GNUCASH – Controlar Folha de Pagamentos

A folha de pagamento é um registro financeiro de salários, pagamentos líquidos, pagamentos de férias e deduções para um empregado. Este artigo mostra como fazer o rastreamento de folhas de pagamento usando o GNUCASH.

IMPORTANTE: Não é o objetivo do presente artigo a discussão sobre a tributação legal que envolve o pagamento de folha de pagamento, mas sim demonstrar a maneira de manipular estas informações utilizando o sistema. É sempre recomendado que um profissional da área seja consultado para que os procedimentos corretos e aceitos pela lei sejam respeitados.

Conceitos Básicos

Folha de pagamento é basicamente qualquer coisa relacionada a pagamento de benefícios ou dinheiro para um empregado. A folha de pagamento e uma das tarefas mais complexas da contabilidade porque existem muitas maneiras diferentes de contas, pessoas e entidades envolvidas no pagamento de salários.

A folha de pagamento é geralmente contabilizada por uma despesa. Algumas vezes armazenam alguma despesa de folha em uma conta de passivo em curto prazo. Isto é útil para coisas tais como tributos relacionados à folha, os quais devem ser pagos em diferentes tempos a um empregado. O empregado deve ser pago mensalmente enquanto que existem tributos que podem ser pagos em frequências menores. Este artigo apresenta uma metodologia na qual salários de folha são despesas e tributos são armazenados em contas de passivos.

Nota: o GNUCASH não possui um sistema de folha de pagamento integrado. Enquanto são rastreadas informações de despesas de folha no GNUCASH, os cálculos de tributos e deduções devem ser feitos fora do GNUCASH.

Configuração das Contas

A legislação tributária deve ser considerada na configuração das contas. Esta seção apresenta uma estrutura muito simples para pagamento de folha de pagamento.

Assuma que você deve pagar apenas 2 tributos, Tributo1 e Tributo2, e que cada um tem uma parcela de contribuição do empregado e uma do empregador.

O salário do empregado e estes dois tributos são contas de despesas. Os componentes são contas de passivo. As contas de passivo dos tributos são onde você acumula os tributos retidos para todos os seus empregados. Os tributos são pagos mais tarde para os órgãos governais apropriados.

O layout simples para as contas de folha de pagamento:

  • Ativos
    • Conta corrente
  • Passivo
    • Tributo 1 (conta de armazenamento para curto prazo – provisão)
    • Tributo 2 (conta de armazenamento para curto prazo – provisão)
  • Despesas
    • Salários
    • Tributo 1
    • Tributo 2

Nota: resista à tentação de criar uma subconta por empregado para rastrear os salários individuais. Criar uma conta para cada empregado leva a uma grande lista de contas de difícil manipulação. Imagine a estrutura das contas depois de alguns anos e empregados indo e vindo. É muito mais simples manter a folha dos empregados registrada dentro de uma conta simples (Despesas:Salários, por exemplo) e usar um relatório para visualizar as informações dos empregados.

Protocolo

O GNUCASH não tem um sistema integrado de folha de pagamento. A aplicação pode rastrear suas despesas de folha de pagamento, mas você precisa desenvolver um procedimento para desempenhar os cálculos de folha fora do GNUCASH, por exemplo, em uma planilha eletrônica. Nesta seção um procedimento será apresentado. Você pode usar este procedimento simples como um modelo.

Passo 1: lista de deduções

O primeiro passo para o procedimento de cálculo de folha é criar uma lista de todos os tributos e deduções possíveis para cada empregado. Cada lançamento deveria incluir as definições e formulas para calcular cada valor. Uma vez que o procedimento de cálculo está estabelecido alterações serão realizadas apenas quando a legislação de folha de pagamentos ou os tributos sofrerem alterações.

No cenário proposto, temos a seguinte lista de variáveis:

  • SAL_BRUTO_E – salário bruto do empregado
  • TRIBUTO1_E – contribuição do empregado para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E)
  • TRIBUTO2_E – contribuição do empregado para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E)
  • TRIBUTO1_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E)
  • TRIBUTO2_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E)

Nota: o salário líquido do empregado (SAL_LIQ_E) é definido como SAL_BRUTO_E = TRIBUTO1_E – TRIBUTO2_E e não precisa ser adicionado na lista uma vez que é composto por itens já existentes.

Coloque as formulas para cálculo de cada dedução da lista. Algumas vezes estas fórmulas são um tanto complexas e algumas vezes eles simplesmente dizem “consulte a tabela XYZ de códigos tributários”.

Note que você pode calcular alguns valores interessantes usando as definições acima. Por exemplo, o valor total do custo para a companhia: SAL_BRUTO_E + TRIBUTO1_C + TRIBUTO2_C

Passo 2: criação do mapa de transações

Quando você registra a folha de pagamento no GNUCASH faça com uma simples transação dividida. Esta transação dividida ‘popula’ as contas de despesa e passivo apropriadas. Se você precisa olhar os detalhes da folha de pagamento mais tarde, abra a transação dividida.

Com a lista de deduções acima, um mapa para transação dividida pode ser gerada. Cada destes itens na lista é mapeado para uma conta no GNUCASH.

Tabela 1: mapa de transações

Conta Crédito Débito
Ativos:Conta Corrente SAL_LIQ_E
Despesas:Salários SAL_BRUTO_E
Passivo:Tributo 1 TRIBUTO1_E
Passivo:Tributo 2 TRIBUTO2_E
Despesas:Tributo 1 TRIBUTO1_C
Passivo:Tributo 1 TRIBUTO1_C
Despesa:TRIBUTO 2 TRIBUTO2_C
Passivo:Tributo 2 TRIBUTO2_C

Note que os componentes TRIBUTO1_C e TRIBUTO2_C têm entradas em ambas as contas de passivo e despesa. O componente de cada tributo referente à empresa é despendido na hora do pagamento da folha, mas permanece como passivo até os tributos serem pagos. (pois nesta hora é que há redução da conta de ativo)

Passo 3: pagar o empregado

Vá até a conta na qual o empregado será pago, por exemplo, a conta Ativos:Conta Corrente. Abra uma transação dividida e entre os valores reais usando o Mapa de Transações acima como guia. Repita para todos os empregados.

Dica: este processo manual é tedioso, especialmente se você tem um grande número de empregados.
Use a funcionalidade de duplicar transações existentes no GNUCASH. Isto economiza tempo na criação das transações, pois não é necessário a digitar novamente os lançamentos. Você ainda precisa alterar os montantes de dinheiro para coincidir com valor real da folha de cada empregado, mas sem precisar construir a transação dividida para cada empregado.

Passo 4: pagar o governo

A ação final a fazer é pagar os tributos ao governo. As contas de passivo listam os tributos para os vários órgãos governamentais e periodicamente você precisa enviar um cheque para o governo para pagar estes gastos. Para fazer isso você simplesmente entra com uma transação de duas contas em (por exemplo) sua conta Ativos:Conta Corrente para abater o valor do passivo do tributo. A transação é entre a conta de conta corrente e a de passivo, nenhuma conta de despesa é envolvida. As contas de despesa são cobradas na hora que o passivo do tributo é gravado.

Exemplo

Usando a configuração das contas apresentada anteriormente, vamos explorar um exemplo. Assuma que existem dois empregados (E1 e E2) os quais recebem $1000 por mês como salário bruto. A contribuição do empregado para os Tributo1 e Tributo2 são 10% e 5% respectivamente. A empresa contribui com 15% e 10% sobre o salário bruto dos funcionários.

Começando com $50k no banco e de fazer qualquer pagamento de folha a hierarquia de contas tem a seguinte aparência:

Configuração inicial para a folha de pagamento

Construindo o protocolo

A lista de deduções para o empregado 1 é:

  • SAL_BRUTO_E – salário bruto do empregado – $1000
  • TRIBUTO1_E – contribuição do empregado para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E) – $100
  • TRIBUTO2_E – contribuição do empregado para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E) – $50
  • TRIBUTO1_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E) – $150
  • TRIBUTO2_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E) – $100

Tabela 2: mapa de transações para o empregado 1

Conta Crédito Débito
Ativos:Conta Corrente $ 850 :: SAL_LIQ_E
Despesas:Salários $ 1000 :: SAL_BRUTO_E
Passivo:Tributo 1 $ 100 :: TRIBUTO1_E
Passivo:Tributo 2 $ 50 :: TRIBUTO2_E
Despesas:Tributo 1 $ 150 :: TRIBUTO1_C
Passivo:Tributo 1 $ 150 :: TRIBUTO1_C
Despesa:TRIBUTO 2 $ 100 :: TRIBUTO2_C
Passivo:Tributo 2 $ 100 :: TRIBUTO2_C

Pagando um empregado

Agora entre com a primeira transação dividida na conta de conta corrente para o empregado 1. A transação dividida deve ser parecer como esta:

Transação dividida para o empregado 1

Dica: quando estiver realizando o pagamento do empregado lance apenas o nome do empregado no campo Descrição. Se você decidir usar a funcionalidade de impressão de cheque do GNUCASH, o cheque é automaticamente feito para o empregado correto. Se você quer gravar outra informação além do nome do funcionário na transação, utilize a área de notas, disponível quando a visualização dividida está ativa.

Repita isto para o Segundo empregado o qual deixará o plano de contas parecido com isto:

Arvore de contas depois dos pagamentos dos salários.

Repeat this for the second employee, which leaves the account hierarchy looking like this:

Pagando o governo

As contas Passivo:Tributo 1 e Passivo:Tributo 2 continuam a manter o quanto se deve pagar para os órgãos do governo, responsáveis por cada taxa. Quando for a hora de pagar estes órgãos, faça a transação a partir da conta Ativos:Conta Corrente para as contas de Passivo. Lembrando que nenhuma conta de despesa está envolvida agora. E janela principal das contas deverá se parecer como este exemplo:

Contas depois de pagar o governo.

GNUCASH – Contas a Receber (2 de 2)

Faturas

Uma fatura é um documento que você envia para um cliente a fim de requisitar o pagamento referente aos produtos ou serviços prestados. O GNUCASH pode gerar e rastrear faturas.

Nova

Para mandar uma fatura a um cliente você precisa primeiro criar uma. Para criar uma fatura acesse o menu Empresa → Cliente → Nova Fatura. O formulário de nova fatura deve ser preenchido apropriadamente:

  • Informação da fatura – número da fatura: é o número de identificação desta fatura. Este é o número interno para esta fatura. Se você deixar o campo em branco um número de fatura será gerado automaticamente.
  • Informação da fatura – data de abertura: a data que esta fatura foi criada.
  • Informação de cobrança – cliente: o cliente o qual recebe esta fatura. Se você lembrar o nome da empresa, escreva-o no campo, no entanto se você não lembra pode procurar com a ferramenta de busca (conforme vimos no artigo anterior).
  • Informação de cobrança – Projeto (opcional): associa a nova fatura com um serviço do cliente. Se você lembrar o nome do serviço lançado no formulário de novo serviço, inicie digitando o campo que o GNUCASH irá auto completar para você. Senão, pressione o botão Selecionar para acessar a janela de busca. Destaque o serviço que você está procurando com um clique no resultado da busca e pressione o botão Selecionar.
  • Informação de cobrança – Id da cobrança: pode ser o número do CPF/CNPJ do cliente ou outra informação de referencia que identifique o cliente. Você deve usar para identificar as faturas para este cliente (e serviço, se você tem algum).
  • Informação de cobrança – Formas de Pagamento: são as formas de pagamentos para esta cobrança. Uma lista de formas cadastradas estará disponível dentro deste campo. Se você especificar um valor padrão para o cliente selecionado, este campo será iniciado com o padrão.

Imagem do formulário de criação de uma nova fatura.

Quando você clica em OK, com todos os campos propriamente preenchidos, a janela de Editar Fatura se abre.

Editar

A partir da janela de edição de faturas você pode lançar uma lista de itens das coisas vendidas nesta fatura, de maneira similar de como os registros de contas funcionam.

Janela de edição de faturas.

Existem 15 colunas na área de lançamentos da Fatura:

  • Data: a data que o item foi vendido.
  • Faturado? – o X significa que o item está anexado e contido nesta fatura. O campo vazio que não está anexado nesta fatura. O item é anexado por você quando você procede para a próxima linha.
  • Descrição (opcional): é como o item ou serviço é chamado.
  • Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. Você pode adicionar informação de Centro de Custo aqui ou usar uma das três Ações predefinidas: Hora, Material ou Projeto.
  • Conta Receita– selecione qual conta de receita é creditada com esta receita.
  • Quantidade– registre quantos itens você vendeu.
  • Preço Unitário– é o preço unitário do item vendido.
  • Tipo de Desconto– é o tipo do desconto:
    • $ – significa que será aplicado um valor monetário para o desconto.
    • % – significa que será aplicado um valor percentual para o desconto, em relação ao preço do item.

    Você pode clicar no campo para alternar entre os tipos de descontos.

  • Como descontar – o desconto pode ser computado da seguinte forma:
    • > – significa que o desconto é aplicado depois do tributo.
    • < – significa que o desconto é aplicado antes do tributo.
    • = – significa que tanto o desconto quanto o tributo incidem no valor antes do imposto.

    Você pode clicar no campo para alterar o valor.

  • Desconto (opcional) – é o total do desconto, em unidades monetárias ou percentual, dependendo do Tipo do Desconto. Você pode deixar em brando se não houver desconto. Qualquer desconto padrão especificado para o cliente será automaticamente lançado para cada novo item.
  • Tributável? – o tem é tributável? O ‘X’ significa que sim, o campo vazio significa que não. Você pode clicar no campo para alternar este valor.
  • Impostos Incluídos? – a taxa de imposto já foi incluída no preço unitário? Um ‘X’ significa que sim. Um campo vazio significa não. Por exemplo, se existe um item de $100 com um imposto de 5% então:
    • Se o campo Imposto Incluído está vazio, então o subtotal = $100 e o tributo é $5.
    • Se o campo Impostos Incluído está com um ‘X’ então o subtotal = $95,23 e o tributo é $4,77. Os cálculos são: Subtotal = Total / (1+tributo) e Tributo=Total – Subtotal.
  • Tabela de Impostos (opcional) – existe um menu pop-up de todas as tabelas de impostos disponíveis. Se você define o item tributável, então esta tabela será usada para o cálculo o montante da taxa. A tabela de impostos determina os percentuais de tributos que as contas para as quais serão incididos.
  • Subtotal (não editável) – é o valor calculado para este item (menos impostos)
  • Impostos (não editável) – é o imposto calculado para este item.

Quando você terminar o lançamento dos itens, você pode publicar e imprimir a fatura.

Enviar Fatura

Quando você conclui a edição de uma fatura e está pronta para ser impressa, você deve publicá-la. A fatura não tem que ser publicada imediatamente. De fato, você deveria apenas publicar uma fatura quando estiver pronta para ser impressa. O envio de uma fatura coloca as transações de contas a receber na respectiva conta.

A janela para envio de fatura aparece e solicita o lançamento de informações.

Janela de envio de fatura.

  • Data de submissão – especifica a data para as transações lançadas na conta de contas a receber. Por padrão é a data de criação da fatura.
  • Data de pagamento – é a data esperada para o pagamento da fatura.
    • Se você especificar a forma de pagamento quando criar uma fatura, a data é calculada de acordo com a forma de pagamento selecionada e o campo de lançamento fica indiferente.
    • Se você não especificou a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
  • Descrição – é uma descrição arbitrária. Quando transações de faturamento são lançadas nas contas referentes a contas a receber, esta descrição é lançada no campo memo das transações.
  • Submeter para a Conta – selecione a conta de contas a receber na qual as transações da fatura serão lançadas. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas do tipo Contas a Receber existente.
  • Acumular divisões – determina se os itens da fatura transferem para a mesma conta são lançados individualmente ou são lançados individualmente.

Pesquisa

Para localizar uma fatura existente, use a aplicação encontrada no menu Empresa → Cliente → Localizar Fatura. A partir do resultado da pesquisa você pode selecionar uma fatura e editar ou visualizar.

Nota: antes de poder editar uma fatura submetida você precisara retirar a submissão dela.

Um dos objetivos do sistema de Contas a Receber do GNUCASH é permitir diferentes maneiras de obter a mesma situação.

  • Você pode pesquisar primeiro por um cliente e então suas faturas
  • Você pode pesquisar por faturas pelo número ou pelo nome da empresa
  • Você pode listar faturas relacionadas com um serviço ao cliente.

Impressão

Depois de submeter uma fatura você deveria imprimir e enviá-la para seu cliente. Para imprimir uma fatura use o menu Arquivo → Imprimir Fatura, com a aba da fatura aberta.

Um exempli de fatura padrão do GNUCASH é mostrado a seguir.

Saída da impressão da fatura.

Nota: você pode modificar a aparência da fatura, isto é, adicionar o logo da companhia, etc. As faturas por padrão possuem layout um tanto pobre que pode ser melhorado. Mais detalhes sobre esta funcionalidade serão discutidos em artigos futuros.

As faturas podem também ser impressas a partir da janela principal, selecionando o menu Relatórios → Empresa → Fatura para Impressão.

Atribuindo um número inicial de fatura

Não existe uma forma fácil de alterar o número inicial das faturas. O GNUCASH inicia com o número 1 e incrementa a partir daqui. Você pode digitar manualmente o número da fatura na caixa de texto a cada vez que criar uma fatura, mas cedo ou tarde você pode duplicar estes números.

É possível alterar o número inicial das faturas se isso for importante para você. Não existe uma interface de usuário para a alteração. Você deve editar um XML em um editor. A entrada relevante é na seção “counters“, próxima do início do arquivo. O arquivo deve ser reaberto depois de editar.

Cadastro de Serviços

O cadastro de serviços é usado para agrupar múltiplas faturas para o mesmo cliente. O uso do cadastro de serviços é opcional. A funcionalidade é útil quanto se tem muitos serviços para o mesmo cliente e se gostaria de visualizar todas as faturas relacionadas com um serviço específico.

Para usar o cadastro de serviços você deve criar usando a aplicação Empresas → Cliente → Novo Serviço. Você verá o formulário para Novo Serviço. Os campos editáveis são:

  • Informação do Projeto – Número do Serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se deixado em branco, um número será escolhido por você.
  • Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que se deseja atribuir para o novo serviço.
  • Informação do Dono – Cliente: o cliente para o qual o serviço será criado. Se você se lembra do nome do cliente, inicie digitando neste campo e o GNUCASH tentará auto completar para você. Senão, pressione Selecionar… para acessar a janela de pesquisa de cliente.
  • Informação do Dono – ID de Cobrança: a referência do cliente para este serviço (por exemplo, o número do pedido de compra). Este número de identificação da cobrança é requerido para relacionar as suas faturas com os pedidos dele. O ID da Cobrança lançado é usado para determinar a identificação de cobrança para novas faturas associadas com este serviço.
  • Projeto Ativo: alterna se este serviço está ativo ou não. É útil quando você tem muitos serviços inativos. Facilita a pesquisa apenas entre serviços que estão marcados como ativo.

Novo Serviço.

Para editar um Serviço existente, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado no resultado da pesquisa e clique no botão Visualizar/Editar Serviço.

Para selecionar a partir de faturas associadas com um dado trabalho, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado nos resultados das pesquisas e clique no botão Visualizar Faturas. Uma janela listando faturas associadas com o este serviços irá aparecer. Selecione uma fatura e clique no botão Visualizar Fatura para abrir um editor de fatura na janela principal da aplicação.

Processar Pagamento

Eventualmente você receberá pagamentos a partir de seus clientes pelas faturas pendentes. Para registrar estes pagamentos use a aplicação de ‘Processar de Pagamentos’ encontrada em Empresa → Cliente → Processar Pagamento.

A aplicação de Processar Pagamento consiste de:

  • Informação de Pagamento – Cliente: o cliente que paga você. Se você lembrar o nome do cliente comece digitando que o GNUCASH tentará auto completar por você. Senão pressione o botão Selecionar… para acessar a janela de Localizar Cliente.
  • Informação de Pagamento – Fatura: a fatura pela qual o pagamento foi recebido. Este campo tem a função de auto completar. Senão pressione o botão Selecionar… para abrir a janela de Localizar Fatura.
  • Informação de Pagamento – Data: a data que foi recebido o pagamento.
  • Informação de Pagamento – Quantia: o montante de dinheiro recebido.
  • Informação de Pagamento – Nº: o número de controle da transação (ou número do cheque).
  • Informação de Pagamento – Comentário: qualquer comentário sobre este pagamento.
  • Enviar Para: é a conta de Contas a Receber para a qual será enviada esta transação.
  • Conta de Transferência: a conta na qual o dinheiro será depositado (uma conta corrente, por exemplo).

Janela de Processar Pagamento.

GNUCASH – Empréstimos (2 de 2)

Este artigo traz algumas informações práticas sobre o rastreamento e controle de empréstimos e financiamentos usando o GNUCASH. O guia de Conceitos do GNUCASH presente na documentação oficial do sistema, traz algumas maneiras de manipularmos hipotecas (que são bastante comuns no Estados Unidos), entretanto vamos tratar de financiamentos para corresponder com nossa realidade brasileira. Lembrando que os conceitos são aplicáveis aos empréstimos de toda natureza. Complementa o artivo anterior (GNUCAH – Empréstimos (1 de 2)).Vejamos:

Financiamento de uma casa

As contas para controle e rastreamento de financiamento de uma casa podem ser configuradas conforme descrito no artigo anterior GNUCASH – Empréstimos (1 de 2).

Dica: sempre que for mencionado o termo ‘Hipoteca’, substitua-o por ‘Financiamento’.

Como exemplo, assuma que você $60.000 na sua conta do banco a você compra uma casa no valor de $150.000. A taxa anual dos juros do financiamento é de 6% (um valor médio praticado no mercado quando procuramos crédito para moradia) e as taxas administrativas diversas representam 3%. Você decide retirar $50.000 e então precisará emprestar mais $103.000, dos quais restarão pra você $100k depois de pagar as taxas administrativas (3% de 100k).

Suas contas antes de emprestar o dinheiro devem se parecer com:

Contas que representam as contas antes de se obter o empréstimo.

A compra da casa é gravada com uma transação dividida na conta Ativos:Casa, com $50k vindo da conta do banco (no exemplo: o dinheiro pago na entrada) e $100k vindos a partir do Empréstimo. Você pode colocar os $3.000 como custos de fechamento na mesma divisão o que aumentaria o empréstimo da casa para $103k para incluir nos custos de fechamento.

Tabela 1: transação dividida da compra da casa

Conta Aumento Redução
Ativos:Ativos Fixos:Casa $150.000
Ativos:Ativos Atuais:Banco $50.000
Passivo:Empréstimos:Empréstimo Habitação $103.000
Despesas:Despesas Administrativas $3.000

A transação dividida deve ficar similar a:

Transação dividida que representa o empréstimo.

O plano de contas fica então similar a:

Contas do empréstimo.

Como controlar um empréstimo pessoal para um amigo (how-to)

Não é sempre que você toma um empréstimo em banco, algumas vezes você pede dinheiro emprestado de um familiar ou talvez empreste dinheiro a um amigo. Este guia descreverá uma forma de manipular o empréstimo de dinheiro para um amigo que peça emprestado.

Este ‘how-to’ está baseado na seguinte estrutura genérica de contas:

  • Ativos
    • Banco
      • Conta Corrente
    • Dinheiro devido à você
      • Pessoa
  • Receitas
    • Juros recebidos
      • Pessoa

Este exemplo mostrará como rastrear um empréstimo de $2.000 (em moeda atual) para seu amigo Pedro.

Especificações do empréstimo

Pedro deseja emprestar $2.000 de você e planeja pagar mensalmente pelos próximos 18 meses. Devido a ele ser o seu amigo (mas não íntimo) vocês fazem um acordo para incidir uma taxa anual de 5%.

Em resumo nós temos os seguintes detalhes que vamos apelidar dos “detalhes do empréstimo para o Pedro”:

  • Montante principal: $2.000
  • Termos: 18 meses com 12 pagamentos por ano
  • Taxa percentual por ano: 5%
  • Pagamento mensal: ??

Então como calcular o pagamento mensal?

Você tem várias maneiras, tais como papel e caneta, calculadora do sistema operacional, módulo de calcular da suíte Open Office, etc., mas a mais fácil é usar a Loan Repayment Calculator do GNUCASH. Esta mostrará para você que o pagamento mensal será no valor de $115,56.

Lançando os dados nos campos da ferramenta temos que:

Esta imagem mostra o valor do Pagamento periódico calculado pela Loan Repayment Calculator.

Entretanto, você precisa saber quando deste valor é juros que e quanto equivale o Principal para possibilitar uma contabilidade adequada. Para isto é necessário uma ferramenta complementar mais poderosa, algo como o módulo Calc do OpenOffice.org ou outra Planilha eletrônica, em particular a função para calculo de valor de pagamento de parcela.

Particularmente uso o Excel. Vejamos como fazer para apresentar estes detalhes:

Visão detalhada sobre o empréstimo particular ao Pedro.

As contas necessárias para o empréstimo

Vamos iniciar com as seguintes contas (todas as contas possuem a mesma moeda)

Ativos:Banco:BRL

Ativos:Dinheiro devido a você:Pedro

Receitas:Juros recebidos:Pedro

Líquido:Saldos Inciais:BRL

Emprestando dinheiro a alguém

Quando você empresta dinheiro para seu amigo, você tem de fato movimentado dinheiro a partir da conta do banco (por exemplo, Banco, Conta Corrente ou similar) para sua conta de Ativos:Dinheiro devido a você. Para gravar isto você lança as seguintes transações para dentro da conta Ativos:Dinheiro devido a você: Amigo.

Tabela 2: empréstimo pessoal a um amigo

Conta Aumento Redução
Ativos:Dinheiro devido a você:Pedro $2.000
Ativos:Banco:BRL $2.000

Plano de contas depois de emprestar o dinheiro ao amigo Pedro.

Recebendo o primeiro pagamento

Quando o primeiro pagamento ($115.56) é recebido você precisará determinar quanto é referente ao montante emprestado e quanto é referente ao juros do empréstimo.

  • Montante a saldar neste período = $2.000
  • Valor da mensalidade = $115.56
  • Divisão do pagamento
    • 5%/12 * $2.000 = $8,33 em Juros
    • $115, 56 – $8,33 = $107,23 do Principal

Isto pode ser traduzido nos seguintes lançamentos no GNUCASH.

Visão detalhado do primeiro pagamento

O saldo para o empréstimo para o Pedro é agora de

Recebendo o segundo pagamento

Quando o segundo pagamento ($115.56) é recebido, você precisará novamente determinar quanto é referente ao montante principal e quanto é referente aos juros do empréstimo.

  • Montante a saldar neste período = $1.892,77
  • Valor da mensalidade = $115.56
  • Divisão do pagamento
    • 5%/12 * $1.892,77 = $7,89 em Juros
    • $115, 56 – $7,89 = $107,67 do Principal

Esta declaração pode ser traduzida nos seguintes lançamentos do GNUCASH.

Visão detalhada do segundo pagamento.

O saldo do empréstimo para o Pedro é agora

O plano de contas deve se parecer como este

Plano de contas depois do segundo pagamento.

Conforme podemos observar, o valor dos juros cobrado varia a cada mês, bem como o montante principal. Então para todo pagamento que você recebe você precisa calcular os montantes principais para suas várias transações divididas.

O montante dos juros será menor a cada mês (devido a ser calculado sobre o montante do empréstimo, cada vez menor), até o último pagamento no qual o valor será zero.

Como controlar um financiamento de automóvel (how-to)

Um financiamento para compra de um carro é tratado de maneira semelhante ao empréstimo para uma casa. A diferença é que são contas diferentes e taxas de juros diferentes.

Uma estrutura básica de contas para o controle de empréstimos/financiamento de um carro.

  • Ativos
    • Ativos Atuais
      • Conta Poupança
    • Ativos Fixos (Ativos Imobilizados)
      • Carro
  • Passivo
    • Financiamentos
      • Financiamento do Carro
  • Despesas
    • Juros
      • Juros do financiamento do carro
    • Taxas administrativas financiamento do carro

Para maiores informações, consulte o tópico chamado “Financiamento de uma casa”.

Conciliação com o extrato do empréstimo (how-to)

Reconciliar uma declaração de empréstimo não é diferente do que conciliar um extrato da conta bancária nem com a fatura do cartão de crédito.

Durante um período você deve ter registradas as várias transações relacionadas ao empréstimo e cada uma delas incidiu em uma conta Passivo:Empréstimo. No caso, o pagamento das parcelas desconta da sua conta do banco e aumenta na conta de Empréstimo, conta de Juros de Empréstimo e talvez também na conta de Taxas Administrativas do Empréstimo.

Com o extrato do empréstimo em mãos, inicie o assistente de reconciliação e marque as transações registradas. Quando você terminar, a diferença de reconciliação deve ser zero, e se não for, você deve analisar a conta para comparar com o extrato e verificar quais informações estão divergentes.

Para maiores informações de como realizar a reconciliação, por favor consulte o artigo chamado GNUCASH – Transações (2 de 2), o qual trata das conciliações.

Como controlar a venda de uma casa ou um carro

Os registros da venda de sua casa no GNUCASH possuem algumas diferentes opções. Aqui nós passaremos por duas delas. Numa delas foi gravado o valor da compra e agora da venda e a outra maneira a qual você tem o rastreamento dos altos e baixos do mercado imobiliário e registrou vários ganhos não realizados ao longo do tempo.

Transação simples

Desta maneira você grava apenas o valor adequado da venda.

Vamos trabalhar sobre dois exemplos de venda de uma casa, uma com um lucro a outra com um prejuízo. Se, ao invés disso, você quiser vender uma casa, basta substituir a conta referente a casa, para uma conta referente ao carro.

  • Ativos
    • Ativos Fixos (Ativos Imobilizados)
      • Casa
    • Ativos Atuais
      • Investimentos
  • Receitas
    • Ganhos de Capital em Longo Prazo
      • Casa

    Você uma vez comprou a casa por $300.000 e agora realizou a venda por $600.000. Como você gravaria isso usando o GNUCASH?

    Para registrar isso você precisa aumentar a conta bancária com o valor de $600k e diminuir em algumas outras contas esse mesmo valor. A conta Casa contém apenas $300k valor o qual você pagou por ela, então você este montante para a conta do banco. Isto significa que você ainda tem uma diferença de $300k. Este montante você obteve a partir da conta Receitas:Ganhos de Capital em Longo Prazo:Casa. A transação dividida que deve ser lançada na conta do banco deve se parecer como esta:

Tabela 3: venda de um ativo (casa) com um lucro

Conta Aumento Redução
Ativos:Ativos Atuais:Poupança $600.000
Ativos:Ativos Fixos:Casa $300.000
Receitas:Ganhos de Capital em Longo Prazo:Casa $300.000

Você uma vez comprou uma casa por $300.000, mas devido a um novo aeroporto construído nas redondezas você só pode vende-la por $230.000. Como você controlaria isso no GNUCASH?

Para registrar isso você precisa aumentar sua conta do banco em $230.000 e diminuir $230k de algumas outras contas. A conta da casa contém $300k que é mais do que o valor vendido. Então vamos mover $230k para a conta do banco. Depois disso você tem $70.000 restantes em sua conta casa, os quais precisam ser removidos. Você move para a conta Receitas:Ganhos de Capital em Longo Prazo:Casa a qual indica um prejuízo. A transação dividida que será lançada na conta casa (Ativos:Ativos Fixos:Casa) deve ser semelhante a:

Tabela 4: venda de um ativo (casa) com prejuízo

Conta Aumento Redução
Ativos:Ativos Fixos:Casa $300.000
Ativos:Ativos Atuais:Poupança $230.000
Receitas:Ganhos de Capital em Longo Prazo:Casa $70.000

Uma transação mais complexa

Neste exemplo trataremos de alguns princípios complicados da contabilidade. Maiores detalhes deste assunto serão tratados em artigos futuros quando falaremos de Ganhos de Capital.

Assumiremos que você estimou com grande acurácia o valor da sua casa. As contas envolvidas neste caso são:

  • Ativos
    • Ativos Fixos
      • Casa
        • Custo
        • Ganhos não Realizados
    • Ativos Atuais
      • Poupança
  • Receitas
    • Ganhos Realizados
      • Casa
    • Ganhos não Realizados
      • Casa

Uma vez você comprou a casa no valor de $300.000 e por anos analisando de perto o mercado e atualizando os seus registros com o valor atual estimado da sua casa. Na hora que você quis vender a sua casa, você determinou que o valor de mercado atual é de $600.000.

A diferença entre os $600.000 (valor estimado de mercado) e os $300.000 (valor de compra) é o valor de Ganho não Realizado. Portanto, você tem o total de $300.000 na sua conta Ativos:Ativos Fixos:Ganhos não Realizados.

Como você registra esta transação?

É preciso aumentar a conta do banco com $600k (devido a venda) e diminuir algumas outras contas com os mesmos $600k. Você deve primeiro trocar de ‘não realizado’ para ‘ganhos realizados’ nas suas contas de Receitas. Então você precisa transferir das sub contas Ativos:Ativos Fixos:Casa o montante completo.

A transação a ser lançada na conta Receitas:Ganhos Realizados:Casa deve se semelhante a:

Tabela 5: venda com lucro de um ativo (casa)

Conta Aumento Redução
Receitas:Ganhos Realizados:Casa $300.000
Receitas:Ganhos não Realizados:Casa $300.000

A transação que você deve lançar na conta Ativos:Ativos Atuais:Poupança de ser semelhante a:

Tabela 6: venda [2] com lucro de um ativo (casa)

Conta Aumento Redução
Ativos:Ativos Atuais:Poupança $600.000
Ativos:Ativos Fixos:Casa:Custo $300.000
Ativos:Ativos Fixos:Casa:Ganhos não Realizado $300.000

Depois de registradas estas transações, você pode ver que o valor do seu Ativo Casa é 0, a sua conta poupança aumentou em $600.000 e, finalmente, a conta Receitas:Ganhos Realizados aumentou de $300.000.

Com o fim deste artigo, fechamos os conceitos de controle e rastreamentos de empréstimos usando o GNUCASH. Os próximos artigos trarão informações de controle de Investimentos com o sistema. Até mais.

GNUCASH – Cartões de Crédito (2 de 2)

Neste artigo veremos um pouco da prática para a manipulação de informações de cartão de crédito utilizando o GNUCASH. Lembrando que o cartão de crético representa um Passivo.

Colocando tudo junto

Agora que nós cobrimos as ideias básicas envolvidas nas diversas operações que você deve fazer para controlar com sucesso o uso do cartão de crédito no GNUCASH, vamos apresentar por um exemplo. Neste exemplo, vamos fazer compras com cartão de crédito, o estorno de duas das compras, gastos com juros cobrados sobre o saldo devedor, conciliar a conta de cartão de crédito, e, finalmente, fazer um pagamento parcial do cartão de crédito.

Abrindo o arquivo do GNUCASH

Comece com a abertura do arquivo de dados gcashdata_5 armazenado anteriormente, e salve-o como gcashdata_6. A janela principal deve ser algo como isto:

Estrutura de contas inicial para o rastreamento de um cartão de crédito.

Compras

Vamos fazer algumas compras com nosso cartão de crédito. Iniciemos pela compra no valor de $25 em comida no Café Greasy Spoon, o valor de $100 em roupas na Faux Pas Modas, o valor de $24 em combustível, $125 em mantimentos e itens para casa na Mercearia R Us (divido entre $85 em mantimentos e $40 nos itens pra casa) e finalmente, $60 de itens para casa no CheapMart.

Vamos refazer o exercício do artigo anterior com a compra da calça jeans por $74,99 em 3 de novembro e estornar a compra com a devolução, dois dias depois.

A janela de registro fica semelhante à:

Compras iniciais do cartão de crédito.

Estornos

Agora suponha que em 15 de novembro você devolva as roupas compradas em 11/11 e eles retornam o crédito para o cartão. Então lance a transação para o estorno do credito para os $100. Lembre de usar a mesma conta de transferência usada originalmente na compra e lance o montante na coluna Pagamento. O GNUCASH automaticamente completa por você o nome e a conta de transferência, mas também lançará automaticamente o valor de $100 na coluna Cobrar. Você precisará lançar novamente o montante na coluna Pagamento. A transação se parecerá como esta:

Devolução das roupas para a Faux Pas Modas, estorna para o cartão de crédito.

Pagamento de juros

Depois do mês de gastos, de modo infortúnio, a fatura do cartão chega pelo correio ou é acessada pela internet. Você percebe a cobrança de $20 em juros ou encargos no dia do fechamento da fatura devido a um saldo deixado do mês anterior. Estes itens são lançados na conta do cartão como uma despesa.

Cobrança de encargos

Conciliação

Quando sua fatura de cartão de crédito chega você deve reconciliar sua conta cartão de crédito com este documento. Isto é feito usando a funcionalidade de reconciliação embutida no GNUCASH. Selecione a conta de cartão de crédito e clique em “Ações → Reconciliar…”. Este procedimento de conciliação é descrito em detalhes na seção chamada “Conciliação” do artigo GNUCASH – Transações (2 de 2), mas vamos passar através deste processo aqui também. Para este exemplo, vamos supor que a declaração de cartão de crédito é datado de 1º de dezembro, com um saldo final de $ 455. Insira estes valores para a janela Reconciliar inicial, conforme mostrado.

Janela inicial de reconciliação de conta.

Durante o processo de reconciliação, você marca cada transação na conta que você confirmar que aparece em ambas as listas, tanto na conta do GNUCASH quanto no extrato do cartão de crédito. Para este exemplo, como mostrado na figura abaixo, há uma diferença de $ 300 entre as contas do GNUCASH e do extrato de cartão de crédito.

A janela principal para reconciliação demonstra uma discrepância de $300.

Depois de alguma investigação se descobre que você esqueceu-se de registrar um pagamento para a empresa de cartão de crédito que você fez em 05 de novembro por $300, você deve entrar nesta operação de pagamento de sua conta bancária no cartão de crédito. Agora, o cartão de crédito e sua conta GNUCASH podem ser reconciliados, com um saldo de $455.

Pagamento

Supondo que você tenha completado a reconciliação da sua conta de cartão de crédito, você precisa fazer um pagamento para a empresa de cartão de crédito. Neste exemplo, nós devemos $455, mas será realizado um pagamento parcial de $300. Para fazer isso, digite uma transação de sua conta bancária para a conta de cartão de crédito com o valor de $300, o qual deverá reduzir o saldo do cartão de crédito para $155. Seu crédito registo conta de cartão deve aparecer assim:

Registros da conta depois de realizados a reconciliação e o pagamento.

Volte para a janela principal e salve o arquivo (gcashdata_6). Seu plano de contas está evoluindo e a aparência deve se parecer assim:

O plano de contas depois da reconciliação e pagamento.

O próximo assunto que veremos será a manipulação de informações de empréstimos usando o GNUCASH. Até lá.