Conceitos Básicos da Contabilidade – Outro ponto de vista

O conteúdo deste artigo irá tratar dos seguintes assuntos:

• Contabilidade com Partidas dobradas
• Contas de balanço e contas de lucros e perdas
• Exemplo em vendas e distribuição

Contabilidade com partidas dobradas

O principio básico das partidas dobradas na contabilidade significa que toda transação de negócio é lançada em pelo menos duas contas diferentes (e portanto lançada duas vezes). No caso mais simples apenas duas contas são afetadas.

Cada transação é lançada em, pelo menos, duas contas distintas. Lançamentos no débito aparecem sempre à esquerda em um balanço. Lançamentos em credito aparecem sempre à direita em um balanço. Total de lançamentos em débito = total de lançamentos em crédito.

Partidas dobradas na contabilidade

É importante a lembrar neste contexto é ‘Débito à Crédito’.

Isto significa que você deve lançar uma transação no lado de débito de uma conta e necessariamente no lado de crédito de outra.

Princípio básico: o total de débitos lançados é sempre o mesmo que total de créditos lançados, desconsiderando o número de contas afetadas.

Contas de balanço e contas de lucros e perdas

Transações de negócio são lançadas em contas contábeis.

Conforme pudemos observar no artigo das ‘Naturezas de cada um dos tipos de conta‘, no sistema contábil de partidas dobradas é possível separar as contas em diferentes tipos básicos de contas, os quais são divididos em dois tipos de contas:

• Contas da planilha de balanço (contas de propriedade e contas de capitais e clientes) para as quais estoques e cobranças sobre estes estoques são lançadas.
• Contas de lucros e perdas (contas de despesas e custos e contas de receitas e vendas), para as quais transações que afetam o patrimônio líquido são lançadas.

A seguinte equação básica é aplicada na estrutura de todas as contas:

Saldo inicial + entradas – saídas = fechamento do balanço

No entanto, nas contas básicas acima são diferentes os lados de lançamento de saldo inicial, entradas, saídas e fechamento de balanço.

Contas de balanço		Contas de Lucros e Perdas
Contas de propriedade (Ativo)	Contas de capital e cliente (Passivo)	Contas de rendimentos (Receitas)	Contas de despesas (Despesas)
Créditos são lançados no lado débito Débitos são lançados no lado crédito	Créditos são lançados no lado crédito Débitos são lançados no lado débito	Créditos são lançados no lado crédito Débitos são lançados no lado débito	Créditos são lançados no lado débito Débitos são lançados no lado crédito
Exemplos: Ações, fundos líquidos, instituto bancário, contas a receber.	Exemplos: contas a pagar.	Exemplo: receita de vendas.	Exemplo: custo de materiais, diferença de preço.

Exemplo em vendas e distribuição

Ordem do cliente – condições negociadas na venda: 20 unidades a $15 por unidade

Saída de mercadoria: 20 unidades entregues, preço de custo $10 por unidade

Fatura: 20 unidades a $15 por unidade

Entrada em caixa: $300

Saída de mercadoria
Conta	Débito	Crédito
Despesa:Estoque Produto Acabado:Utilização do material	200
Ativo:Estoque		200

Fatura
Conta	Débito	Crédito
Ativo:Contas a receber:Cliente comprador	300
Receita:Venda de item a consumidor		300

Entrada em caixa
Conta	Débito	Crédito
Ativo:Contas a receber:Cliente comprador		300
Ativo:Ativos Atuais:Conta bancária	300

No exemplo de transações em negócio de vendas e distribuição, um documento contábil é criado no momento na criação da fatura da saída de mercadoria.

No ponto de saída de mercadoria, os materiais deixam fisicamente o armazém. Estes resultados são lançados em contas relacionadas a estoque e a valores. Isto significa que o estoque é reduzido e o uso de materiais é aumentado. O lançamento é, portanto, chamado de “Uso de materiais à estoque”.

No ponto de cobrança, recebíveis são acumulados pelo cliente (na sua respectiva conta contábil) e os aumentos são lançados na conta de receita de vendas. O lançamento é chamado “recebíveis à receita de vendas”.

Se o pagamento é efetuado, o valor da conta de contas a receber é reduzido novamente e o montante entrando é lançado em uma conta de banco. O lançamento é chamado de “banco à recebíveis”.

Lançamento de taxas e tributos foram ignorados com o propósito de simplificar o exemplo.

GNUCASH 2.4.11 – release estável disponível para download

A liberação da versão estável 2.4.11 do GNUCASH foi disponibilizada para download. Esta disponibilização já faz algumas semanas e pode não ser novidade para muitos dos usuários. Está funcionando realmente  bem (inclusive rodando sobre o Windows 8). Recomendo a atualização.

Abraços a todos.

GNUCASH – Orçamentos

Este artigo mostra os passos para criar e usar orçamentos com o GNUCASH. São informações que falam dos fundamentos da funcionalidade.

Conceitos Básicos

Um orçamento é uma ferramenta para estimar as receitas e despesas esperadas. Você pode usar para ajudar a planejar como você pretende usar suas finanças mudar sobre um período de tempo e para examinar como andam suas transações financeiras atuais e comparar com suas transações planejadas.

O conceito de orçamentação é um tanto genérico, por isso o GNUCASH oferece uma ferramenta de orçamentação que é tanto simples quanto flexível. Você, o usuário, deve decidir quão complexo você quer fazer seu orçamento. Este guia irá ajudar a fazer algumas dessas decisões.

Terminologia

Existem alguns termos uteis listados abaixo que serão usados para discutir a orçamentação.

• Orçamento – um plano financeiro que descreve as receitas e ou despesas e desembolsos para um determinado período de tempo.
• Dinheiro Orçado – um plano de orçamento esperado para o dinheiro recebido e dinheiro consumido. Tipo de fluxo de caixa do orçamento – de onde seu dinheiro vem, para onde ele vai e, é claro, quanto.
• Orçamento de Despesa – é um orçamento utilizado para planejar no que você gasta o seu dinheiro. Este tipo de orçamento rastreia suas despesas. Normalmente não está preocupado com coisas como apreciação (valorização) ou reembolso de passivos. No entanto, ele seria responsável por taxas de juros. Por exemplo, se você comprar o valor de $ 100 em compras com seu cartão de crédito, você provoca uma despesa $ 100 em compras, e um passivo $ 100 para sua empresa de cartão de crédito. Quando você pagar $ 110 da fatura de cartão de crédito, você está incorrendo em despesa de juros adicional em $10. Um orçamento de despesas planeja as operações de compra dos mantimentos e pagamento dos juros (que são as despesas), mas não a transação de pagar a empresa de cartão de crédito.
• Orçamento de Capital – é um orçamento que descreve um plano para pagar uma grande despesa futura, muitas vezes através de uma combinação de poupança e tomar dinheiro emprestado. Nota: orçamentos de capital às vezes podem ficar muito complexos, porque eles podem tentar responder à pergunta “Será que podemos nos dar ao luxo de fazer tal e tal?” por explorar vários cenários hipotéticos que podem envolver contas hipotéticas.
• Período do Orçamento – é o período de tempo durante o qual o plano está previsto para acontecer. Os períodos mais comuns são do orçamento anual e mensal. Às vezes, você pode fazer orçamento para vários períodos consecutivos de uma só vez, por conveniência ou para planejamento mais refinado. Por exemplo, um orçamento anual pode incluir períodos de 12 orçamentos mensais.

Criando um orçamento

Mesmo antes de você começar a fazer um orçamento, é importante refletir sobre a hierarquia de contas. Por exemplo, se você quer orçar os montantes das contas de energia e telefone, você não poderá ter apenas uma conta Despesas:Serviços Concessionárias. Suas contas devem ter no mínimo a especificidade do orçamento.

Escolha para quais contas realizar um orçamento

O primeiro passo na criação de um orçamento é decidir o que você deseja planejar. Esta decisão afetará quais contas você incluirá no seu orçamento. Por exemplo, se você está interessado apenas em acompanhar despesas, você pode criar um orçamento de despesas por apenas lançando montantes para as contas de despesa. Na contramão, se você quer acompanhar todo o seu fluxo de caixa, você pode criar uma orçamento de fluxo de caixa pelos lançamentos dos montantes nas contas dos ativos, passivos, receitas e despesas.

Antes de iniciar a criar o seu orçamento, você precisa fazer duas decisões: quais contas você quer orçar? e para quando quero que meu orçamento seja realizado? Você pode sempre mudar de ideia mais tarde, depois de ter criar um orçamento, mas você precisará de alguma forma começar.

Dica: Como regra geral, principalmente se você se preocupa com o que você gasta o seu dinheiro, você pode querer fazer um relatório de despesas. Se você também está preocupado com ter dinheiro suficiente nos lugares certos e nas horas certas, você pode querer usar um orçamento de fluxo de caixa.

Escolha do período do orçamento

Antes de criar um orçamento você deve também decidir o período de tempo que você deseja planejar. Os períodos mais comuns são orçamentos mensal e anual. Se você quer um orçamento para planejar mudanças nos padrões financeiros ao longo do tempo, então você deve incluir períodos orçamentários múltiplos em seu orçamento. Por exemplo, se você quiser pensando em ter maiores gastos com serviços públicos no inverno em relação ao verão, então você pode quebrar o seu orçamento anual em 4 quartos ou até mesmo 12 meses, e um orçamento de maior valor para os períodos de inverno em relação aos períodos de verão.

Iniciar um orçamento

Para criar o seu primeiro orçamento clique em Ações → Orçamento → Novo Orçamento. Você vai ver imediatamente um novo orçamento com as configurações padrão e não há entradas (será mostrada a lista de contas do plano atual). Em seguida, clique no botão Opções. As opções mais importantes são o período de orçamento e o número de períodos. Para o período de orçamento, escolha a data de início e o menor período de tempo que você deseja planejar (por exemplo, mensal). Então, para o número de períodos, escolher quantos períodos você quer planejar.

A página de orçamento mostra agora uma lista de contas com uma coluna para cada período orçamental. A data indicada no título de cada coluna é o início desse período orçamento.

Lançando os valores do orçamento

Agora, você deve digitar os valores do orçamento – ou seja, os montantes que se espera mudar dos saldos da conta durante o período orçamental. Há duas maneiras de inserir os valores do orçamento. A primeira maneira é simplesmente clicar na célula e lançar um valor.

Se você tiver transações passadas registradas no GNUCASH, a segunda maneira é deixar o sistema estimar os valores orçamentários, considerando essas transações. Primeiro, selecione as contas que você deseja que o GNUCASH realize a estimativa. Em seguida, clique no botão Estimar da Barra de Ferramentas.

Relatórios de orçamento

Você já fez a parte mais difícil – a criação de seu orçamento. Digamos que agora você quer saber como compara suas reais transações financeiras com o seu plano. Você precisa executar o Relatório do Orçamento.

Clique em Relatórios → Orçamento → Relatório do Orçamento. Para cada conta, o Relatório do Orçamento irá mostrar os valores orçados e o real em duas colunas adjacentes para cada período no orçamento. Se você criou vários orçamentos, você pode usar as opções de relatório de orçamento para selecionar qual orçamento usar no relatório.

GNUCASH – Controlar Folha de Pagamentos

A folha de pagamento é um registro financeiro de salários, pagamentos líquidos, pagamentos de férias e deduções para um empregado. Este artigo mostra como fazer o rastreamento de folhas de pagamento usando o GNUCASH.

IMPORTANTE: Não é o objetivo do presente artigo a discussão sobre a tributação legal que envolve o pagamento de folha de pagamento, mas sim demonstrar a maneira de manipular estas informações utilizando o sistema. É sempre recomendado que um profissional da área seja consultado para que os procedimentos corretos e aceitos pela lei sejam respeitados.

Conceitos Básicos

Folha de pagamento é basicamente qualquer coisa relacionada a pagamento de benefícios ou dinheiro para um empregado. A folha de pagamento e uma das tarefas mais complexas da contabilidade porque existem muitas maneiras diferentes de contas, pessoas e entidades envolvidas no pagamento de salários.

A folha de pagamento é geralmente contabilizada por uma despesa. Algumas vezes armazenam alguma despesa de folha em uma conta de passivo em curto prazo. Isto é útil para coisas tais como tributos relacionados à folha, os quais devem ser pagos em diferentes tempos a um empregado. O empregado deve ser pago mensalmente enquanto que existem tributos que podem ser pagos em frequências menores. Este artigo apresenta uma metodologia na qual salários de folha são despesas e tributos são armazenados em contas de passivos.

Nota: o GNUCASH não possui um sistema de folha de pagamento integrado. Enquanto são rastreadas informações de despesas de folha no GNUCASH, os cálculos de tributos e deduções devem ser feitos fora do GNUCASH.

Configuração das Contas

A legislação tributária deve ser considerada na configuração das contas. Esta seção apresenta uma estrutura muito simples para pagamento de folha de pagamento.

Assuma que você deve pagar apenas 2 tributos, Tributo1 e Tributo2, e que cada um tem uma parcela de contribuição do empregado e uma do empregador.

O salário do empregado e estes dois tributos são contas de despesas. Os componentes são contas de passivo. As contas de passivo dos tributos são onde você acumula os tributos retidos para todos os seus empregados. Os tributos são pagos mais tarde para os órgãos governais apropriados.

O layout simples para as contas de folha de pagamento:

• Ativos
  • Conta corrente
• Passivo
  • Tributo 1 (conta de armazenamento para curto prazo – provisão)
  • Tributo 2 (conta de armazenamento para curto prazo – provisão)
• Despesas
  • Salários
  • Tributo 1
  • Tributo 2

Nota: resista à tentação de criar uma subconta por empregado para rastrear os salários individuais. Criar uma conta para cada empregado leva a uma grande lista de contas de difícil manipulação. Imagine a estrutura das contas depois de alguns anos e empregados indo e vindo. É muito mais simples manter a folha dos empregados registrada dentro de uma conta simples (Despesas:Salários, por exemplo) e usar um relatório para visualizar as informações dos empregados.

Protocolo

O GNUCASH não tem um sistema integrado de folha de pagamento. A aplicação pode rastrear suas despesas de folha de pagamento, mas você precisa desenvolver um procedimento para desempenhar os cálculos de folha fora do GNUCASH, por exemplo, em uma planilha eletrônica. Nesta seção um procedimento será apresentado. Você pode usar este procedimento simples como um modelo.

Passo 1: lista de deduções

O primeiro passo para o procedimento de cálculo de folha é criar uma lista de todos os tributos e deduções possíveis para cada empregado. Cada lançamento deveria incluir as definições e formulas para calcular cada valor. Uma vez que o procedimento de cálculo está estabelecido alterações serão realizadas apenas quando a legislação de folha de pagamentos ou os tributos sofrerem alterações.

No cenário proposto, temos a seguinte lista de variáveis:

• SAL_BRUTO_E – salário bruto do empregado
• TRIBUTO1_E – contribuição do empregado para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E)
• TRIBUTO2_E – contribuição do empregado para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E)
• TRIBUTO1_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E)
• TRIBUTO2_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E)

Nota: o salário líquido do empregado (SAL_LIQ_E) é definido como SAL_BRUTO_E = TRIBUTO1_E – TRIBUTO2_E e não precisa ser adicionado na lista uma vez que é composto por itens já existentes.

Coloque as formulas para cálculo de cada dedução da lista. Algumas vezes estas fórmulas são um tanto complexas e algumas vezes eles simplesmente dizem “consulte a tabela XYZ de códigos tributários”.

Note que você pode calcular alguns valores interessantes usando as definições acima. Por exemplo, o valor total do custo para a companhia: SAL_BRUTO_E + TRIBUTO1_C + TRIBUTO2_C

Passo 2: criação do mapa de transações

Quando você registra a folha de pagamento no GNUCASH faça com uma simples transação dividida. Esta transação dividida ‘popula’ as contas de despesa e passivo apropriadas. Se você precisa olhar os detalhes da folha de pagamento mais tarde, abra a transação dividida.

Com a lista de deduções acima, um mapa para transação dividida pode ser gerada. Cada destes itens na lista é mapeado para uma conta no GNUCASH.

Tabela 1: mapa de transações

Conta	Crédito	Débito
Ativos:Conta Corrente		SAL_LIQ_E
Despesas:Salários	SAL_BRUTO_E
Passivo:Tributo 1		TRIBUTO1_E
Passivo:Tributo 2		TRIBUTO2_E
Despesas:Tributo 1	TRIBUTO1_C
Passivo:Tributo 1		TRIBUTO1_C
Despesa:TRIBUTO 2	TRIBUTO2_C
Passivo:Tributo 2		TRIBUTO2_C

Note que os componentes TRIBUTO1_C e TRIBUTO2_C têm entradas em ambas as contas de passivo e despesa. O componente de cada tributo referente à empresa é despendido na hora do pagamento da folha, mas permanece como passivo até os tributos serem pagos. (pois nesta hora é que há redução da conta de ativo)

Passo 3: pagar o empregado

Vá até a conta na qual o empregado será pago, por exemplo, a conta Ativos:Conta Corrente. Abra uma transação dividida e entre os valores reais usando o Mapa de Transações acima como guia. Repita para todos os empregados.

Dica: este processo manual é tedioso, especialmente se você tem um grande número de empregados.
Use a funcionalidade de duplicar transações existentes no GNUCASH. Isto economiza tempo na criação das transações, pois não é necessário a digitar novamente os lançamentos. Você ainda precisa alterar os montantes de dinheiro para coincidir com valor real da folha de cada empregado, mas sem precisar construir a transação dividida para cada empregado.

Passo 4: pagar o governo

A ação final a fazer é pagar os tributos ao governo. As contas de passivo listam os tributos para os vários órgãos governamentais e periodicamente você precisa enviar um cheque para o governo para pagar estes gastos. Para fazer isso você simplesmente entra com uma transação de duas contas em (por exemplo) sua conta Ativos:Conta Corrente para abater o valor do passivo do tributo. A transação é entre a conta de conta corrente e a de passivo, nenhuma conta de despesa é envolvida. As contas de despesa são cobradas na hora que o passivo do tributo é gravado.

Exemplo

Usando a configuração das contas apresentada anteriormente, vamos explorar um exemplo. Assuma que existem dois empregados (E1 e E2) os quais recebem $1000 por mês como salário bruto. A contribuição do empregado para os Tributo1 e Tributo2 são 10% e 5% respectivamente. A empresa contribui com 15% e 10% sobre o salário bruto dos funcionários.

Começando com $50k no banco e de fazer qualquer pagamento de folha a hierarquia de contas tem a seguinte aparência:

Configuração inicial para a folha de pagamento

Construindo o protocolo

A lista de deduções para o empregado 1 é:

• SAL_BRUTO_E – salário bruto do empregado – $1000
• TRIBUTO1_E – contribuição do empregado para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E) – $100
• TRIBUTO2_E – contribuição do empregado para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E) – $50
• TRIBUTO1_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 1 (X% de SAL_BRUTO_E) – $150
• TRIBUTO2_C – contribuição da empresa (companhia) para o Tributo 2 (X% de SAL_BRUTO_E) – $100

Tabela 2: mapa de transações para o empregado 1

Conta	Crédito	Débito
Ativos:Conta Corrente		$ 850 :: SAL_LIQ_E
Despesas:Salários	$ 1000 :: SAL_BRUTO_E
Passivo:Tributo 1		$ 100 :: TRIBUTO1_E
Passivo:Tributo 2		$ 50 :: TRIBUTO2_E
Despesas:Tributo 1	$ 150 :: TRIBUTO1_C
Passivo:Tributo 1		$ 150 :: TRIBUTO1_C
Despesa:TRIBUTO 2	$ 100 :: TRIBUTO2_C
Passivo:Tributo 2		$ 100 :: TRIBUTO2_C

Pagando um empregado

Agora entre com a primeira transação dividida na conta de conta corrente para o empregado 1. A transação dividida deve ser parecer como esta:

Transação dividida para o empregado 1

Dica: quando estiver realizando o pagamento do empregado lance apenas o nome do empregado no campo Descrição. Se você decidir usar a funcionalidade de impressão de cheque do GNUCASH, o cheque é automaticamente feito para o empregado correto. Se você quer gravar outra informação além do nome do funcionário na transação, utilize a área de notas, disponível quando a visualização dividida está ativa.

Repita isto para o Segundo empregado o qual deixará o plano de contas parecido com isto:

Arvore de contas depois dos pagamentos dos salários.

Repeat this for the second employee, which leaves the account hierarchy looking like this:

Pagando o governo

As contas Passivo:Tributo 1 e Passivo:Tributo 2 continuam a manter o quanto se deve pagar para os órgãos do governo, responsáveis por cada taxa. Quando for a hora de pagar estes órgãos, faça a transação a partir da conta Ativos:Conta Corrente para as contas de Passivo. Lembrando que nenhuma conta de despesa está envolvida agora. E janela principal das contas deverá se parecer como este exemplo:

Contas depois de pagar o governo.

GNUCASH – Contas a Receber (2 de 2)

Faturas

Uma fatura é um documento que você envia para um cliente a fim de requisitar o pagamento referente aos produtos ou serviços prestados. O GNUCASH pode gerar e rastrear faturas.

Nova

Para mandar uma fatura a um cliente você precisa primeiro criar uma. Para criar uma fatura acesse o menu Empresa → Cliente → Nova Fatura. O formulário de nova fatura deve ser preenchido apropriadamente:

• Informação da fatura – número da fatura: é o número de identificação desta fatura. Este é o número interno para esta fatura. Se você deixar o campo em branco um número de fatura será gerado automaticamente.
• Informação da fatura – data de abertura: a data que esta fatura foi criada.
• Informação de cobrança – cliente: o cliente o qual recebe esta fatura. Se você lembrar o nome da empresa, escreva-o no campo, no entanto se você não lembra pode procurar com a ferramenta de busca (conforme vimos no artigo anterior).
• Informação de cobrança – Projeto (opcional): associa a nova fatura com um serviço do cliente. Se você lembrar o nome do serviço lançado no formulário de novo serviço, inicie digitando o campo que o GNUCASH irá auto completar para você. Senão, pressione o botão Selecionar para acessar a janela de busca. Destaque o serviço que você está procurando com um clique no resultado da busca e pressione o botão Selecionar.
• Informação de cobrança – Id da cobrança: pode ser o número do CPF/CNPJ do cliente ou outra informação de referencia que identifique o cliente. Você deve usar para identificar as faturas para este cliente (e serviço, se você tem algum).
• Informação de cobrança – Formas de Pagamento: são as formas de pagamentos para esta cobrança. Uma lista de formas cadastradas estará disponível dentro deste campo. Se você especificar um valor padrão para o cliente selecionado, este campo será iniciado com o padrão.

Imagem do formulário de criação de uma nova fatura.

Quando você clica em OK, com todos os campos propriamente preenchidos, a janela de Editar Fatura se abre.

Editar

A partir da janela de edição de faturas você pode lançar uma lista de itens das coisas vendidas nesta fatura, de maneira similar de como os registros de contas funcionam.

Janela de edição de faturas.

Existem 15 colunas na área de lançamentos da Fatura:

• Data: a data que o item foi vendido.
• Faturado? – o X significa que o item está anexado e contido nesta fatura. O campo vazio que não está anexado nesta fatura. O item é anexado por você quando você procede para a próxima linha.
• Descrição (opcional): é como o item ou serviço é chamado.
• Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. Você pode adicionar informação de Centro de Custo aqui ou usar uma das três Ações predefinidas: Hora, Material ou Projeto.
• Conta Receita– selecione qual conta de receita é creditada com esta receita.
• Quantidade– registre quantos itens você vendeu.
• Preço Unitário– é o preço unitário do item vendido.
• Tipo de Desconto– é o tipo do desconto:
  • $ – significa que será aplicado um valor monetário para o desconto.
  • % – significa que será aplicado um valor percentual para o desconto, em relação ao preço do item.

  Você pode clicar no campo para alternar entre os tipos de descontos.

• Como descontar – o desconto pode ser computado da seguinte forma:
  • > – significa que o desconto é aplicado depois do tributo.
  • < – significa que o desconto é aplicado antes do tributo.
  • = – significa que tanto o desconto quanto o tributo incidem no valor antes do imposto.

  Você pode clicar no campo para alterar o valor.

• Desconto (opcional) – é o total do desconto, em unidades monetárias ou percentual, dependendo do Tipo do Desconto. Você pode deixar em brando se não houver desconto. Qualquer desconto padrão especificado para o cliente será automaticamente lançado para cada novo item.
• Tributável? – o tem é tributável? O ‘X’ significa que sim, o campo vazio significa que não. Você pode clicar no campo para alternar este valor.
• Impostos Incluídos? – a taxa de imposto já foi incluída no preço unitário? Um ‘X’ significa que sim. Um campo vazio significa não. Por exemplo, se existe um item de $100 com um imposto de 5% então:
  • Se o campo Imposto Incluído está vazio, então o subtotal = $100 e o tributo é $5.
  • Se o campo Impostos Incluído está com um ‘X’ então o subtotal = $95,23 e o tributo é $4,77. Os cálculos são: Subtotal = Total / (1+tributo) e Tributo=Total – Subtotal.
• Tabela de Impostos (opcional) – existe um menu pop-up de todas as tabelas de impostos disponíveis. Se você define o item tributável, então esta tabela será usada para o cálculo o montante da taxa. A tabela de impostos determina os percentuais de tributos que as contas para as quais serão incididos.
• Subtotal (não editável) – é o valor calculado para este item (menos impostos)
• Impostos (não editável) – é o imposto calculado para este item.

Quando você terminar o lançamento dos itens, você pode publicar e imprimir a fatura.

Enviar Fatura

Quando você conclui a edição de uma fatura e está pronta para ser impressa, você deve publicá-la. A fatura não tem que ser publicada imediatamente. De fato, você deveria apenas publicar uma fatura quando estiver pronta para ser impressa. O envio de uma fatura coloca as transações de contas a receber na respectiva conta.

A janela para envio de fatura aparece e solicita o lançamento de informações.

Janela de envio de fatura.

• Data de submissão – especifica a data para as transações lançadas na conta de contas a receber. Por padrão é a data de criação da fatura.
• Data de pagamento – é a data esperada para o pagamento da fatura.
  • Se você especificar a forma de pagamento quando criar uma fatura, a data é calculada de acordo com a forma de pagamento selecionada e o campo de lançamento fica indiferente.
  • Se você não especificou a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
• Descrição – é uma descrição arbitrária. Quando transações de faturamento são lançadas nas contas referentes a contas a receber, esta descrição é lançada no campo memo das transações.
• Submeter para a Conta – selecione a conta de contas a receber na qual as transações da fatura serão lançadas. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas do tipo Contas a Receber existente.
• Acumular divisões – determina se os itens da fatura transferem para a mesma conta são lançados individualmente ou são lançados individualmente.

Pesquisa

Para localizar uma fatura existente, use a aplicação encontrada no menu Empresa → Cliente → Localizar Fatura. A partir do resultado da pesquisa você pode selecionar uma fatura e editar ou visualizar.

Nota: antes de poder editar uma fatura submetida você precisara retirar a submissão dela.

Um dos objetivos do sistema de Contas a Receber do GNUCASH é permitir diferentes maneiras de obter a mesma situação.

• Você pode pesquisar primeiro por um cliente e então suas faturas
• Você pode pesquisar por faturas pelo número ou pelo nome da empresa
• Você pode listar faturas relacionadas com um serviço ao cliente.

Impressão

Depois de submeter uma fatura você deveria imprimir e enviá-la para seu cliente. Para imprimir uma fatura use o menu Arquivo → Imprimir Fatura, com a aba da fatura aberta.

Um exempli de fatura padrão do GNUCASH é mostrado a seguir.

Saída da impressão da fatura.

Nota: você pode modificar a aparência da fatura, isto é, adicionar o logo da companhia, etc. As faturas por padrão possuem layout um tanto pobre que pode ser melhorado. Mais detalhes sobre esta funcionalidade serão discutidos em artigos futuros.

As faturas podem também ser impressas a partir da janela principal, selecionando o menu Relatórios → Empresa → Fatura para Impressão.

Atribuindo um número inicial de fatura

Não existe uma forma fácil de alterar o número inicial das faturas. O GNUCASH inicia com o número 1 e incrementa a partir daqui. Você pode digitar manualmente o número da fatura na caixa de texto a cada vez que criar uma fatura, mas cedo ou tarde você pode duplicar estes números.

É possível alterar o número inicial das faturas se isso for importante para você. Não existe uma interface de usuário para a alteração. Você deve editar um XML em um editor. A entrada relevante é na seção “counters“, próxima do início do arquivo. O arquivo deve ser reaberto depois de editar.

Cadastro de Serviços

O cadastro de serviços é usado para agrupar múltiplas faturas para o mesmo cliente. O uso do cadastro de serviços é opcional. A funcionalidade é útil quanto se tem muitos serviços para o mesmo cliente e se gostaria de visualizar todas as faturas relacionadas com um serviço específico.

Para usar o cadastro de serviços você deve criar usando a aplicação Empresas → Cliente → Novo Serviço. Você verá o formulário para Novo Serviço. Os campos editáveis são:

• Informação do Projeto – Número do Serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se deixado em branco, um número será escolhido por você.
• Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que se deseja atribuir para o novo serviço.
• Informação do Dono – Cliente: o cliente para o qual o serviço será criado. Se você se lembra do nome do cliente, inicie digitando neste campo e o GNUCASH tentará auto completar para você. Senão, pressione Selecionar… para acessar a janela de pesquisa de cliente.
• Informação do Dono – ID de Cobrança: a referência do cliente para este serviço (por exemplo, o número do pedido de compra). Este número de identificação da cobrança é requerido para relacionar as suas faturas com os pedidos dele. O ID da Cobrança lançado é usado para determinar a identificação de cobrança para novas faturas associadas com este serviço.
• Projeto Ativo: alterna se este serviço está ativo ou não. É útil quando você tem muitos serviços inativos. Facilita a pesquisa apenas entre serviços que estão marcados como ativo.

Novo Serviço.

Para editar um Serviço existente, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado no resultado da pesquisa e clique no botão Visualizar/Editar Serviço.

Para selecionar a partir de faturas associadas com um dado trabalho, use a aplicação encontrada em Empresa → Cliente → Localizar Serviço. Selecione o serviço desejado nos resultados das pesquisas e clique no botão Visualizar Faturas. Uma janela listando faturas associadas com o este serviços irá aparecer. Selecione uma fatura e clique no botão Visualizar Fatura para abrir um editor de fatura na janela principal da aplicação.

Processar Pagamento

Eventualmente você receberá pagamentos a partir de seus clientes pelas faturas pendentes. Para registrar estes pagamentos use a aplicação de ‘Processar de Pagamentos’ encontrada em Empresa → Cliente → Processar Pagamento.

A aplicação de Processar Pagamento consiste de:

• Informação de Pagamento – Cliente: o cliente que paga você. Se você lembrar o nome do cliente comece digitando que o GNUCASH tentará auto completar por você. Senão pressione o botão Selecionar… para acessar a janela de Localizar Cliente.
• Informação de Pagamento – Fatura: a fatura pela qual o pagamento foi recebido. Este campo tem a função de auto completar. Senão pressione o botão Selecionar… para abrir a janela de Localizar Fatura.
• Informação de Pagamento – Data: a data que foi recebido o pagamento.
• Informação de Pagamento – Quantia: o montante de dinheiro recebido.
• Informação de Pagamento – Nº: o número de controle da transação (ou número do cheque).
• Informação de Pagamento – Comentário: qualquer comentário sobre este pagamento.
• Enviar Para: é a conta de Contas a Receber para a qual será enviada esta transação.
• Conta de Transferência: a conta na qual o dinheiro será depositado (uma conta corrente, por exemplo).

Janela de Processar Pagamento.

GNUCASH – Contas a Receber (1 de 2)

Contas a receber são referentes aos produtos ou serviços fornecidos por sua empresa e aos quais não houve o recebimento. Neste artigo serão apresentados alguns conceitos básicos, as configurações necessárias das contas para o controle de Contas a Receber e também o cadastro de clientes e outras funcionalidades necessárias para este controle.

Visão geral sobre características de negócios

As necessidades contábeis de um negócio são um tanto diferentes das necessidades da contabilidade pessoal. Empresas possuem clientes que devem dinheiro, fornecedores aos quais é devido dinheiro, folha de pagamento para empregados, tributos mais complexos, etc. O GNUCASH oferece funcionalidades orientadas a empresas para ajudar nestas necessidades.

As contas a receber registram as vendas para as quais não houve pagamento imediato. As contas a pagar registram cobranças recebidas, mas que podem ser pagas depois. Estes tipos de contas são usados principalmente quando você tem muitas cobranças e recebimentos fluindo para dentro e para for a do caixa e não quer (e não pode) perder o controle sobre elas. Para a maioria dos usuários domésticos, contas a pagar e a receber são muito complicados para valer a pena o esforço.

Conceitos básicos

Contas a receber se referem aos produtos ou serviços fornecidos e para os quais não houve o recebimento do dinheiro. Isto é representado no plano de contas como um ativo, porque a expectativa é que você receberá o pagamento em breve.

Configuração Inicial

Para configurar o GNUCASH a fim de manipular as contas a receber para uma empresa duas coisas preliminares devem ser feitas. A primeira é construir uma hierarquia de contas apropriada e a segunda é registrar a empresa no GNUCASH.

Configuração das Contas

Existem diferentes maneiras de configurar a hierarquia de contas para empresas.

Para usar o sistema de contas a receber integrado no GNUCASH você deve primeiro configurar uma conta (geralmente uma subconta do Ativo) definida com a conta tipo Contas a Receber.

Hierarquia básica de contas a receber:

• Ativos
  • Conta corrente
  • Contas a receber
• Receitas
  • Vendas

Você precisa incluir uma conta adicional de despesa e uma conta de receita nesta hierarquia para que ela se torne útil. Aspectos importantes desta hierarquia são usos de contas de Receita e uma conta de Ativo do tipo Contas a Receber.

Nota: você não precisa criar uma conta do tipo Contas a Receber para cada cliente. O GNUCASH mantém internamente o rastreamento dos clientes e fornece relatórios de ‘pré-clientes’ baseado nesta funcionalidade.

Registros da Empresa

Depois de construir a estrutura de contas, registre o arquivo do GNUCASH como pertencente à sua empresa.

Para registrar sua companhia, selecione Arquivos → Propriedades:

• Lance o nome da sua empresa seguido de informações de contatos, tais como, número telefônico, número do fax, endereço de e-mail e URL do website.
• Entre com o CNPJ no campo ‘Identificador da Empresa’

Componentes do Sistema

O GNUCASH tem um sistema integrado para controle de recebíveis. As transações geradas pelo sistema de contas a receber são gravadas dentro de uma conta do tipo Contas a Receber. Você geralmente não trabalha diretamente com estas contas. Trabalha-se com quatro componentes de aplicação integrados disponíveis através do submenu Empresa → Clientes. Estes quatro componentes são:

• Clientes: são pessoas ou companhias para as quais você vende produtos ou serviços sob forma de crédito.
• Faturas: representam as faturas físicas enviadas para clientes a fim de requisitar pagamentos. Estas faturas contem uma lista de itens das coisas que foram vendidas.
• Serviço (opcional): é onde são cadastrados os serviços prestados. Serviços são mecanismos com os quais você pode agrupar múltiplas faturas para um cliente em particular.
• Processar pagamentos: é usado para registrar os pagamentos recebidos a partir de um cliente.

Veremos cada uma destas funcionalidades a seguir.

Clientes

Clientes são pessoas ou empresas para os quais se vendem bens ou serviços. Eles devem ser registrados com o sistema de contas a receber.

Novo

Para registar um novo cliente, selecione o menu Empresa → Cliente →Novo Cliente. Preencha as informações tais como Nome da Empresa, Endereço, Fone, Fax, etc. A seguir uma lista de outras opções.

• Identificação – Número do Cliente: pode ser qualquer número ou código alfa numérico que identifique este cliente. Pode ser deixado em branco e um número será escolhido automaticamente.
• Identificação – Nome da Empresa: campo alfa numérico para entrar com o nome (Razão Social ou Nome Fantasia) do cliente.
• Identificação – Ativo: diferencia clientes ativos dos inativos. Isto é útil quando você tem muitos clientes no passado e você quer ver apenas os que estão demandando atualmente.
• Endereço de Cobrança – Nome: é o nome do contato do cliente, aquele que recebe as faturas.
• Informação de Cobrança – Moeda: especifica a moeda padrão para as cobranças.
• Informação de Cobrança – Forma de Pagamento: especifica a forma de pagamento padrão para este cliente. Informações de cobrança devem ser pré-cadastradas em Empresa → Editor de Formas de Cobrança.
• Informação de Cobrança – Desconto: fornece o percentual padrão base para o cliente na criação de uma fatura. Lance os valores de 0 a 100. Você pode sobrepor o valor do desconto quando cria uma fatura.
• Informação de Cobrança – Limite de Crédito: armazena um credito máximo que você deseja ceder ao cliente. Este campo é para propósitos de referencia apenas. O GNUCASH não usa este valor.
• Informação de Cobrança – Impostos Incluídos: isto especifica se por padrão existe ou não tributos incluídos nos montantes da fatura. Você pode escolher ‘Sim’, ‘Não’ ou ‘Use Global’.
  • Sim: significa que a tributação já está incluída nos montantes das faturas.
  • Não: significa que não estão incluídos.
  • Use Global: significa que são usadas as configurações feitas pelos preferencias globais através do menu Editar → Preferências (no Mac OS X menu GNUCASH → Preferencias).
• Informação de Cobrança – Tabela de Impostos: especifica a tabela de imposto padrão para ser aplicada aos itens listados na fatura. Taxas de impostos devem ser cadastradas no menu Empresas → Tabela de Imposto de Venda.
• Endereço Postal: grava as informações do endereço postas se este for diferente do endereço de cobrança. O endereço postal é para referencia. O GNUCASH não usa estes valores.

Esta é janela de Novo Cliente:

Janela para cadastro de Novo Cliente.

Localizar e Editar

Para procurar por um cliente existente, use a janela acessada pelo menu Empresa → Clientes → Localizar Cliente. Você seleciona um cliente para visualizar ou editar a partir dos resultados da busca. Esta janela é também usada para encontrar clientes na criação de faturas e processamento de pagamentos.

Janela usada para localizar clientes.

Se muitos clientes coincidir com o critério de busca fornecido, a busca pode ser refinada pela execução de busca adicional dentro do resultado atual. O conjunto de resultado atual é pesquisado quando o rabio button Refinar pesquisa atual está selecionado. O GNUCASH seleciona esta opção para você depois de rodar a primeira pesquisa.

Se os clientes procurados não correspondem com a os critérios de busca, altere os critérios, cliquem no radio Nova pesquisa e então no botão localizar.