento devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se impostos estão incluídos na cobrança deste fornecedor. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes da cobrança.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Pagamento – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada às contas vindas dos fornecedores. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.

Janela de cadastro de Novo Fornecedor.

Localizar e Editar

A funcionalidade de localizar e editar Fornecedores é semelhante àquela descrita no artigo Contas a Receber (1 de 2). Para maiores informações por favor consulte a seção de mesmo nome.

GNUCASH – Contas a Receber (1 de 2)

Contas a receber são referentes aos produtos ou serviços fornecidos por sua empresa e aos quais não houve o recebimento. Neste artigo serão apresentados alguns conceitos básicos, as configurações necessárias das contas para o controle de Contas a Receber e também o cadastro de clientes e outras funcionalidades necessárias para este controle.

Visão geral sobre características de negócios

As necessidades contábeis de um negócio são um tanto diferentes das necessidades da contabilidade pessoal. Empresas possuem clientes que devem dinheiro, fornecedores aos quais é devido dinheiro, folha de pagamento para empregados, tributos mais complexos, etc. O GNUCASH oferece funcionalidades orientadas a empresas para ajudar nestas necessidades.

As contas a receber registram as vendas para as quais não houve pagamento imediato. As contas a pagar registram cobranças recebidas, mas que podem ser pagas depois. Estes tipos de contas são usados principalmente quando você tem muitas cobranças e recebimentos fluindo para dentro e para for a do caixa e não quer (e não pode) perder o controle sobre elas. Para a maioria dos usuários domésticos, contas a pagar e a receber são muito complicados para valer a pena o esforço.

Conceitos básicos

Contas a receber se referem aos produtos ou serviços fornecidos e para os quais não houve o recebimento do dinheiro. Isto é representado no plano de contas como um ativo, porque a expectativa é que você receberá o pagamento em breve.

Configuração Inicial

Para configurar o GNUCASH a fim de manipular as contas a receber para uma empresa duas coisas preliminares devem ser feitas. A primeira é construir uma hierarquia de contas apropriada e a segunda é registrar a empresa no GNUCASH.

Configuração das Contas

Existem diferentes maneiras de configurar a hierarquia de contas para empresas.

Para usar o sistema de contas a receber integrado no GNUCASH você deve primeiro configurar uma conta (geralmente uma subconta do Ativo) definida com a conta tipo Contas a Receber.

Hierarquia básica de contas a receber:

  • Ativos
    • Conta corrente
    • Contas a receber
  • Receitas
    • Vendas

Você precisa incluir uma conta adicional de despesa e uma conta de receita nesta hierarquia para que ela se torne útil. Aspectos importantes desta hierarquia são usos de contas de Receita e uma conta de Ativo do tipo Contas a Receber.

Nota: você não precisa criar uma conta do tipo Contas a Receber para cada cliente. O GNUCASH mantém internamente o rastreamento dos clientes e fornece relatórios de ‘pré-clientes’ baseado nesta funcionalidade.

Registros da Empresa

Depois de construir a estrutura de contas, registre o arquivo do GNUCASH como pertencente à sua empresa.

Para registrar sua companhia, selecione Arquivos → Propriedades:

  • Lance o nome da sua empresa seguido de informações de contatos, tais como, número telefônico, número do fax, endereço de e-mail e URL do website.
  • Entre com o CNPJ no campo ‘Identificador da Empresa’

Componentes do Sistema

O GNUCASH tem um sistema integrado para controle de recebíveis. As transações geradas pelo sistema de contas a receber são gravadas dentro de uma conta do tipo Contas a Receber. Você geralmente não trabalha diretamente com estas contas. Trabalha-se com quatro componentes de aplicação integrados disponíveis através do submenu Empresa → Clientes. Estes quatro componentes são:

  • Clientes: são pessoas ou companhias para as quais você vende produtos ou serviços sob forma de crédito.
  • Faturas: representam as faturas físicas enviadas para clientes a fim de requisitar pagamentos. Estas faturas contem uma lista de itens das coisas que foram vendidas.
  • Serviço (opcional): é onde são cadastrados os serviços prestados. Serviços são mecanismos com os quais você pode agrupar múltiplas faturas para um cliente em particular.
  • Processar pagamentos: é usado para registrar os pagamentos recebidos a partir de um cliente.

Veremos cada uma destas funcionalidades a seguir.

Clientes

Clientes são pessoas ou empresas para os quais se vendem bens ou serviços. Eles devem ser registrados com o sistema de contas a receber.

Novo

Para registar um novo cliente, selecione o menu Empresa → Cliente →Novo Cliente. Preencha as informações tais como Nome da Empresa, Endereço, Fone, Fax, etc. A seguir uma lista de outras opções.

  • Identificação – Número do Cliente: pode ser qualquer número ou código alfa numérico que identifique este cliente. Pode ser deixado em branco e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: campo alfa numérico para entrar com o nome (Razão Social ou Nome Fantasia) do cliente.
  • Identificação – Ativo: diferencia clientes ativos dos inativos. Isto é útil quando você tem muitos clientes no passado e você quer ver apenas os que estão demandando atualmente.
  • Endereço de Cobrança – Nome: é o nome do contato do cliente, aquele que recebe as faturas.
  • Informação de Cobrança – Moeda: especifica a moeda padrão para as cobranças.
  • Informação de Cobrança – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este cliente. Informações de cobrança devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança – Desconto: fornece o percentual padrão base para o cliente na criação de uma fatura. Lance os valores de 0 a 100. Você pode sobrepor o valor do desconto quando cria uma fatura.
  • Informação de Cobrança – Limite de Crédito: armazena um credito máximo que você deseja ceder ao cliente. Este campo é para propósitos de referencia apenas. O GNUCASH não usa este valor.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se por padrão existe ou não tributos incluídos nos montantes da fatura. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes das faturas.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Cobrança – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada aos itens listados na fatura. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.
  • Endereço Postal: grava as informações do endereço postas se este for diferente do endereço de cobrança. O endereço postal é para referencia. O GNUCASH não usa estes valores.

Esta é janela de Novo Cliente:

Janela para cadastro de Novo Cliente.

Localizar e Editar

Para procurar por um cliente existente, use a janela acessada pelo menu Empresa → Clientes → Localizar Cliente. Você seleciona um cliente para visualizar ou editar a partir dos resultados da busca. Esta janela é também usada para encontrar clientes na criação de faturas e processamento de pagamentos.

Janela usada para localizar clientes.

Se muitos clientes coincidir com o critério de busca fornecido, a busca pode ser refinada pela execução de busca adicional dentro do resultado atual. O conjunto de resultado atual é pesquisado quando o rabio button Refinar pesquisa atual está selecionado. O GNUCASH seleciona esta opção para você depois de rodar a primeira pesquisa.

Se os clientes procurados não correspondem com a os critérios de busca, altere os critérios, cliquem no radio Nova pesquisa e então no botão localizar.