GNUCASH – Contas a Pagar (2 de 2)

Contas (Cobranças)

Uma conta ou cobrança é uma requisição de pagamento recebida de um fornecedor. O GNUCASH tem a facilidade para rastrear cobranças.

Nova Conta

Quando você recebe uma conta de um fornecedor e deseja lança-la no GNUCASH você deve criar uma Nova Conta. Para criar uma nova conta use o menu Empresa → Fornecedor → Nova Conta e preencha o formulário apropriadamente.

  • Informação da Fatura – Número da Fatura: o número de identificação da fatura como emitida pelo fornecedor (isto é, o número interno do fornecedor para esta fatura).
  • Informação de Fatura – Data de Abertura: data a qual a fatura foi emitida pelo fornecedor.
  • Informação da Cobrança – Fornecedor: O fornecedor em questão. Se você lembrar o nome cadastrado do fornecedor, comece a escrever que o GNUCASH tenta concluir com a funcionalidade de autocomplete, senão pressione Selecionar… para abrir a janela de pesquisa.
  • Informações de Cobrança – Projeto (opcional): relaciona um serviço do fornecedor com a cobrança.
  • Informações de Cobrança – ID da Cobrança: o ID do fornecedor para a cobrança (por exemplo, o número da nota fiscal).
  • Informações de Cobrança – Formas de Pagamento: são os acordos firmados para a forma de pagamento desta cobrança. As Formas de Pagamento podem ser cadastradas na funcionalidade específica.
  • Projeto de Reembolso Padrão – Cliente (opcional): o cliente para associar com esta cobrança. Isto é usado para cobrar o cliente depois.
  • Projeto de Reembolso Padrao – Serviço (opcional): o serviço do cliente para relacionar com esta cobrança.

Janela para cadastro de nova conta (cobrança).

Quando você clica em OK a Edição da Conta se abre.

Editar

A partir da janela de edição da conta você pode lançar os itens da lista de itens comprados, de forma similar a como uma janela de registros funciona.

Janela de edição da Cobrança

Existem 12 colunas na área de lançamentos da nota:

  • Data – a data que o item foi vendido.
  • Faturado – está relacionado com o item desta fatura. Se estiver marcado com um X significa que o item está anexado a fatura (?)
  • Descrição (opcional) – é como o item ou serviço é chamado.
  • Ação (opcional) – é um campo definido pelo usuário. É possível colocar a informação de centro de custo aqui, ou usar uma das três ações predefinidas, horas, material ou projeto.
  • Conta de Despesa – selecione a conta na qual ira incidir a despesa referente a este item.
  • Quantidade – representa quantos itens foram comprados.
  • Preço unitário – é o preço unitário do item.
  • Tributável? – o X marca se o item é tributável. Clique o campo para alternar o valor da marcação.
  • Impostos incluídos? – o imposto já está incluído no preço unitário? Um X significa que sim.
  • Tabela de impostos (opcional) – menu pop-up que permite a escolha da tabela de impostos disponível, a qual foi previamente cadastrada. Se o tributo não está incluído no valor unitário do item, o sistema utiliza esta tabela para calcular o montante da taxa.
  • Subtotal (não editável) – valor calculado para este item (menos o imposto)
  • Cobrável? – este item será repassado para o cliente ou projeto/serviço?

Quando você terminar o lançamento dos itens, publique (envie) a fatura.

Enviar

Quando você termina de editar uma fatura você deve ‘Enviá-la’. Não é obrigado enviar uma fatura, é possível fechar e retornar mais tarde. O envio de uma fatura coloca as respectivas transações para dentro das contas de Contas a Pagar (passivo). A janela de Enviar Fatura aparece e questiona o usuário para lançar algumas informações:

Janela para envio de fatura.

  • Data de Submissão – especifica a data para as transações lançadas para dentro da conta de Contas a Pagar.
  • Data de Pagamento – é a data na qual o pagamento para a Fatura é esperada.
    • Se você especificar uma forma de pagamento quando a fatura foi criada, a data é calculada de acordo com o os termos selecionados e o campo de lançamento não é sensível.
    • Se você não foi especificada a forma de pagamento, lance a data esperada para o pagamento.
  • Descrição – é uma descrição arbitrária. É a descrição que aparece na transação da Conta a Pagar.
  • Submeter para a Conta – selecione a conta do tipo Conta a Pagar para a qual a transação será enviada. Você pode selecionar a conta a partir da lista de contas a pagar existente.
  • Acumular divisões? – mostra se todos os lançamentos da fatura serão lançados em uma única transação. Para o exemplo temos Papel A4 e Papel Carta como itens da fatura:
    • Se a caixa estiver marcada – uma transferência simples na conta de Contas a Pagar no valor de $310 será gravada
    • Se a caixa não estiver marcada – a transação criada na conta de Contas a Pagar mostra duas transferências a partir da conta de despesa. Uma divisão de $150 e outra divisão de $160 para Papel A4 e Papel Carta respectivamente.

Procurar

Para procurar uma cobrança existente, use o menu Empresa → Fornecedor → Localizar Conta.

Nota: antes de poder editar uma fatura é necessário ‘Retirar o Envio’ através do comando Cancelar Fatura.

Serviço de Fornecedor

Serviços de fornecedores são usados para agrupar múltiplas cobranças de um único fornecedor. O uso dos serviços do fornecedor é opcional. Esta funcionalidade é útil quando você tem múltiplos serviços para o mesmo fornecedor e gostaria de visualizar todas as cobranças para um único serviço.

Para usar os serviços de fornecedor, você deve cria-los usando a aplicação Empresa → Fornecedor → Novo Serviço. Você verá a janela para Novo serviço. Os campos editáveis são:

  • Informação do Projeto – Número do serviço (opcional): lance o número para este serviço. Se você deixar em branco um número será escolhido para você.
  • Informação do Projeto – Nome do Serviço: o nome que você deseja atribuir ao novo trabalho.
  • Informação do Dono – Fornecedor: é o fornecedor para quem o serviço é criado.
  • Informação do Dono – ID da Cobrança: é a referencia do fornecedor para este serviço (p. ex. seu número de ordem de compra).
  • Projeto Ativo – alterna se este serviço está ativo ou não.

Janela de Novo Serviço de Fornecedor.

Processar Pagamento

Eventualmente você precisará pagar as suas contas. Para isso, use a aplicação encontrada em Empresa → Fornecedor → Processar Pagamento.

A aplicação Pagamento processo consiste em:

  • Informação de pagamento – Fornecedor: é o fornecedor que você deseja pagar. Este campo possui a funcionalidade de autocompletar para ajudar no preenchimento. Pode ser localizado um fornecedor cadastrado clicando em Selecionar…
  • Informações de Pagamento – Cobrança: é a fatura que se deseja pagar.
  • Informações de Pagamento – Data: a data na qual se deseja efetuar o pagamento, normalmente a data atual.
  • Informações de pagamento – Quantia: o montante de dinheiro transferido para este pagamento.
  • Informações de pagamento – Num: o número do cheque ou do documento usado como instrumento de pagamento.
  • Informações de pagamento – Comentário: quaisquer comentários sobre este pagamento.
  • Enviar Para: a conta do tipo ‘Contas a Pagar’ para enviar esta transação.
  • Conta de transferência: a conta a partir da qual o dinheiro sai para efetuar o pagamento.

Janela para processar pagamentos.

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Sobre Andre Mateus
Sou profissional da área de tecnologia e engenharia. Gosto de assuntos que contribuam para a compreensão dos ambientes que vivemos.

18 Responses to GNUCASH – Contas a Pagar (2 de 2)

  1. Walkovyr says:

    Poxa, estou adorando seus posts, realmente assim estou aprendendo a utilizar mesmo o Gnucash.
    Tenho uma duvida, tenho meus lançamentos feitos e tenho contas que vou pagar ainda este mes e nos meses seguintes.
    Tem como eu visualizar um relatorio ou alguma maneira que me mostre o saldo que vai ficar em cada uma das datas seguintes?
    Tipo, tenho 1000 na conta corrente hoje.
    Mas tenho uma fatura de 200 para pagar dia 20/02, outra fatura de 300 para pagar dia 05/03.
    Tem como eu ver o saldo que vai ficar em 20/02 e também o saldo que ficará em 05/03 mesmo sem dar baixa ainda destes pagamentos?

    • Andre Mateus says:

      Prezado Walkovyr,
      Fico realmente feliz em saber que está sendo útil o meu trabalho. Afinal de contas temos em mãos uma grande ferramenta e devemos aproveitar o máximo que ela oferece.
      Podemos observar algumas funcionalidades que respondem à tua pergunta, vejamos que satisfaz as necessidades:
      1. Você pode mostrar ambas as colunas “Atual” e “Total” na tua árvore de contas. A coluna atual mostra os valores da data de hj em todas as tuas contas, isto quer dizer que se tivermos transações para datas futuras elas não serão vistas nesta coluna. Já a coluna “Total” mostra os montantes totais de todas as contas, não importa quantas transações futuras existem lançadas, todas serão consideradas no cálculo.
      2. Outra forma de visualizar lançamentos atuais e futuros é extraindo um “relatório de transações” para as datas desejadas.
      Espero ter ajudado.
      Grande abraço.

      • Walkovyr says:

        O ideal seria pelo relatório de transações.
        Mas o que devo ele esta somando ao meu saldo, em vez de diminuir do meu saldo.
        Como posso obter o saldo que tenho menos as contas que ainda tenho que pagar neste mês?
        Obrigado.

      • Andre Mateus says:

        No relatório de transações você poderá ver os valores que entram e saem da conta (débitos e créditos respectivamente, devido à natureza da conta). Então temos os saldos das contas. Pelo que posso perceber a tua dúvida é um tanto mais específica e talvez o fornecimento de mais detalhes poderia ser útil na análise.
        Atenciosamente.

      • Walkovyr says:

        A minha duvida é.
        Eu tenho as contas a pagar ainda, que não foram pagas.
        Gostaria de um relatorio que me mostrasse o saldo atual menos as contas que ainda vou pagar.
        Contas a pagar fiz lá no Empresas->Fornecedor->Nova conta
        Então esta conta acabou entrando em Contas a Pagar.
        Mas ao listar no relatorio mostra ela como positiva, somando ao meu saldo atual em vez de diminuir no relatorio com previsão futura.

      • Walkovyr says:

        Acho que agora estou começando a entender o processo.
        Fazer o lançamento mesmo das contas a pagar, mesmo com data futura.

  2. Karina Moreira says:

    Oi André, o Gnucash é o quinto programa que baixo, pois achei os outros simples demais. Não tenho dificuldades em entender o formato de trabalho do Gnucash, mas não estou encontrando em lugar nenhum como importar os extratos do meu banco para ele e depois só ir dando manutenção nas despesas e confirmando as transferências. Será que vc pode me ajudar?
    Baixei a versão 2.4.10
    Espero que vc possa me ajudar
    Grata
    Karina

    • Andre Mateus says:

      Prezada Karina,
      O Gnucash possui a funcionalidade de importação de arquivos OFX/QFX, normalmente fornecido por bancos.
      Basta acessar em Arquivo > Importar > Importar OFX/QFX.
      Espero que atenda as tuas necessidades.
      Abraços.

  3. Walkovyr says:

    Estive mexendo denovo no gnucash e ainda não consegui deixa-lo da maneira que preciso.

    Estive vendo o relatorio de transações, em partes ele me resolve.
    Mas tem o problema, se pego de um periodo, por exemplo, do mes atual.
    Ele me mostra as minhas transações atuais e futuras para este mês, ótimo.
    Mas me falta ainda o valor de saldo, não me traz o saldo que eu tinha no inicio do mes, me traz somente as entradas e saidas que aconteceram neste mês, e não esta me trazendo o saldo remanescente do mes anterior.
    Então ainda não vi como um relatorio vai me mostrar o andamento de meu saldo durante o mes todo, até considerando os lançamentos futuros.

    Tentei em vez de fazer com lançamentos futuros, utilizar o Contas a Pagar/Receber, do menu Empresas.
    O que também não consegui ver nenhum relatorio que me mostre isto de uma maneira facil.

    Tem como?
    Ou até mesmo criar um relatorio personalizado?

    Abraços.

  4. eduardo says:

    Olá,
    gostei muito do seu blog,
    mas eu tenho uma dúvida.. existe alguma área que demonstre as “contas à vencer”?
    por exemplo.. contas à vencer para a proxima semana.. etc..

    Obrigado!

    • Andre Mateus says:

      Oi Edu,
      Existem duas formas de vc controlar contas futuras: a primeira é o lançamento de transacoes com datas futuras que estarão no teu plano e a segunda é lançar transações programadas (mas estas só funcionam bem com despesas fixas). Eu sugiro o uso de lançamentos com datas futuras, assim vc poderá ver aquelas que estão para chegar.
      Espero ter ajudado. Abraços.

  5. oi gostaria de saber qual a natureza da conta PREMIOS EM COBRANÇA nas empresas seguradoras, sou estudante.

  6. pedro tertuliano praes filho says:

    Olá, André. Baixei este programa (GnuCash) há poucos dias e ainda estou engatinhando. Como estava controlando meu orçamento em Excel, pergunto se existe alguma ferramenta no programa para importar meus gastos e despesas de Janeiro a Julho. Grato.

    • Andre Mateus says:

      Caro Pedro,
      Obrigado pelos comentários. É uma grande satisfação saber que mais pessoas estão utilizando o GNUCASH, pois o sistema é uma excelente ferramenta financeira. Espero que os artigos publicados neste espaço sejam úteis para tirar as dúvidas dos conceitos e funcionalidades.
      O software não possui uma ferramenta ‘standard’ para fazer a carga de dados a partir de uma planilha Excel, existe sim a possibilidade de importação a partir de um arquivo csv (texto separado por vírgulas) ou texto de colunas com larguras fixas. Como solução de contorno para esta carga, vejo que vc pode salvar a tua planilha em um destes formatos (mas esta alternativa será aplicável em função da complexidade do teu arquivo Excel).
      Se vc perguntasse minha sugestão eu diria para vc deixar esta planilha arquivada como histórico e iniciar o uso do GNUCASH lançando os saldos atuais das tuas contas e formar assim uma nova base de dados (dois artigos podem ajudar no entendimento do conceito e como proceder com saldos iniciais: e )
      Espero ter ajudado.
      Abraços.

      • pedro praes says:

        Olá, André. Só agora vi a sua resposta. Mas posso te afirmar que a minha solução foi exatamente a que você sugeriu. Em parte, porque lendo este post, tirei várias dúvidas. Parabéns pela disponibilidade em ajudar. Continuo usando (e gostando) do GnuCash. Um abraço.

  7. Henrique says:

    André,
    Parabéns pela iniciativa o software é o único que me atendeu de forma plena, entretanto, estou tendo dificuldades de achar materiais de apoio em português. O único que acheio é o seu blog, que por sinal é fantástico. Gostaria de uma ajuda, faço o controle dos lançamentos do cartões de crédito em uma planilha de apoio para depois lancar dado a dado manualmente no sistema, pois o meu banco não exporta as transações de cartões em ofx/qfx. Sei que ele permite importar via csv mas existe algum template de importação? ???
    Abraço,
    Henrique

    • Andre Mateus says:

      Boa tarde Henrique,
      Obrigado pelos comentários. Aproveitando a oportunidade, foi justamente com a intensão de divulgar o conhecimento do GNUCASH em português que eu criei o blog. Se souber de mais pessoas que queiram fazer um controle efetivo das finanças pessoas, indique este sistema.
      Não tenho conhecimento de nenhum template de importação CSV.
      Abraços e tenha em excelente 2014.

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