GNUCASH – Contas a Pagar (1 de 2)

As Contas a Pagar se referem a contabilização de produtos ou serviços os quais uma empresa comprou e precisa ainda pagar.

Conceitos Básicos

Os artigos que tratam de contas a pagar focam nestes termos que contabilizam produtos e serviços comprados que devem ter os respectivos pagamentos agendados.

Configuração Inicial

Da mesma forma que abordamos as contas a receber, duas coisas preliminares devem ser feitas para configurar o GNUCASH de modo que o permita manipular as contas a pagar para uma empresa. São elas:

Configuração das Contas

Há várias maneiras diferentes de criar uma hierarquia de contas para empresas. A seguir uma hierarquia básica para controle de Contas a Pagar:

  • Ativo
    • Banco
  • Passivo
    • Contas a Pagar
  • Despesas
    • Despesas de Contas a Pagar

Você precisa incluir contas adicionais de ativos e contas que representam despesas reais para fazer esta hierarquia útil. Os aspectos importantes desta hierarquia são que você precisa uma conta de despesa e uma conta de Contas a Pagar com o tipo Contas a Pagar.

Registro da Empresa

O registro da conta está descrito no artigo Contas a Receber (1 de 2) na seção de mesmo nome.

Componentes do Sistema

Existe um conjunto de funcionalidades no GNUCASH a qual permite a manipulação das Contas a Pagar. Analogamente ao conjunto das Contas a Receber temos componentes que formam o sistema de contas a pagar e vamos descrever um pouco destas características. Estes componentes estão disponíveis através do menu Empresa → Fornecedor. São eles:

  • Fornecedores: são pessoas ou empresas para as quais você compra produtos ou serviços com crédito.
  • Conta: representam as cobranças físicas dos fornecedores enviadas para requisitar o pagamento a partir de você. Uma cobrança com uma lista de itens das coisas que você comprou.
  • Serviços: é onde são cadastrados os serviços recebidos pelo fornecedor. Os serviços são mecanismos pelos quais você pode agrupar várias cobranças de um fornecedor específico.
  • Processar Pagamento: é onde você registra os pagamentos para um fornecedor para quem você deve dinheiro.

Fornecedor

São pessoas ou empresas que prestam serviços ou vendem algum bem para você. Os fornecedores devem ser cadastrados dentro do sistema de Contas a Pagar.

Novo Fornecedor

Para cadastrar um novo fornecedor acesso o menu Empresa → Fornecedor → Novo Fornecedor. Preencha as informações gerais. Vejamos uma lista das opções existentes:

  • Identificação – Nº do Fornecedor: pode ser qualquer número pelo qual você gostaria de se referir a ele. Você pode deixar vazio e um número será escolhido automaticamente.
  • Identificação – Nome da Empresa: nome da empresa do fornecedor.
  • Identificação – Ativo: informa se o fornecedor é ativo. Útil para quando se tem fornecedores passados que não são mais trabalhados.
  • Endereço de Pagamento – Nome: é o nome do contato da pessoa que recebe os pagamentos que você realiza.
  • Comentários: registros de quaisquer comentários adicionais sobre o fornecedor. Use-o para rastrear nomes de pessoas de contato dentro do fornecedor, por exemplo.
  • Informações de Pagamento – Moeda: especifica a moeda padrão para o pagamento.
  • Informações de Pagamento – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este fornecedor. Informações de pagamento devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
  • Informação de Cobrança Impostos Incluídos: isto especifica se impostos estão incluídos na cobrança deste fornecedor. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
    • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes da cobrança.
    • Não: significa que não estão incluídos.
    • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
  • Informação de Pagamento – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada às contas vindas dos fornecedores. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.

Janela de cadastro de Novo Fornecedor.

Localizar e Editar

A funcionalidade de localizar e editar Fornecedores é semelhante àquela descrita no artigo Contas a Receber (1 de 2). Para maiores informações por favor consulte a seção de mesmo nome.

GNUCASH – Depreciação (2 de 2)

Esta segunda parte do tema Depreciação traz algumas informações práticas para a manipulação destes dados.

Configuração das contas

Devido às muitas praticas contábeis para depreciação, existem também muitas maneiras de configurar as contas para este fim. Vamos apresentar aqui um método geral que deve ser suficientemente flexível para lidar com a maioria das situações. A primeira conta que você precisa é uma conta de Custo de Ativo (tipo de conta Ativo, no GNUCASH), que é simplesmente onde você grava a compra original do ativo. Normalmente, esta compra é realizada por uma transação de sua conta bancária.

Para manter o rastreamento da depreciação do ativo você necessitará de duas contas de depreciação. A primeira é uma conta de Depreciação Acumulada na qual será coletada a soma de todos os montantes de depreciação e conterá valores negativos. No GNUCASH essa conta é do tipo Ativo. A conta de Depreciação Acumulada é equilibrada pela conta Despesa de Depreciação, na qual toda despesa de depreciação periódica será gravada. No GNUCASH esta é uma conta do tipo Despesa.

A seguir está uma hierarquia genérica para o rastreamento de depreciação de dois ativos, ITEM1 e ITEM2. A conta de Custo do Ativo é equilibrada pela conta de Banco e a conta Depreciação Acumulada é equilibrada pela conta Despesas:Depreciação.

  • Ativos
    • Ativos Fixos (ou Imobilizados)
      • ITEM1
        • Custo (conta de Custo do Ativo)
        • Depreciação (conta de Depreciação Acumulada)
      • ITEM2
        • Custo (conta de Custo do Ativo)
        • Depreciação (conta de Depreciação Acumulada)
    • Ativos Atuais
      • Banco
  • Despesas
    • Depreciação (conta de Despesa de Depreciação)

Uma das características da hierarquia de contas é que prontamente se podem prontamente observar os valores sumarizados dos ativos depreciados. O total da conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1 mostra o valor estimado atual para o item 1, a conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1:Custo mostra o valor total pago pelo item 1, a conta Ativos:Ativos Fixos:ITEM1:Depreciação mostra a depreciação acumulada para o item 1 e, finalmente, a conta Despesas:Depreciação demonstra o total acumulado para todos os itens de seus Ativos.

É certamente possível usar outra hierarquia de contas. Uma configuração popular das contas é combinar as contas do Custo do Ativo e da Depreciação Acumulada. Esta configuração tem uma vantagem de ter menos contas, mas com a desvantagem de determinar alguns detalhes sumarizados mencionados no parágrafo anterior, para isso, deverá abrir a janela de registros da conta.

Atualmente o lançamento dos montantes de depreciação é realizado de forma manual em todo o período contábil. Não existe (pelo menos ainda) uma forma de realizar automaticamente os cálculos de esquemas de depreciação. No entanto, uma vez que o período contábil é anual, não é realmente um grande trabalho fazer isso pelas próprias mãos.

Exemplo

Imagine-se um fotógrafo que usa um carro e uma câmera valiosa para realizar o seu trabalho. Você irá querer rastrear a depreciação destes itens por que você pode provavelmente deduzir a depreciação dos impostos do seu negócio.

O primeiro passo é criar a hierarquia de contas (como mostrado anteriormente, substitua o ITEM1 e o ITEM2 por carro e câmera). Agora, grave a compra de seus ativos pela transferência de dinheiro a partir da conta do banco para a conta apropriada Ativos:Custos de cada item. (ilustrando: a conta Ativos:Custos Fixos:Carro:Custos para os valores relativos ao carro). Neste exemplo, você inicia com $30k no banco o custo do carro é de $20k e a câmera custa $10k e ambos foram comprados em 1/jan/2009.

Janela principal para o exemplo da depreciação do ativo, antes da depreciação.

Utilizando um código de tributação, percebemos que devemos relatar a depreciação destes itens usando o esquema de soma de dígitos, sobre um período de cinco anos. Então, a depreciação anual para o carro será de $6.667, $5.333, $4.000, $2.667, $1.333 arredondados para os anos 1 a 5 respectivamente. Os montantes de depreciação da câmera serão $3.333, $2.667, $2.000, $1.333, $667. Consulte o artigo anterior (GNUCASH – Depreciação 1 de 2) para saber as maneiras de cálculo destes valores.

Para cada período contábil (isto é, ano fiscal) você deve gravar a depreciação como uma despesa na respectiva conta de Depreciação Acumulada (por exemplo: a conta Ativos:Ativos Fixos:Carro:Depreciação). Estas duas janelas abaixo mostram a depreciação acumulada do carro e a janela principal de contas depois do terceiro ano (isto é, três períodos) usando o esquema de depreciação por soma de dígitos.

A janela de registros da depreciação do ativo

A janela principal da depreciação do ativo.

Nota: cautela – depreciação e impostos são intimamente ligados, pode não ser sempre uma escolha arbitraria o método escolhido. A utilização de cálculos errados pode acarretar maiores custos de recurso de tempo que se for adotada maneira correta na primeira vez, então se você planeja depreciar ativos, é prudente ter certeza dos esquemas que serão permitidos e necessários.

GNUCASH – Empréstimos (1 de 2)

Este artigo traz alguns conceitos e terminologias usadas quando tratamos de empréstimos. No Brasil é muito comum pensarmos os empréstimos em termos de financiamentos, sem problemas, todos os termos podem ser aplicados também para este fim. Veremos também o uso da ferramenta de cálculo de financiamentos, fornecida pelo sistema.

Conceitos básicos

Um empréstimo é definido como uma operação financeira em que alguém paga pelo uso do dinheiro de outra pessoa. Há muitos exemplos familiares de empréstimos: cartões de créditos, financiamentos de automóveis e casa, hipotecas ou um empréstimo de negócio.

Terminologia

Antes de discutir o rastreamento de empréstimos no GNUCASH especificamente, será útil apresentar um glossário de terminologia. Os termos apresentados a seguir representam alguns dos conceitos básicos encontrados relativos aos empréstimos. É uma boa ideia se familiarizar com esses termos, ou pelo menos, voltar a esta lista, se você encontrar uma palavra desconhecida nos conteúdos posteriores.

  • Amortização – é um processo de extinção de uma dívida através de pagamentos periódicos, que são realizados em função de um planejamento, de modo que cada prestação corresponde à soma do reembolso do capital ou do pagamento dos juros do saldo devedor, podendo ser o reembolso de ambos, sendo que os juros são sempre calculados sobre o saldo devedor. Em outras palavras, é um plano de extinção de dívida o qual irá assegurar que um empréstimo é pago utilizando igual valor para pagamentos mensais. Estes pagamentos são geralmente divididos em principal e juros, quando o montante do principal por aumentos de pagamento (e diminui juros) como o período de amortização decorre.
  • Mutuário – a pessoa ou empresa que recebe o dinheiro de um empréstimo.
  • Mutuante – pessoa que mutua, ou seja, que cede o empréstimo.
  • Padrão – quando um devedor não pagar um empréstimo de acordo com os termos acordados com o credor.
  • Adiamento – um atraso temporário no reembolso de um empréstimo.
  • Inadimplência – é o termo que se refere a pagamentos atrasados.
  • Desembolso – montante do empréstimo pago ao mutuário. Alguns empréstimos têm desembolsos múltiplos, ou seja, o mutuário não receber o montante total do empréstimo ao mesmo tempo.
  • Juros – a despesa cobrada pelo credor ao devedor para o uso do dinheiro emprestado. Este é normalmente expressa em termos de uma percentagem anual cobrada sobre o capital emprestado, conhecida como a taxa anual efetiva global.
  • Credor – a empresa ou pessoa que empresta dinheiro a um devedor.
  • Taxa de empréstimo – uma taxa cobrada para processar uma aplicação de empréstimo. É cobrada para cobrir algumas despesas envolvidas no processamento do pedido, incluído verificação de crédito, avaliação de bens e custos administrativos.
  • Principal – o valor original do empréstimo, ou o montante do empréstimo original que ainda é devido. Quando você faz um pagamento mensal de um empréstimo, parte do dinheiro paga os juros e parte paga o principal.
  • Nota Promissória – o acordo legal entre o mutuário e o credor sobre o empréstimo.

Configurando as contas

Um mutuário obtém um empréstimo geralmente com a intenção de fazer uma compra de algo de valor. Na verdade, a maioria dos empréstimos exige que o mutuário comprem alguns ativos predeterminados, tal como uma casa. Esse ativo é o seguro contra o mutuário não pagar o empréstimo. Há exemplos de empréstimos que não têm necessariamente um ativo de alto valor associado, tais como empréstimos educacionais.

Para a estrutura de contas apresentada aqui, vamos supor que o empréstimo foi usado para comprar um ativo.

Um empréstimo é um passivo, os juros que você acumula sobre o empréstimo é uma despesa em andamento e todas as taxas administrativas que você deverá pagar é outra despesa. A coisa comprada com o dinheiro de um empréstimo é um ativo. Com esses parâmetros, podemos agora apresentar uma estrutura de contas básicas empréstimo:

  • Ativos
    • Ativos Atuais
      • Conta Poupança
    • Ativos fixos (ou ativos imobilizados)
      • Ativos Adquiridos
  • Passivos
    • Empréstimos
      • Hipoteca
  • Despesas
    • Juros
      • Juros da Hipoteca
    • Taxas Administrativas da Hipoteca

O GNUCASH possui uma configuração predefinida de hierarquia de contas para controle de empréstimos, incluindo empréstimos para automóveis e casa e hipotecas (comum para o mercado estrangeiro). Para acessar estas estruturas de contas predefinidas, clique em Ações → Nova Hierarquia de Contas.. e selecione as contas com os tipos de empréstimos os quais você está interessado (novas contas poderão ser adicionadas no plano de contas atual).

Cálculos

A determinação do calendário de amortização, montantes de pagamentos periódicos, valor total de pagamento ou taxas de juros do empréstimo podem ser tarefas complexas. Para ajudar e facilitar estes tipos de cálculos, o GNUCASH tem uma funcionalidade de calculadora de pagamento de empréstimo. Para acessar esta calculadora acesso o menu Ferramentas → Loan Repayment Calculator (o item de menu está ainda em inglês na aplicação).

Imagem da funcionalidade de calculadora de empréstimos (financiamentos) – Loan Repayment Calculator.

A calculadora de financiamentos pode ser usada para calcular qualquer um dos parâmetros: períodos de pagamento, taxa de juros, valor atual (valor presente), pagamento periódico ou valor futuro dados que os outros 4 valores estão definidos. É necessário especificar os métodos de composição (acumulação) e pagamento. Vejamos a seguir:

  • Períodos de pagamento – o números de períodos de pagamentos (número de parcelas).
  • Taxa de juros – a taxa de juros nominal do financiamento, por exemplo: a taxa de juros anual.
  • Valor atual (presente) – o valor presente que você deve o empréstimo, por exemplo: montante atual devido do financiamento.
  • Pagamento periódico – o valor a ser pago por período (valor da prestação).
  • Valor futuro – o valor futuro do financiamento, por exemplo: o montante devido depois de passados todos os períodos do empréstimo.
  • Acumulação (acumulando) – existem dois métodos de acumulação de juros, discreto e continuo. Para acumulação discreta selecione a frequência de acumulação na combo com a faixa de anual até diária.
  • Período – a combo permite selecionar a frequência do pagamento dentro da faixa que vai de anual até diária. Você pode selecionar se seus pagamentos ocorrem no começo ou final do período.

Exemplo: pagamento mensal

Em quanto tempo você pagaria um empréstimo de $20.000 com uma taxa de juros fixa de 10% com capitalização mensal, se você paga $500 por mês?

Para fornecer este calculo, deixe vazio o Períodos de pagamento, lance 10 na Taxa de juros, 20000 no Valor atual, -500 no Pagamento periódico e 0 no Valor futuro (você não quer ficar devendo no final do empréstimo). A composição dos juros é mensal e os pagamentos são também mensais. Assuma o pagamentos no fim do períodos e o acumulado mensal. Agora clique em Calcular. Você deve ver o valor de 49 no campo Períodos de pagamentos.

Resposta: você terá pagado o empréstimo em 4 anos e um mês (49 meses).

Avançado: detalhes dos cálculos

A fim de discutir as fórmulas usadas pela calculadora de pagamento de empréstimos, nós primeiros devemos definir algumas variáveis.

n Número de períodos de pagamento
%i Taxa cobrada de juros nominal
PV Valor presente (presente value)
PMT Valor da parcela (pagamento periódico)
FV Valor futuro (future value)
CF Frequência do acumulado por ano (Compounding Frequency per year)
PF Frequência de pagamento por ano (Payment Frequency per year)

Valores normais para CF e PF:

1 Anual
2 Semestral
3 Quadrimestral
4 Trimestral
6 Bimestral
12 Mensal
24 Quinzenal
26 A cada duas semanas
52 Semanalmente
360 Diário
365 Diário

Conversão entre taxa de juros nominal e efetiva

Quando se busca a resolução para n, PV, PMT ou FV a taxa nominal (i) deve ser antes convertida na taxa de juros efetiva para o período de pagamento (ieff). Esta taxa, ieff, é então usada para computar a variável selecionada. Então, nos precisamos de equações as quais convertem i para ieff e ieff para i.

Para converter de i para ieff, as seguintes expressões são usadas:

Juros discretos:

Juros contínuos:

A equação financeira básica

Uma equação que fundamentalmente vincula 5 variáveis. É conhecida como a equação financeira fundamental:

Sendo: x = 0 para o fim do período de pagamento e x = 1 para o inicio do período de pagamento.

Desta equação, as funções as quais resolvem as variáveis individuais podem ser derivadas (algumas equações auxiliares).

Sendo então:

Ou

Exemplo: pagamento mensal

Vamos recalcular o exemplo anterior, mas desta vez sem o uso da calculadora de financiamento do GNUCASH. Qual o pagamento mensal para um empréstimo de valor $100.000 em 30 anos com uma taxa de juros fixada em 4% ao ano?

Primeiro, vamos definir as variáveis:

x = 0 (para o pagamento no fim do período).

O segundo passo é converter a taxa de juros nominal (i) para a taxa de juros efetiva (ieff). Como os períodos de pagamentos são considerados mensais, portanto discretos, devemos fazer a conversão da taxa de juros anual em taxa de juros mensal, pela seguinte equação:

A qual resulta em:

Agora podemos calcular A e B

Com os valores de A e B, podemos calcular nossa variável desconhecida PMT.

Resposta: você deve pagar mensalmente o valor de $477,42.

Este é um artigo que possui várias informações conceituais que deixam a leitura cansativa. Os próximos trarão informações mais práticas de como controlar os empréstimos com nosso plano de contas. Até lá.