GNUCASH – Contas a Pagar (2 de 2)

Contas (Cobranças)

Uma conta ou cobrança é uma requisição de pagamento recebida de um fornecedor. O GNUCASH tem a facilidade para rastrear cobranças.

Nova Conta

Quando você recebe uma conta de um fornecedor e deseja lança-la no GNUCASH você deve criar uma Nova Conta. Para criar uma nova conta use o menu Empresa → Fornecedor → Nova Conta e preencha o formulário apropriadamente.

• Informação da Fatura – Número da Fatura: o número de identificação da fatura como emitida pelo fornecedor (isto é, o número interno do fornecedor para esta fatura).
• Informação de Fatura – Data de Abertura: data a qual a fatura foi emitida pelo fornecedor.
• Informação da Cobrança – Fornecedor: O fornecedor em questão. Se você lembrar o nome cadastrado do fornecedor, comece a escrever que o GNUCASH tenta concluir com a funcionalidade de autocomplete, senão pressione Selecionar… para abrir a janela de pesquisa.
• Informações de Cobrança – Projeto (opcional): relaciona um serviço do fornecedor com a cobrança.
• Informações de Cobrança – ID da Cobrança: o ID do fornecedor para a cobrança (por exemplo, o número da nota fiscal).
• Informações de Cobrança – Formas de Pagamento: são os acordos firmados para a forma de pagamento desta cobrança. As Formas de Pagamento podem ser cadastradas na funcionalidade específica.
• Projeto de Reembolso Padrão – Cliente (opcional): o cliente para associar com esta cobrança. Isto é usado para cobrar o cliente depois.
• Projeto de Reembolso Padrao – Serviço (opcional): o serviço do cliente para relacionar com esta cobrança.

Janela para cadastro de nova conta (cobrança).

Quando você clica em OK a Edição da Conta se abre.

Editar

A partir da janela de edição da conta você pode lançar os itens da lista de itens comprados, de forma similar a como uma janela de registros funciona.

Janela de edição da Cobrança

Existem 12 colunas na área de lançamentos da nota:

• Data – a data que o item foi vendido.
• Faturado – está relacionado com o item desta fatura. Se estiver marcado com um X significa que o item está anexado a fatura (?)
• Descrição (opcional) – é como o item ou serviço é chamado.
• Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. É possível colocar a informação de centro de custo aqui, ou usar uma das três ações predefinidas, horas, material ou projeto.
• Conta de Despesa – selecione a conta na qual ira incidir a despesa referente a este item.
• Quantidade – representa quantos itens foram comprados.
• Preço unitário – é o preço unitário do item.
• Tributável? – o X marca se o item é tributável. Clique o campo para alternar o valor da marcação.
• Impostos incluídos? – o imposto já está incluído no preço unitário? Um X significa que sim.
• Tabela de impostos (opcional) – menu pop-up que permite a escolha da tabela de impostos disponível, a qual foi previamente cadastrada. Se o tributo não está incluído no valor unitário do item, o sistema utiliza esta tabela para calcular o montante da taxa.
• Subtotal (não editável) – valor calculado para este item (menos o imposto)
• Cobrável? – este item será repassado para o cliente ou projeto/serviço?

Quando você terminar o lançamento dos itens, publique (envie) a fatura.

Enviar

Quando você termina de editar uma fatura você deve ‘Enviá-la’. Não é obrigado enviar uma fatura, é possível fechar e retornar mais tarde. O envio de uma fatura coloca as respectivas transações para dentro das contas de Contas a Pagar (passivo). A janela de Enviar Fatura aparece e questiona o usuário para lançar algumas informações:

Janela para envio de fatura.

• Data de Submissão – especifica a data para as transações lançadas para dentro da conta de Contas a Pagar.
• Data de Pagamento – é a data na qual o pagamento para a Fatura é esperada.
  • Se você especificar uma forma de pagamento quando a fatura foi criada, a data é calculada de acordo com o os termos selecionados e o campo de lançamento não é sensível.
  • Se você não foi especificada a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
• Descrição – é uma descrição arbitrária. É a descrição que aparece na transação da Conta a Pagar.
• Submeter para a Conta – selecione a conta do tipo Conta a Pagar para a qual a transação será enviada. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas a pagar existente.
• Acumular divisões? – mostra se todos os lançamentos da fatura serão lançados em uma única transação. Para o exemplo temos Papel A4 e Papel Carta como itens da fatura:
  • Se a caixa estiver marcada – uma transferência simples na conta de Contas a Pagar no valor de $310 será gravada
  • Se a caixa não estiver marcada – a transação criada na conta de Contas a Pagar mostra duas transferências a partir da conta de despesa. Uma divisão de $150 e outra divisão de $160 para Papel A4 e Papel Carta respectivamente.

Procurar

Para procurar uma cobrança existente, use o menu Empresa → Fornecedor → Localizar Conta.

Nota: antes de poder editar uma fatura é necessário ‘Retirar o Envio’ através do comando Cancelar Fatura.

Serviço de Fornecedor

Serviços de fornecedores são usados para agrupar múltiplas cobranças de um único fornecedor. O uso dos serviços do fornecedor é opcional. Esta funcionalidade é útil quando você tem múltiplos serviços para o mesmo fornecedor e gostaria de visualizar todas as cobranças para um único serviço.

Para usar os serviços de fornecedor, você deve cria-los usando a aplicação Empresa → Fornecedor → Novo Serviço. Você verá a janela para Novo serviço. Os campos editáveis são:

• Informação do Projeto – Número do serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se você deixar em branco um número será escolhido para você.
• Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que você deseja atribuir ao novo trabalho.
• Informação do Dono – Fornecedor: é o fornecedor para quem o serviço é criado.
• Informação do Dono – ID da Cobrança: é a referencia do fornecedor para este serviço (p. ex. seu número de ordem de compra).
• Projeto Ativo – alterna se este serviço está ativo ou não.

Janela de Novo Serviço de Fornecedor.

Processar Pagamento

Eventualmente você precisará pagar as suas contas. Para isso, use a aplicação encontrada em Empresa → Fornecedor → Processar Pagamento.

A aplicação Pagamento processo consiste em:

• Informação de pagamento – Fornecedor: é o fornecedor que você deseja pagar. Este campo possui a funcionalidade de autocompletar para ajudar no preenchimento. Pode ser localizado um fornecedor cadastrado clicando em Selecionar…
• Informações de Pagamento – Cobrança: é a fatura que se deseja pagar.
• Informações de Pagamento – Data: a data na qual se deseja efetuar o pagamento, normalmente a data atual.
• Informações de pagamento – Quantia: o montante de dinheiro transferido para este pagamento.
• Informações de pagamento – Num: o número do cheque ou do documento usado como instrumento de pagamento.
• Informações de pagamento – Comentário: quaisquer comentários sobre este pagamento.
• Enviar Para: a conta do tipo ‘Contas a Pagar’ para enviar esta transação.
• Conta de transferência: a conta a partir da qual o dinheiro sai para efetuar o pagamento.

Janela para processar pagamentos.