Ferramentas e outras coisas frugais
16 de setembro de 2013 9 Comentários
Caro leitor,
Este novo artigo tráz um vídeo sobre o controle de despesas e outras transações relativas ao uso do cartão de crédito e outras trasações.
Aqui vc enconta o link para a apresentação utilizada no vídeo, contendo a imagem da linha do tempo: 04.Cartão de Crédito
25 de novembro de 2012 2 Comentários
Dando continuidade nos artigos que tratam de relatórios, conforme mencionado anteriormente, vamos falar agora sobre relatórios e gráficos existente no sistema.
O GNUCASH vem com um grupo de relatórios e gráficos standard. É uma boa ideia se familiarizar com estes existentes e onde encontra-los. É possível visualizá-los sem grande esforço.
Partindo do cenário que estamos utilizando a tempos os registros contábeis com o GNUCASH. Outra premissa é que você já está familiarizado com as diferentes maneiras de registros em contas.
O GNUCASH tem muitos relatórios e gráficos standard que servirão prontamente para as necessidades mais comuns. A dica é estar ciente de onde estão disponíveis e também onde ir quando precisar de um relatório ou gráfico especifico.
O GNUCASH tem vários outros relatórios e gráficos que estão disponíveis a partir de qualquer tela. O Relatório de Resultados, também conhecida como a Declaração de Renda, bem como o Balanço Patrimonial, são os dois mais populares termos financeiros que você vai ouvir a partir de contadores, banqueiros e investidores.
O relatórios Folha de Balanço (encontrado no menu Relatórios | Ativos & Passivos | Folha de balanço) é o equivalente ao demonstrativo de resultado de exercício conhecido como DRE.
Já para visualizar as receitas e despesas em um determinado período é preciso extrair o relatório de Lucros & Perdas (encontrado no menu Relatórios | Receitas & Despesas | Lucros & Perdas).
A Declaração de Renda é um relatório que sumariza as despesas e receitas durante um período de tempo específico. Traz a diferença entre ambas. Para gerar este relatório selecione a partir do menu Relatórios | Receitas & Despesas | Declaração de Renda.
Importante: uma Declaração de Renda representa um período de tempo tal qual um mês, quadrimestre ou ano. Já uma Folha de Balanço representa um ponto na linha do tempo, tal um dia no final do mês, do quadrimestre ou ano.
Se uma figura vale mil palavras, então um gráfico vale tanto quanto mil números. Os gráficos ajudam a reconhecer fácil e rapidamente padrões nos dados. Fazer varredura e análise de dados em planilhas toma mais tempo e nos sujeita a negligenciar dados importantes que estão marmorizados em tabelas.
O GNUCASH oferece muitos gráficos de despesas, receitas, ativos e passivos.
Dica: atualizando dados de relatórios e gráficos – se mudanças foram realizadas nos dados depois de se abrir um relatórios ou gráfico, use o botão Atualizar para renovar a apresentação. Você pode também utilizar o menu Ver | Atualizar ou a tecla de atalho Ctrl+R.
Vimos neste artigos importantes tipos de relatórios que são comumente utilizados. No próximo artigo veremos outros relatórios e gráficos standard existentes para ativos & passivos e receitas & despesas. Até lá.
22 de novembro de 2012 1 Comentário
O objetivo deste artigo é trazer uma visão simplificada para o conceito de saldos iniciais quando iniciamos o uso do GNUCASH. Uma questão importante é considerar que o início do uso do sistema pode se dar em qualquer data, não necessariamente no início do ano ou de um período fiscal/contábil.
Se você está iniciando seus negócios, a vida é simples – negócios no sentido de abrir a primeira conta bancária ou mesmo iniciar uma poupança em um cofrinho. Quero dizer com isso que o valor dos saldos iniciais nestes casos é zero. Nada aconteceu até agora.
Mas se você está migrando de outro sistema financeiro contábil, de uma planilha ou mesmo do porquinho (que já tenha algumas moedas acumuladas) você deve considerar a data de início do GNUCASH. Por exemplo, se você está planejando iniciar o uso do sistema no dia 22/nov/2012, o saldo que deve ser tratado é o da data anterior, isto é, dia 21/nov/2012. Note que é possível iniciar o uso do software em qualquer data. O valor do saldo que deve considerado está disponível no extrato do banco ou outra declaração qualquer.
Vamos dar uma olhada na janela de criação de Nova Conta
Aqui é possível ver a aba Saldo Inicial.
Se for necessário criar uma conta que tenha saldo inicial (comumente para casos de contas relacionadas a contas bancárias existentes) é possível lançar este valor nesta aba no momento de criação da conta.
13 de outubro de 2012 4 Comentários
O conteúdo deste artigo irá tratar dos seguintes assuntos:
O principio básico das partidas dobradas na contabilidade significa que toda transação de negócio é lançada em pelo menos duas contas diferentes (e portanto lançada duas vezes). No caso mais simples apenas duas contas são afetadas.
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Partidas dobradas na contabilidade
É importante a lembrar neste contexto é ‘Débito à Crédito’.
Isto significa que você deve lançar uma transação no lado de débito de uma conta e necessariamente no lado de crédito de outra.
Princípio básico: o total de débitos lançados é sempre o mesmo que total de créditos lançados, desconsiderando o número de contas afetadas.
Transações de negócio são lançadas em contas contábeis.
Conforme pudemos observar no artigo das ‘Naturezas de cada um dos tipos de conta‘, no sistema contábil de partidas dobradas é possível separar as contas em diferentes tipos básicos de contas, os quais são divididos em dois tipos de contas:
A seguinte equação básica é aplicada na estrutura de todas as contas:
Saldo inicial + entradas – saídas = fechamento do balanço
No entanto, nas contas básicas acima são diferentes os lados de lançamento de saldo inicial, entradas, saídas e fechamento de balanço.
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Contas de balanço |
Contas de Lucros e Perdas |
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| Contas de propriedade (Ativo) | Contas de capital e cliente (Passivo) | Contas de rendimentos (Receitas) | Contas de despesas (Despesas) |
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| Exemplos: Ações, fundos líquidos, instituto bancário, contas a receber. | Exemplos: contas a pagar. | Exemplo: receita de vendas. | Exemplo: custo de materiais, diferença de preço. |
Ordem do cliente – condições negociadas na venda: 20 unidades a $15 por unidade
Saída de mercadoria: 20 unidades entregues, preço de custo $10 por unidade
Fatura: 20 unidades a $15 por unidade
Entrada em caixa: $300
| Saída de mercadoria | ||
| Conta | Débito | Crédito |
| Despesa:Estoque Produto Acabado:Utilização do material |
200 |
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| Ativo:Estoque |
200 |
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| Fatura | ||
| Conta | Débito | Crédito |
| Ativo:Contas a receber:Cliente comprador |
300 |
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| Receita:Venda de item a consumidor |
300 |
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| Entrada em caixa | ||
| Conta | Débito | Crédito |
| Ativo:Contas a receber:Cliente comprador |
300 |
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| Ativo:Ativos Atuais:Conta bancária |
300 |
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No exemplo de transações em negócio de vendas e distribuição, um documento contábil é criado no momento na criação da fatura da saída de mercadoria.
No ponto de saída de mercadoria, os materiais deixam fisicamente o armazém. Estes resultados são lançados em contas relacionadas a estoque e a valores. Isto significa que o estoque é reduzido e o uso de materiais é aumentado. O lançamento é, portanto, chamado de “Uso de materiais à estoque”.
No ponto de cobrança, recebíveis são acumulados pelo cliente (na sua respectiva conta contábil) e os aumentos são lançados na conta de receita de vendas. O lançamento é chamado “recebíveis à receita de vendas”.
Se o pagamento é efetuado, o valor da conta de contas a receber é reduzido novamente e o montante entrando é lançado em uma conta de banco. O lançamento é chamado de “banco à recebíveis”.
Lançamento de taxas e tributos foram ignorados com o propósito de simplificar o exemplo.
23 de agosto de 2012 Deixe um comentário
A liberação da versão estável 2.4.11 do GNUCASH foi disponibilizada para download. Esta disponibilização já faz algumas semanas e pode não ser novidade para muitos dos usuários. Está funcionando realmente bem (inclusive rodando sobre o Windows 8). Recomendo a atualização.
Abraços a todos.
29 de julho de 2012 Deixe um comentário
O objetivo deste artigo é mostrar uma representação gráfica do conceito de transação em partida dobrada. No diagrama a seguir, a linha tracejada externa representa a transação e as caixas internas são divisões da transação mostrando a fonte e o uso dos fundos:
Conforme podemos observar, não é muito difícil entender as transações. Você precisa apenas responder três questões básicas:
Espero que possa ajudar na visualização de eventos de lançamentos no GNUCAH.
29 de abril de 2012 1 Comentário
Este artigo mostra os passos para criar e usar orçamentos com o GNUCASH. São informações que falam dos fundamentos da funcionalidade.
Um orçamento é uma ferramenta para estimar as receitas e despesas esperadas. Você pode usar para ajudar a planejar como você pretende usar suas finanças mudar sobre um período de tempo e para examinar como andam suas transações financeiras atuais e comparar com suas transações planejadas.
O conceito de orçamentação é um tanto genérico, por isso o GNUCASH oferece uma ferramenta de orçamentação que é tanto simples quanto flexível. Você, o usuário, deve decidir quão complexo você quer fazer seu orçamento. Este guia irá ajudar a fazer algumas dessas decisões.
Existem alguns termos uteis listados abaixo que serão usados para discutir a orçamentação.
Mesmo antes de você começar a fazer um orçamento, é importante refletir sobre a hierarquia de contas. Por exemplo, se você quer orçar os montantes das contas de energia e telefone, você não poderá ter apenas uma conta Despesas:Serviços Concessionárias. Suas contas devem ter no mínimo a especificidade do orçamento.
O primeiro passo na criação de um orçamento é decidir o que você deseja planejar. Esta decisão afetará quais contas você incluirá no seu orçamento. Por exemplo, se você está interessado apenas em acompanhar despesas, você pode criar um orçamento de despesas por apenas lançando montantes para as contas de despesa. Na contramão, se você quer acompanhar todo o seu fluxo de caixa, você pode criar uma orçamento de fluxo de caixa pelos lançamentos dos montantes nas contas dos ativos, passivos, receitas e despesas.
Antes de iniciar a criar o seu orçamento, você precisa fazer duas decisões: quais contas você quer orçar? e para quando quero que meu orçamento seja realizado? Você pode sempre mudar de ideia mais tarde, depois de ter criar um orçamento, mas você precisará de alguma forma começar.
Dica: Como regra geral, principalmente se você se preocupa com o que você gasta o seu dinheiro, você pode querer fazer um relatório de despesas. Se você também está preocupado com ter dinheiro suficiente nos lugares certos e nas horas certas, você pode querer usar um orçamento de fluxo de caixa.
Antes de criar um orçamento você deve também decidir o período de tempo que você deseja planejar. Os períodos mais comuns são orçamentos mensal e anual. Se você quer um orçamento para planejar mudanças nos padrões financeiros ao longo do tempo, então você deve incluir períodos orçamentários múltiplos em seu orçamento. Por exemplo, se você quiser pensando em ter maiores gastos com serviços públicos no inverno em relação ao verão, então você pode quebrar o seu orçamento anual em 4 quartos ou até mesmo 12 meses, e um orçamento de maior valor para os períodos de inverno em relação aos períodos de verão.
Para criar o seu primeiro orçamento clique em Ações → Orçamento → Novo Orçamento. Você vai ver imediatamente um novo orçamento com as configurações padrão e não há entradas (será mostrada a lista de contas do plano atual). Em seguida, clique no botão Opções. As opções mais importantes são o período de orçamento e o número de períodos. Para o período de orçamento, escolha a data de início e o menor período de tempo que você deseja planejar (por exemplo, mensal). Então, para o número de períodos, escolher quantos períodos você quer planejar.
A página de orçamento mostra agora uma lista de contas com uma coluna para cada período orçamental. A data indicada no título de cada coluna é o início desse período orçamento.
Agora, você deve digitar os valores do orçamento – ou seja, os montantes que se espera mudar dos saldos da conta durante o período orçamental. Há duas maneiras de inserir os valores do orçamento. A primeira maneira é simplesmente clicar na célula e lançar um valor.
Se você tiver transações passadas registradas no GNUCASH, a segunda maneira é deixar o sistema estimar os valores orçamentários, considerando essas transações. Primeiro, selecione as contas que você deseja que o GNUCASH realize a estimativa. Em seguida, clique no botão Estimar da Barra de Ferramentas.
Você já fez a parte mais difícil – a criação de seu orçamento. Digamos que agora você quer saber como compara suas reais transações financeiras com o seu plano. Você precisa executar o Relatório do Orçamento.
Clique em Relatórios → Orçamento → Relatório do Orçamento. Para cada conta, o Relatório do Orçamento irá mostrar os valores orçados e o real em duas colunas adjacentes para cada período no orçamento. Se você criou vários orçamentos, você pode usar as opções de relatório de orçamento para selecionar qual orçamento usar no relatório.
18 de março de 2012 7 Comentários
Sempre que lemos nosso extrato bancário vemos as operações de débito e crédito que seguem nossas ações. Então é automático o relacionamento das ações com as respectivas operações.
Quando fazemos um saque no terminal de autoatendimento, a informação que consta no extrato é um débito no valor do saque. Quando realizamos um depósito aparece a operação de crédito na conta corrente.
No entanto estamos frente à confusão que estes termos nos causam quando estudamos a contabilidade.
Conforme comentamos em um post anterior cada conta possui um tipo e estes tipos possuem naturezas crédito ou débito. É surpreendente para a percepção comum que a conta de ativos tem natureza débito na qual as operações de débito é que fazem os valores crescerem. Mas não é isso que vejo no meu extrato bancário!
Nossa conta corrente é uma conta de passivo para o banco. Quando realizamos um depósito, o banco absorve esta quantia a registra o equivalente em crédito na conta contábil referente à nossa conta corrente.
Portanto, podemos considerar que a nossa conta corrente é operada a partir do ponto de vista da instituição e não no ponto de vista do cliente.
Abraços.
17 de março de 2012 Deixe um comentário
A folha de pagamento é um registro financeiro de salários, pagamentos líquidos, pagamentos de férias e deduções para um empregado. Este artigo mostra como fazer o rastreamento de folhas de pagamento usando o GNUCASH.
IMPORTANTE: Não é o objetivo do presente artigo a discussão sobre a tributação legal que envolve o pagamento de folha de pagamento, mas sim demonstrar a maneira de manipular estas informações utilizando o sistema. É sempre recomendado que um profissional da área seja consultado para que os procedimentos corretos e aceitos pela lei sejam respeitados.
Folha de pagamento é basicamente qualquer coisa relacionada a pagamento de benefícios ou dinheiro para um empregado. A folha de pagamento e uma das tarefas mais complexas da contabilidade porque existem muitas maneiras diferentes de contas, pessoas e entidades envolvidas no pagamento de salários.
A folha de pagamento é geralmente contabilizada por uma despesa. Algumas vezes armazenam alguma despesa de folha em uma conta de passivo em curto prazo. Isto é útil para coisas tais como tributos relacionados à folha, os quais devem ser pagos em diferentes tempos a um empregado. O empregado deve ser pago mensalmente enquanto que existem tributos que podem ser pagos em frequências menores. Este artigo apresenta uma metodologia na qual salários de folha são despesas e tributos são armazenados em contas de passivos.
Nota: o GNUCASH não possui um sistema de folha de pagamento integrado. Enquanto são rastreadas informações de despesas de folha no GNUCASH, os cálculos de tributos e deduções devem ser feitos fora do GNUCASH.
A legislação tributária deve ser considerada na configuração das contas. Esta seção apresenta uma estrutura muito simples para pagamento de folha de pagamento.
Assuma que você deve pagar apenas 2 tributos, Tributo1 e Tributo2, e que cada um tem uma parcela de contribuição do empregado e uma do empregador.
O salário do empregado e estes dois tributos são contas de despesas. Os componentes são contas de passivo. As contas de passivo dos tributos são onde você acumula os tributos retidos para todos os seus empregados. Os tributos são pagos mais tarde para os órgãos governais apropriados.
O layout simples para as contas de folha de pagamento:
Nota: resista à tentação de criar uma subconta por empregado para rastrear os salários individuais. Criar uma conta para cada empregado leva a uma grande lista de contas de difícil manipulação. Imagine a estrutura das contas depois de alguns anos e empregados indo e vindo. É muito mais simples manter a folha dos empregados registrada dentro de uma conta simples (Despesas:Salários, por exemplo) e usar um relatório para visualizar as informações dos empregados.
O GNUCASH não tem um sistema integrado de folha de pagamento. A aplicação pode rastrear suas despesas de folha de pagamento, mas você precisa desenvolver um procedimento para desempenhar os cálculos de folha fora do GNUCASH, por exemplo, em uma planilha eletrônica. Nesta seção um procedimento será apresentado. Você pode usar este procedimento simples como um modelo.
O primeiro passo para o procedimento de cálculo de folha é criar uma lista de todos os tributos e deduções possíveis para cada empregado. Cada lançamento deveria incluir as definições e formulas para calcular cada valor. Uma vez que o procedimento de cálculo está estabelecido alterações serão realizadas apenas quando a legislação de folha de pagamentos ou os tributos sofrerem alterações.
No cenário proposto, temos a seguinte lista de variáveis:
Nota: o salário líquido do empregado (SAL_LIQ_E) é definido como SAL_BRUTO_E = TRIBUTO1_E – TRIBUTO2_E e não precisa ser adicionado na lista uma vez que é composto por itens já existentes.
Coloque as formulas para cálculo de cada dedução da lista. Algumas vezes estas fórmulas são um tanto complexas e algumas vezes eles simplesmente dizem “consulte a tabela XYZ de códigos tributários”.
Note que você pode calcular alguns valores interessantes usando as definições acima. Por exemplo, o valor total do custo para a companhia: SAL_BRUTO_E + TRIBUTO1_C + TRIBUTO2_C
Quando você registra a folha de pagamento no GNUCASH faça com uma simples transação dividida. Esta transação dividida ‘popula’ as contas de despesa e passivo apropriadas. Se você precisa olhar os detalhes da folha de pagamento mais tarde, abra a transação dividida.
Com a lista de deduções acima, um mapa para transação dividida pode ser gerada. Cada destes itens na lista é mapeado para uma conta no GNUCASH.
Tabela 1: mapa de transações
| Conta | Crédito | Débito |
| Ativos:Conta Corrente | SAL_LIQ_E | |
| Despesas:Salários | SAL_BRUTO_E | |
| Passivo:Tributo 1 | TRIBUTO1_E | |
| Passivo:Tributo 2 | TRIBUTO2_E | |
| Despesas:Tributo 1 | TRIBUTO1_C | |
| Passivo:Tributo 1 | TRIBUTO1_C | |
| Despesa:TRIBUTO 2 | TRIBUTO2_C | |
| Passivo:Tributo 2 | TRIBUTO2_C |
Note que os componentes TRIBUTO1_C e TRIBUTO2_C têm entradas em ambas as contas de passivo e despesa. O componente de cada tributo referente à empresa é despendido na hora do pagamento da folha, mas permanece como passivo até os tributos serem pagos. (pois nesta hora é que há redução da conta de ativo)
Vá até a conta na qual o empregado será pago, por exemplo, a conta Ativos:Conta Corrente. Abra uma transação dividida e entre os valores reais usando o Mapa de Transações acima como guia. Repita para todos os empregados.
Dica: este processo manual é tedioso, especialmente se você tem um grande número de empregados.
Use a funcionalidade de duplicar transações existentes no GNUCASH. Isto economiza tempo na criação das transações, pois não é necessário a digitar novamente os lançamentos. Você ainda precisa alterar os montantes de dinheiro para coincidir com valor real da folha de cada empregado, mas sem precisar construir a transação dividida para cada empregado.
A ação final a fazer é pagar os tributos ao governo. As contas de passivo listam os tributos para os vários órgãos governamentais e periodicamente você precisa enviar um cheque para o governo para pagar estes gastos. Para fazer isso você simplesmente entra com uma transação de duas contas em (por exemplo) sua conta Ativos:Conta Corrente para abater o valor do passivo do tributo. A transação é entre a conta de conta corrente e a de passivo, nenhuma conta de despesa é envolvida. As contas de despesa são cobradas na hora que o passivo do tributo é gravado.
Usando a configuração das contas apresentada anteriormente, vamos explorar um exemplo. Assuma que existem dois empregados (E1 e E2) os quais recebem $1000 por mês como salário bruto. A contribuição do empregado para os Tributo1 e Tributo2 são 10% e 5% respectivamente. A empresa contribui com 15% e 10% sobre o salário bruto dos funcionários.
Começando com $50k no banco e de fazer qualquer pagamento de folha a hierarquia de contas tem a seguinte aparência:
Configuração inicial para a folha de pagamento
A lista de deduções para o empregado 1 é:
Tabela 2: mapa de transações para o empregado 1
| Conta | Crédito | Débito |
| Ativos:Conta Corrente | $ 850 :: SAL_LIQ_E | |
| Despesas:Salários | $ 1000 :: SAL_BRUTO_E | |
| Passivo:Tributo 1 | $ 100 :: TRIBUTO1_E | |
| Passivo:Tributo 2 | $ 50 :: TRIBUTO2_E | |
| Despesas:Tributo 1 | $ 150 :: TRIBUTO1_C | |
| Passivo:Tributo 1 | $ 150 :: TRIBUTO1_C | |
| Despesa:TRIBUTO 2 | $ 100 :: TRIBUTO2_C | |
| Passivo:Tributo 2 | $ 100 :: TRIBUTO2_C |
Agora entre com a primeira transação dividida na conta de conta corrente para o empregado 1. A transação dividida deve ser parecer como esta:
Transação dividida para o empregado 1
Dica: quando estiver realizando o pagamento do empregado lance apenas o nome do empregado no campo Descrição. Se você decidir usar a funcionalidade de impressão de cheque do GNUCASH, o cheque é automaticamente feito para o empregado correto. Se você quer gravar outra informação além do nome do funcionário na transação, utilize a área de notas, disponível quando a visualização dividida está ativa.
Repita isto para o Segundo empregado o qual deixará o plano de contas parecido com isto:
Arvore de contas depois dos pagamentos dos salários.
Repeat this for the second employee, which leaves the account hierarchy looking like this:
As contas Passivo:Tributo 1 e Passivo:Tributo 2 continuam a manter o quanto se deve pagar para os órgãos do governo, responsáveis por cada taxa. Quando for a hora de pagar estes órgãos, faça a transação a partir da conta Ativos:Conta Corrente para as contas de Passivo. Lembrando que nenhuma conta de despesa está envolvida agora. E janela principal das contas deverá se parecer como este exemplo:
Contas depois de pagar o governo.
11 de março de 2012 5 Comentários
Cada tipo de conta contábil tem uma natureza, a qual pode causar certa confusão para os que são iniciados e para aqueles que estão aprendendo os conceitos de contabilidade.
O diagrama a seguir ilustra cada uma destas contas e qual a operação que permite aumentar o valor final de cada uma das contas.
Este diagrama mostra que para as contas de natureza débito (Ativos e Despesas), os débitos aumentam o seus valores. Já para as contas de natureza de crédito (Passivo, Patrimônio Líquido e Receitas), os créditos aumentam o seus valores.
Abraços,
Andre Mateus Gava 