Relatórios e Gráficos – Criando e salvando relatórios personalizados

O assunto que será tratado neste artigo é de grande curiosidade de muitos usuários do software. Faremos uma abordagem dos fundamentos da funcionalidade.

Os relatórios e gráficos standard são bons para rapidamente visualizar dados. No entanto você terá suas próprias preferencias sobre quais dados e como quer vê-los. Este é o por que a habilidade de personalizar um relatório é muito importante.

Time for action

Vamos dizer que você quer criar um Sumário de Conta:

1. A partir do menu Relatórios | Sumário de Conta. O Relatório de Sumário de Conta irá se abrir e uma nova aba. Você nota que é sobre o período terminando no último dia do período contábil. Também você encontra alguns números relevantes enterrados em um mar de zeros (se fosse um texto diria ‘numa sopa de letras’).
2. Na barra de tarefas, clique no botão Opções. É possível selecionar Editar | Opções de Relatórios.
3. A caixa de verificação Incluir contas com saldo total zero na aba Mostrar estará marcada por padrão. Desmarque-a. A checkbox Omite figuras de saldo zero na mesma aba estará desmarcada. Marque-a.

   

4. Na aba Geral, digite ACME no campo Nome da Empresa.
5. Clique na dropdown Folha de Estilos e selecione Colorido, então clique em OK para ver o resultado.

   

6. Agora que você já está familiarizado, você quer ter certeza de este relatório está salvo para ser reutilizado. Você pode ter notado anteriormente no botão Adicionar Relatório na barra de ferramentas e você pode ter notado também que antes de mudar os parâmetros na janela de Opções, este comando se manteve desativado. No entanto agora, depois da mudança na apresentação do relatório, você pode acionar o comando Adicionar Relatório. Uma caixa de diálogo irá aparecer informando que o relatório foi salvo.

   

7. Você pode executar o comando Adicionar Relatório no menu Arquivo | Adicionar
   Relatório.
8. Agora se for selecionado o comando Relatórios | Relatórios Personalizados, a partir do Menu você deverá ver a caixa de diálogo com o relatório previamente salvo, conforme mostrado a seguir:

   

Considerações

Como dissemos anteriormente, o GNUCASH traz um rico conjunto de relatórios padrão. No entanto, a capacidade de personalizá-los e guardá-los para uso repetido fornece uma ferramenta poderosa para obter com precisão os dados que você deseja formatados com a sua preferência específica.

Dicas para personalização de relatórios

Aqui estão algumas dicas que podem ser úteis ao personalizar relatórios:

• Excluir colunas: Você pode excluir colunas indesejadas, desmarcando cada uma delas. Você achará útil se você não quer notas longas e memorandos povoando seus dados.
• Evite saldo zero: Se você tem um monte de saldo zero, você pode desmarcá-las.
• Mostrar como hiperlinks: Você pode escolher para exibir alguns campos, tais como contas, como hiperlinks. Isso é útil para fins de detalhamento. Por exemplo, quando você está olhando para um relatório que você pode querer ir para a conta e olhar para os detalhes para ver como um número foi determinado.
• Mostrar subtotais: Você pode escolher se quer mostrar subtotais ou não.

Atalho para salvar um relatório personalizado Basta deixar o relatório personalizado aberto quando você sair do GNUCASH. Como você já deve ter notado, o software faz uma nota de todas as abas abertas quando você o fecha. Ela recria todos eles quando você reiniciá-lo.

Dicas para personalização de gráficos

Aqui estão algumas dicas que podem ser úteis ao personalizar gráficos:

• Mostrar tabela: como falamos anteriormente, os gráficos podem ajudá-lo a reconhecer rapidamente padrões nos dados. No entanto, você também deve ter cuidado com os gráficos para evitar interpretações erradas. Especialistas dizem que isso é especialmente importante se você estiver trabalhando sob pressão de tempo ou se um alto risco estiver envolvido. Qual Empresa que não está sob pressão do tempo e com alto risco? Uma maneira de evitar mal entendidos é ter os números ao lado do gráfico. Por esta razão, muitos dos gráficos do GNUCASH tem uma opção Mostrar tabela na guia Mostrar da caixa de diálogo Opções.
• Tamanho do Passo: Esta opção está disponível em gráficos de barras para selecionar o intervalo que cada barra representa. Os valores típicos são de dia, semana, mês, trimestre e ano.
• Largura e Altura de exibição: Há opções de largura e altura para a maioria dos gráficos, que especificam as dimensões exibidas em pixels.
• Os gráficos de barras – empilhados ou lado a lado: há um uso empilhados opção Barras para gráficos de barras que especifica se a empilhar as barras ou mostrá-los lado a lado.
• Gráficos de Barra – limitar o número de bares: Os gráficos de barras têm uma opção de Bares máxima para limitar o número de bares em gráficos lotados.

Agora que vimos como usar os dados da transação para criar relatórios e gráficos para a tomada de decisão de negócios, você pode ter tido a súbita percepção de que é importante assegurar que as transações estão precisas. Obrigado pela visita. Até o próximos artigo.

Relatórios e Gráficos – outros relatórios

Continuando o artigo anterior no qual iniciamos a discussão sobre relatórios existentes no GNUCASH, vamos tratar agora sobre outros relatórios standard existentes no sistema.

Conforma comentado, os demonstrativos financeiros como Demonstrativos de Resultados (DRE) e Balanço são de interesse de contadores, bancos e investidores. No entanto, os encontramos só de vez em quando. Nesse meio tempo você tem um negócio a tocar (ou as finanças pessoais para cuidar) e decisões a fazer no dia a dia. Você sabe que tomar decisões requer relatórios baseados em dados de operações.

Aqui vamos ver uma lista dos outros relatórios com uma breve descrição. Trataremos de relatórios personalizados nos próximos artigos.

Nome do relatório		Descrição
Relatório de Extrato da Conta		Conforme mostrado nos artigo anterior este relatório permite visualizar e imprimir uma fotografia da conta. Você pode mudar o intervalo de datas. Consulte o artigo anterior para maiores informações.
Relatório de Extrato da Transação		Permite visualizar e imprimir uma transação simples.
Relatório Sumário de Conta		Fornece uma listagem de contas e seus saldos em uma data específica.
Relatório de Transação		Lista as transações a partir de todas as contas selecionadas, dentro do intervalo de datas. As transações são agrupadas por contas e por meses. Este relatório é o mesmo que Livro Razão, porém em um layout mais pobre.

Relatórios de Ativos e Passivos:

Nome do relatório		Descrição
Gráfico de Barras de Ativos		Mostra um gráfico de barras empilhadas resumindo o valor de seus ativos ao longo de um período de tempo. Ativo circulante (ativos atuais), tais como dinheiro e banco, bem como fixados ativos, como a construção e equipamentos, será mostrado.
Gráfico Circular de Ativos		Mostra um gráfico que resume o valor e a aplicação de seus ativos em uma determinado intervalo.
Folha de Balanço usando eguile-gnc		Este relatório está sob desenvolvimento. Não é recomendado o uso.
Diário Geral		Mostra uma lista atualizada de todas as transações
Livro Razão		Lista as transações de todas as contas que ocorrem dentro de um intervalo de datas. Este relatório é o mesmo que o Relatório de Transações, porém com um layout mais rico.
Gráfico de Barras de Passivos		Mostra um gráfico de barras empilhadas resumindo o valor de seus passivos, como empréstimos e contas a pagar, ao longo de um período de tempo.
Gráfico Circular de Passivos		Mostra um gráfico que resume o valor de seus passivos em um determinada data.
Gráfico de Barra de Valor Líquido		Este relatório mostra um gráfico de barras resumindo seus ativos, passivos e líquidos vale cada mês ao longo do exercício. O patrimônio líquido é a diferença entre seus ativos e passivos.

Relatório Diário Geral Se você experimentar um erro enquanto abre o relatório Diário Geral, tente fechar todas as janelas de contas entes de abrir o relatório.

Relatórios de Receitas e Despesas:

Nome do relatório	Descrição
Fluxo de Caixa	Mostra todas as entradas nas contas selecionadas e também todas as saídas em um dado período. Mostra também a diferença entre as estradas e saídas.
Declaração de Líquidos	Mostra o investimento inicial ou o saldo inicial para o período contábil, qualquer novo investimento que entre e todo saque realizado. Mostra também qualquer ganho que aumentara o patrimônio líquido e qualquer perda que o reduza.
Gráfico de Barras de Despesas	Um gráfico de barras empilhadas que pode mostrar as diferentes despesas por mês em um período contábil.
Gráfico Circular de Despesas	É o gráfico que mostra despesas por contas em uma determinada data.
Despesas em função de Dia da Semana	Um gráfico de pizza que mostra as despesas nos dias da semana.
Gráfico de Receitas & Despesas	É um gráfico de barras que mostra as receitas e despesas por mês em um intervalo de tempo, por padrão o período contábil.
Gráfico de Barras de Receitas	Um gráfico de barras empilhadas que mostra as receitas por conta e por mês em um período, por padrão o período contábil.
Gráfico Circular de Receitas	Gráfico de pizza que mostra as receitas por tipo em uma data.
Receitas em função de Dia da Semana	Um gráfico de pizza que mostra as receitas em função dos dias da semana.
Balancete	Relatório que mostra simplificadamente os saldos de todas as contas em uma data.

Relatórios pelos quais seu contador poderá perguntar O Balancete e o Livro Razão são de interesse de seus contadores. Contadores visualizam os Balancetes como página índice e o Livro Razão como o desdobramento das transações individuais que formam cada uma das contas do Balancete. Então é recomendável que sejam familiar para você se perguntarem se você os conhece e onde encontrá-los.

Todos estes relatórios podem ser agrupados da seguinte forma:

• Relatórios que são de interesse para os investidores e banqueiros: O Balanço Patrimonial e a Demonstração de Lucros e Perdas (também conhecida como a Declaração de Renda) ficam aqui. Além disso, os gráficos de Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido. Você vai estar interessado nestes relatórios também, quando você estiver vestindo seu chapéu investidor.
• Relatórios tipicamente de interesse de contadores e consultores tributários: o Balancete e o Diário Geral. Para maiores detalhes, farão perguntas sobre o Extrato de Transações, Extrato de Conta e Sumário de Conta.
• Relatórios que são interessantes para controlar as operações do negócio: relatórios de receitas, despesas e fluxo de caixa e gráficos serão de seu interesse quando estiver usando o chapéu do COO (Chief Operating Officer), que é provavelmente durante umas 75 horas por semana.

Como você pode ver, o GNUCASH tem relatórios muito mais do que alguns negócios jamais irão usar. Você terá de escolher qual você quer com base no problema que você está tentando resolver. Se, por exemplo, você encontra a necessidade de manter um controle mais rígido em suas despesas, então você pode experimentar o gráfico de barras de Despesa, o gráfico de pizza de Despesa, o das Despesas em função do dia da semana e o gráfico de Receitas e Despesas e determinar qual é o mais próximo o que você precisa. Você pode usar o relatório como está ou personalizá-lo ainda mais, como veremos no próximo artigo. Até lá.